Faktury ustrukturyzowane – system obligatoryjny

1 grudnia 2022 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy wprowadzającej obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej od 1 stycznia 2024 r. Projekt przewiduje, że podmioty krajowe oraz podmioty zagraniczne, posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, zobowiązane będą do wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obligatoryjny KSeF obejmować ma wszystkie transakcje sprzedażowe – zarówno krajowe, jak i transgraniczne oraz zakupy krajowe.

Aktualnie, od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą fakultatywnie wystawiać i odbierać faktury za pośrednictwem KSeF (należy mieć jednak na uwadze, że dotychczas niewiele podmiotów zdecydowało się na korzystanie z takiej możliwości). W konsekwencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, aktualnie faktury ustrukturyzowane mogą funkcjonować w obrocie gospodarczym równolegle obok faktur papierowych oraz elektronicznych.

Nowe rozwiązania przewidziane w projekcie dotyczącym faktur ustrukturyzowanych

Projekt regulacji w zakresie obligatoryjnego korzystania z KSeF przewiduje wiele zmian w stosunku do przepisów obowiązujących w okresie fakultatywnym. Przepisy regulujące niektóre kwestie charakterystyczne dla tego okresu, takie jak np. możliwość akceptacji faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę, w okresie obligatoryjnym staną się bezprzedmiotowe - wobec czego zostaną uchylone.

Pozostałe różnice obejmują m.in. wprowadzenie rozwiązań na wypadek niedostępności systemu, uregulowanie kwestii związanych z wystawianiem tzw. faktur na żądanie, zmiany w zakresie wystawiania faktur korygujących i faktur zaliczkowych. Uregulowane zostały również kwestie związane z udostępnianiem faktury poza KSeF.

Poniżej szerzej omówione zostaną wybrane zmiany zaproponowane w projekcie MF.

Niedostępność systemu

Zgodnie z proponowanym projektem ustawy, dokumenty wystawione, wbrew obowiązkowi, z pominięciem KSeF, nie będą uznawane za fakturę – oznacza to, że z obrotu gospodarczego w większości przypadków znikną stosowane dotychczas faktury papierowe oraz elektroniczne. Z tego względu, proponowane przepisy przewidują szczególne regulacje na wypadek niedostępności KSeF np. spowodowanej serwisem systemu lub jego awarią.
W przypadku awarii KSeF, podatnicy zobowiązani będą do wystawiania faktur zgodnie z obowiązującą schemą, natomiast faktury będą musiały zostać przekazane do nabywcy w uzgodniony z nim sposób, z pominięciem KSeF. Natomiast, po przywróceniu działania systemu, sprzedawca będzie zobowiązany do przesłania do KSeF, wystawionych poza nim faktur, w ciągu 7 dni od daty zakończenia awarii określonej w opublikowanym przez Ministerstwo Finansów komunikacie.

Odmienne rozwiązanie przewidziane jest natomiast w przypadku wystąpienia nadzwyczajnej sytuacji kryzysowej – w takim wypadku podatnik, prowadzący działalność gospodarczą na obszarze objętym taką sytuacją, będzie mógł wystawiać faktury w dotychczasowych formach. W odniesieniu do takich faktur, nie będzie konieczności ich późniejszej wysyłki do KSeF.

Faktury korygujące, noty korygujące i faktury zaliczkowe

Duże zmiany przewidziane zostały w przypadku wystawania i odbierania faktur korygujących. Co do zasady, planowane jest, aby po wejściu w życie przepisów dotyczycących obligatoryjnego stosowania KSeF, wszystkie faktury korygujące, również odnoszące się do faktur pierwotnych wystawionych przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach, wystawiane były wyłącznie w formie ustrukturyzowanej.

Faktura korygująca wystawiona w ramach KSeF będzie musiała zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w ramach KSeF (z wyjątkiem faktur pierwotnych, którym nie został nadany taki numer). Oznacza to, że fakturę korygującą do faktury pierwotnej wystawionej w okresie awarii KSeF, będzie można wystawić dopiero po przesłaniu faktury pierwotnej do systemu (a więc w praktyce dopiero po zakończeniu awarii).

Podobny obowiązek przewidziany jest również w przypadku faktur zaliczkowych – w takim przypadku faktura końcowa będzie musiała zawierać numery identyfikacyjne faktur zaliczkowych przydzielone w KSeF.
Co istotne, w ramach KSeF nie będzie możliwości wystawiania not korygujących. W ich miejsce, nabywca będzie mógł wprowadzić do systemu tzw. propozycję faktury korygującej. Jeżeli sprzedawca zaakceptuje w KSEF otrzymaną propozycję, nadany zostanie jej numer identyfikacyjny faktury i stanie się ona wtedy fakturą korygującą.

