E-faktury w JST

[Aktualizacja z 19.01.2024 r., godz.11:30]

Z informacji płynących z Ministerstwa Finansów (m.in. briefing prasowy z 19 stycznia 2024 r.) wynika jednak, że wejście w życie przepisów o obligatoryjnych e-fakturach może zostać odroczone na 2025 r. Ministerstwo Finansów nie planuje jednak rezygnacji z wdrożenia KSeF – jest to wciąż jeden z priorytetów resortu. Ministerstwo Finansów planuje audyt aktualnych regulacji o e-fakturach. 

Kontynuujemy nasze publikacje dotyczące wystawiania faktur VAT w formie ustrukturyzowanej (e-faktury) za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Wcześniejsze materiały znajdą Państwo w poprzednich wydaniach Newslettera „Strefa samorządu – podatki i prawo w JST” – nr 30/2022, nr 22/2023, nr 25/2023.

Przyjęte akty wykonawcze do regulacji o e-fakturach

Na początku stycznia w Dzienniku Ustaw zostały opublikowane zmiany w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Wprowadzone zmiany dotyczą zakresu danych wykazywanych w ewidencji JPK_VAT z deklaracją. W ramach obligatoryjnego modelu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ewidencji sprzedaży JPK_VAT konieczne będzie wykazanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Obowiązek ten będzie jednak fakultatywny w okresie przejściowym od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. (przypuszczamy, że okres ten może ulec zmianie, w przypadku odroczenia regulacji o KSeF). W przypadku natomiast ewidencji zakupu JPK_VAT numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie elementem dobrowolnym ewidencji.

W opublikowanej w Dzienniku Ustaw wersji rozporządzenia odstąpiono od pierwotnie planowanego obowiązku oznaczania faktur VAT znacznikami „OFF” (faktury wystawiane np. w trakcie niedostępności systemu KSeF) oraz „BFK” (faktury, dla których nie ma obowiązku stosowania systemu KSeF).

Akty wykonawcze w procesie legislacyjnym

Na etapie opiniowania jest nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF. Nowe regulacje mają zastąpić obowiązujące obecnie rozporządzenie z 2021 r.

Proponowane regulacje mają umożliwić podatnikom niebędącym osobami fizycznymi, którzy nie korzystają z pieczęci elektronicznej, pierwotny dostęp do KSeF poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA także w formie elektronicznej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (obecnie możliwa jest jedynie forma papierowa zgłoszenia).

Rozporządzenie określa także nowe zasady uwierzytelniania podmiotu korzystającego z KSeF – oprócz możliwości uwierzytelnienia m.in. za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, wprowadzono uwierzytelnienie podmiotu za pośrednictwem certyfikatu autoryzującego (zamiast tokena). Certyfikat autoryzujący generowany przez KSeF będzie powiązany z parą kluczy szyfrujących, na którą składać ma się klucz prywatny i klucz publiczny, przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. Ponadto rozporządzenie reguluje zasady oznaczania faktur kodem weryfikującym QR - kodem tym oznaczane będą faktury używane poza KSeF.

Na etapie opiniowania znajduje się ponadto rozporządzenie w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania e-faktur. Ze względu na specyfikę działalności e-faktur nie będzie trzeba wystawiać w przypadku m.in. świadczenia usług przejazdu autostradą płatną oraz usług przewozu osób na dowolną odległość, jeśli usługi te zostaną udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego.

Zaznaczamy, że ww. regulacje wykonawcze mogą ulec zmianie z uwagi w szczególności na planowane odroczenie wdrożenia KSeF przez Ministerstwo Finansów.
 

***

Przypominamy, że regulacje o e-fakturach obowiązują już obecnie (w formie fakultatywnej), a stosowanie ich na zasadzie obligatoryjnej uregulowane jest w uchwalonych już przepisach (zmiana ustawy o VAT), które według pierwotnych założeń mają wejść w życie 1 lipca 2024 r. (bazując na informacjach z Ministerstwa Finansów nie wykluczamy odroczenia tego terminu).

Warto rozważyć wdrożenie nowego modelu wystawiania faktur odpowiednio wcześniej. Należy w tym zakresie mieć na względzie specyfikę jednostek samorządu terytorialnego, która związana jest ze scentralizowanym modelem rozliczeń VAT – często w JST faktury są wystawiane i odbierane w wielu miejscach (na wielu stanowiskach pracy), co może być istotne ze względu na konieczność odpowiedniego „rozdysponowania” faktur zakupowych, które JST otrzyma do swojej zbiorczej bazy w KSeF (przypisanej do NIP JST).

Wcześniejsze rozpoczęcie procesu fakturowania w formie e-faktur powinno też pozwolić odpowiednio przetestować obieg dokumentów w nowym modelu. Jeśli natomiast JST nie zdecyduje się na wcześniejsze wdrożenie e-faktur na zasadzie dobrowolnej, wszystkie prace przygotowawcze w ww. zakresie (w tym m.in. merytoryczne przygotowanie pracowników, przegląd realizowanych transakcji pod kątem wymogów struktury logicznej (schemy) e-faktury, aktualizacja systemów, opracowanie procedur wewnętrznych) powinny zakończyć się przed wejściem w życie obligatoryjnych regulacji o e-fakturach.

Zapraszamy Państwa do śledzenia omawianego zagadnienia w kolejnych wydaniach naszego Newslettera, jak również do kontaktu.