Jak wykorzystać w JST czas wynikający z wysłania KSeF na ferie?

Decyzja o przesunięciu terminu wdrożenia KSeF została przyjęta przez większość samorządów z zadowoleniem. Wprowadzenie rewolucyjnych zmian m.in. w wystawianiu i odbieraniu faktur z początkiem pierwszego pełnego miesiąca wakacji letnich powszechnie było bowiem odbierane w samorządach jako mało optymalne z organizacyjnego punktu widzenia.
Nie znamy jeszcze ostatecznej daty wejścia w życie KSeF i należy podkreślić, że na chwilę obecną przepisy w tym zakresie nie zostały zmienione. Dlatego też rekomendujemy podjęcie działań, które już teraz pozwolą rozpocząć proces przygotowywania się na wdrożenie KSeF.

Analiza transakcji

Przede wszystkim rozważenia wymaga dokonanie przez JST przeglądu transakcji obecnie występujących w jej działalności, tj. zarówno w urzędzie obsługującym JST, jak i w scentralizowanych dla celów VAT jednostkach organizacyjnych. Następnie, przeprowadzenie analizy tych transakcji pod kątem prawidłowości ich rozliczania. Analiza powinna więc obejmować terminowość wystawiania faktur, umieszczanie na fakturach prawidłowych danych, stosowanie właściwych stawek VAT lub zwolnienia z opodatkowania, ujmowanie transakcji we właściwym okresie rozliczeniowym itd. Rezultat analizy powinien zasadniczo pozwolić na identyfikację ewentualnych nieprawidłowości, które po wdrożeniu KSeF będą mogły zostać momentalnie wychwycone przez odpowiednie algorytmy systemów, którymi posługują się organy skarbowe.

Aktualizacja procedur centralizacyjnych

Z naszego doświadczenia wynika, że istnieją samorządy, w których nadal obowiązują procedury rozliczania podatku VAT, jak również związane z nimi procedury obiegu dokumentów, które są zasadniczo nieaktualizowane od momentu wejścia w życie obligatoryjnej centralizacji VAT w JST (tj. od 2017 r.).

Od tego czasu mogło pojawić się w JST wiele nowych, w rezultacie nieuwzględnionych w ww. procedurach, transakcji. Z kolei w odniesieniu do różnych transakcji w JST następowały liczne, często fundamentalne, zmiany w przepisach lub podejściu organów skarbowych. Wystarczy wspomnieć choćby takie tematy jak: usługi związane z edukacją i pomocą społeczną, refakturowanie mediów, obowiązkowe oznaczenia w JPK, mechanizm podzielonej płatności, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego gruntów w prawo własności, rozliczenie projektów dot. OZE i azbestu czy sposób rozliczenia sprzedaży prądu wytworzonego przez JST.

Również procedury obiegu dokumentów powstałe w okresie centralizacji mogą wymagać aktualizacji, choćby ze względu na wprowadzenie w międzyczasie plików JPK_V7M łączących deklaracje i rejestry VAT.

Na marginesie warto przypomnieć, że na kwestię obowiązku aktualizowania i monitorowania przestrzegania stosowania procedur w zakresie rozliczania VAT po centralizacji wskazywała już Najwyższa Izba Kontroli w opublikowanej w sierpniu 2020 r. na stronie NIK informacji o wynikach kontroli z przeprowadzonej wśród JST kontroli pod kątem centralizacji VAT (pełna treść do pobrania na stronie: https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/19/109/).

Korzyści dla JST

Mimo że wejście w życie obowiązkowych tzw. e-faktur zostało obecnie odroczone, rozpoczęcie przygotowania do wdrożenia KSeF z wyprzedzeniem może okazać się strategicznym krokiem dla JST.

Analiza transakcji oraz aktualizacja procedur dotyczących VAT mogą nie tylko ułatwić przyszłe wdrożenie KSeF, ale także wpłynąć korzystnie na efektywność i przejrzystość procesów podatkowych w samorządach, zapewniając tym samym istotne zmniejszenie ryzyka negatywnych konsekwencji wynikających z ewentualnych nieprawidłowości w zakresie rozliczenia VAT, takich jak odsetki i sankcje lub kary wynikające z kodeksu karnego skarbowego.