Ponadto, nowe regulacje przewidują, że w przypadku faktury korygujących in minus, wystawionych w postaci ustrukturyzowanej, sprzedawca będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą. Natomiast nabywca zobowiązany będzie do skorygowania VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał taką fakturę. Oznacza to, że proces ujmowania faktur in minus zostanie znacząco uproszczony (w porównaniu z obecnie obowiązującymi regulacjami wprowadzony w ramach pakietu SLIM VAT). Co istotne, w przypadku faktur korygujących wystawionych w postaci papierowej lub elektronicznej, dotychczasowe regulacje pozostają niezmienione tj. w takich przypadkach nadal będzie konieczne zbieranie dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania.

Faktury na żądanie nabywcy

Z datą wejścia w życie obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych zmianie ulegnie sposób wykonywania istniejącego obowiązku dotyczącego fakturowania na żądanie nabywcy m.in. w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) oraz sprzedaży objętej zwolnieniem z VAT – również one będą wystawiane poprzez KSeF. Niezmieniona pozostanie zasada, zgodnie z którą faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym czynność została dokonana.

Z uzasadnienia dla wprowadzanych regulacji wyczytać można, że ratio legis dla wdrożenia KSeF również w odniesieniu do faktur, na których nie widnieje kwota podatku VAT są wymogi wynikające z podatku dochodowego, które mają wpływ na przychód lub koszty w tym podatku, a także związane z tym rozliczenia potwierdzające dokonanie transakcji.

Dokumenty wystawiane poza KSEF

Faktury w formie elektronicznej lub papierowej będą mogły być w dalszym ciągu wystawiane przez podmioty niezobowiązane do korzystania z KSeF, takie jak podmioty zagraniczne nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, podmioty korzystające z procedur szczególnych (np. procedury OSS i IOSS) czy rolników ryczałtowych.
Natomiast w przypadku, gdy to nabywca nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, projekt ustawy przewiduje, że fakturę wystawioną w KSeF sprzedawca zobowiązany będzie przekazać nabywcy poza systemem KSEF. W takim wypadku, na tzw. wizualizacji faktury przekazanej nabywcy znajdować się będą musiały oznaczenia umożliwiające weryfikację w KSeF zawartych na niej danych – Ministerstwo Finansów przewiduje zastosowanie w tym celu kodów QR (bliższe szczegóły techniczne tego rozwiązania nie są jeszcze obecnie znane).

Sankcje

W odróżnieniu od regulacji obowiązujących w okresie fakultatywnym, w przypadku obligatoryjnego stosowania KSeF, przewidziane zostały również sankcje za niedopełnienie obowiązków wprowadzonych w nowelizowanej ustawie. Zgodnie z nimi, w sytuacji, gdy podatnik (i) wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury w KSeF, (ii) w okresie awarii wystawi fakturę niezgodną z obowiązującą schemą lub (iii) nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii, podlegać będzie karze pieniężnej.

Kary mogą wynieść do 100% podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur, na których nie ma wykazanej kwoty podatku (a więc np. faktur dokumentujących usługi zwolnione z VAT) – do 18,7% kwoty należności wykazanej na fakturze.

Co istotne, wysokość kary nie będzie mogła być niższa niż 1000 złotych w przypadku niewystawienia faktury lub wystawienia jej niezgodnie z obowiązującą schemą oraz nie niższa niż 500 złotych w przypadku nieprzesłania do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w okresie awarii. Natomiast wysokość kary będzie ustalana w zależności od wagi popełnionego wykroczenia.

Zgodnie z projektem, powyższe sankcje mają obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r., dając podatnikom półroczny okres na zapoznanie się z nowymi rozwiązaniami i ich konsekwencjami praktycznymi.

***

Nie da się ukryć, że wprowadzenie obowiązkowego stosowania systemu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych będzie stanowiło dla podatników prawdziwą rewolucję, a w wielu przypadkach największym wyzwaniem może okazać się przystosowanie do nowego rozwiązania w zakresie technologicznym i procesowym. Z tego względu bardzo istotne jest, aby nie pozostawić prac związanych z wdrożeniem odpowiednich systemów oraz procedur na ostatnią chwilę i rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześniej.

Podejmując decyzję o rozpoczęciu procesu wdrożenia KSeF podatnicy powinni brać pod uwagę m.in. złożoność i ilość posiadanych systemów operacyjno-księgowych jak i zasoby specjalistów dysponujących niezbędną wiedzą i umiejętnościami, przy których udziale przygotowanie się do nadchodzących zmian przebiegnie możliwie sprawnie, a być może stanie się również szansą na usprawnienie obowiązujących dotychczas wewnętrznych procesów (np. obiegu dokumentów).

Otwarte szkolenie on-line: Faktury ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur ma stać się obowiązkowe dla podatników VAT od 1 stycznia 2024 r. – zapraszamy na szkolenie on-line, w trakcie którego kompleksowo przeanalizujemy nowe regulacje oraz ich wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Szkolenie on-line: 9 lutego 2023 r., godz. 10:00 – 14:00

ZAREJESTRUJ SIĘ