Faktury ustrukturyzowane – system obligatoryjny – aktualizacja

Poniżej szerzej omówione zostaną wybrane zmiany zaproponowane w najnowszym projekcie Ministerstwa Finansów w odniesieniu do poprzedniego brzmienia projektowanych przepisów. Należy jednak podkreślić, że projekt jest nadal w trakcie procedowania, co oznacza, że potencjalnie mogą zostać wprowadzone do niego jeszcze dalsze modyfikacje.

Zgodnie z ostatnim projektem ustawy, podatnicy zyskają więcej czasu na przygotowanie się do wdrożenia KSeF, który ma się stać obligatoryjny od 1 lipca 2024 r. (wcześniejszy projekt zakładał wejście w życie tych przepisów 1 stycznia 2024 r.).

Ponadto, projekt przewiduje również, że dla podatników zwolnionych z VAT, zarówno korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego, jak i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe dopiero 1 stycznia 2025 r.

Nowym projektem został zmieniony również zakres transakcji oraz podmiotów, które będą objęte obligatoryjnym KSeF. Faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) mają zostać wyłączone z KSeF i nie będą mogły być wystawiane w tym systemie nawet fakultatywnie (wcześniejszy projekt zakładał, że obligatoryjny KSeF obejmowałby wszystkie transakcje sprzedażowe). Wyłączenie obejmie także faktury dokumentujące m.in. usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.

Ponadto, podmioty niezobowiązane do wystawiania faktur przy zastosowaniu KSeF, w szczególności podmioty zagraniczne (nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczyłoby w transakcji dokumentowanej fakturą) lub korzystające z procedur szczególnych, takich jak OSS i IOSS (w zakresie stosowania tych procedur) będą wystawiały faktury na dotychczasowych zasadach (a więc poza KSeF).

Co ważne, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce pozostanie kryterium kwalifikującym podatników zagranicznych do obowiązkowego korzystania z KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF pojawi się jednak tylko wtedy, gdy stałe miejsce prowadzenia działalności będzie uczestniczyć w danej transakcji dokumentowanej fakturą.

Do projektu ustawy wprowadzono rozwiązania na wypadek wystąpienia awarii lub problemów z dostępnością do KSeF leżących po stronie podatnika, uniemożliwiających mu wystawienie faktury w KSeF. Podobnie jak w przypadku awarii samego KSeF, podatnik wystawi fakturę zgodnie ze schemą i przekaże ją kontrahentowi poza KSeF.

Za datę otrzymania faktury wystawionej w trakcie trwania awarii uznawana będzie data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę (tj. data, która według dotychczasowych przepisów rozumiana jest jako data wpływu faktury). Natomiast, jeśli data faktycznego otrzymania tej faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę jej otrzymania przez nabywcę uznawana będzie data przydzielenia tego numeru.

Najnowszy projekt zakłada liberalizację przewidzianych wcześniej sankcji, które znalazły się w projekcie przepisów z końca 2022 r. W przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF wyłączono odpowiedzialność karnoskarbową. Ponadto przepisy nie wskazują już dolnego limitu kar. Zgodnie z projektem kary pieniężne wyniosą do 100% wykazanej na fakturze kwoty VAT, a w przypadku braku wykazania należnego VAT do 18,7% wykazanej kwoty należności ogółem.
Wspomniane kary mają być stosowane od 1 stycznia 2025 r.
 

W projekcie uwzględnione zostały wcześniejsze zapowiedzi w zakresie wycofania się z koncepcji tzw. propozycji faktur korygujących. Zlikwidowane mają zostać również noty korygujące, zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i wystawianych w innych formach.

Dodatkowo w projekcie doprecyzowano zasady wystawiania faktur korygujących do faktur wystawionych w KSeF oraz poza nim, uwzględniając sytuacje awarii tego systemu oraz kwestie związane z korektami in-minus.

Zgodnie z projektowanymi regulacjami możliwe będzie odstąpienie od wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności.

Planowane jest także by do końca 2024 r. możliwe było wystawianie faktur na kasach fiskalnych, w formie nieustrukturyzowanej. Natomiast, zgodnie z intencją Ministerstwa Finansów paragony do kwoty 450 zł będą uważane za faktury uproszczone. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej do paragonu fiskalnego podatnik będzie musiał zachować, wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę, numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie lub paragon w postaci papierowej.

Co więcej, w przypadku faktur ustrukturyzowanych do czynności, dla których powstanie obowiązku podatkowego wiąże się z wystawieniem faktury oraz w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych w walucie obcej wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego, planowane są szczególne zasady ustalania kursów walutowych.

W ostatnim projekcie przepisów przewidziano również nowe funkcjonalności KSeF, takie jak np. identyfikator zbiorczy dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy oraz opatrywanie faktur z KSeF używanych poza tym systemem specjalnym kodem weryfikującym QR, pozwalającym na weryfikację danych z takiej faktury.

Śledząc zmiany wprowadzone nowym projektem nie należy zapominać o istotnych założeniach poprzedniego projektu, które zostały podtrzymane, takich jak np. obowiązek podania w komunikacie przelewu numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF przy stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Ponadto, analogiczny obowiązek wystąpi w przypadku płatności niepodlegających obligatoryjnemu MPP dokonywanych pomiędzy podatnikami VAT poprzez rachunek bankowy (w tym zakresie proponowane są zmiany ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Projekt ustawy opublikowany na początku grudnia 2022 r. uległ więc znaczącym modyfikacjom (proponowane zmiany w obecnej wersji projektu wynikają m.in. z uwag zgłoszonych przez podatników w trakcie konsultacji publicznych).

Ze względu na zbliżający się termin wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, wydaje się, że ewentualne kolejne zmiany projektu ustawy, nawet jeśli się pojawią, nie powinny być już znaczące. Podatnicy powinni więc jak najszybciej rozpocząć przygotowania do wdrożenia przepisów o obligatoryjnym KSeF.