Samorządy czeka kolejna rewolucja w rozliczeniach – wejście w życie KSeF nieuchronne

Możliwość wystawiania i odbierania e-faktur za pośrednictwem KSeF w sposób dobrowolny funkcjonuje od początku 2022 r., jednak stosunkowo niewielu podatników zdecydowało się na takie rozwiązanie. Od 1 lipca 2024 r. będzie to obowiązkowe, co do zasady, dla wszystkich podatników – w tym dla jednostek samorządu terytorialnego.
 

Podstawowe założenia KSeF:

1. Wprowadzony zostanie obowiązek stosowania nowego rodzaju faktur: e-faktur. E-faktura to w praktyce plik tekstowy w formacie .xml (tak jak plik JPK_V7M), mający określoną w przepisach strukturę logiczną (schema).
2. E-faktury będą musiały być przesyłane przez Krajowy System e-Faktur. Plik niezawierający wszystkich przewidzianych w schemie informacji zostanie odrzucony przez KSeF, tj. nie zostanie uznany za fakturę.
3. Poprzez KSeF konieczne będzie wystawianie i przesyłanie e-faktur wyłącznie na rzecz innych podatników VAT (B2B), nie będzie jednak możliwości wystawiania e-faktur poprzez KSeF na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami VAT (B2C).
4. Od 1 lipca 2024 r. wszystkie faktury zakupu wystawione na JST (z podaniem NIP) będą otrzymywane za pośrednictwem KSeF na konto JST (tj. wszystkie zakupy urzędu obsługującego jednostkę samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych objętych centralizacją rozliczeń VAT).
5. Poprzez KSeF możliwe będzie wysyłanie i odbieranie samej e-faktury – bez możliwości dodawania załączników do e-faktur.
6. Datą wystawienia e-faktury będzie data wysłania jej do KSeF, natomiast datą otrzymania e-faktury – data jej wystawienia w KSeF przez kontrahenta (a nie data jej pobrania z systemu przez JST).
7. Dostęp do KSeF będzie ograniczony, tj. żeby z niego korzystać trzeba mieć odpowiednio nadane uprawnienia i odpowiedni sposób autoryzacji.
8. Przy płatnościach z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (a od 1 stycznia 2025 r. -przy wszystkich płatnościach) konieczne jest podanie w komunikacie przelewu numeru KSeF (tj. numeru e-faktury nadanego automatycznie przez KSeF).

Problemy praktyczne związane z wdrożeniem e-faktur w jednostkach samorządu terytorialnego

Już u progu przygotowań do wdrożenia e-faktur pojawia się szereg pytań i wątpliwości. Co istotne, problemy te znacząco wykraczają poza kwestie technologiczne i dotykają w szczególności takich obszarów jak odpowiednie przygotowanie merytoryczne, organizacyjne i procesowe w JST.

Przykładowo, jak będzie wyglądał obieg dokumentów w JST, skoro częściowo będzie on elektroniczny (B2B), a częściowo w dalszym ciągu może być papierowy (B2C)? Wymagać będzie to od JST szczegółowej weryfikacji kontrahentów i ich statusu dla potrzeb VAT przed udokumentowaniem sprzedaży na ich rzecz. Kolejne pytania dotyczą tego, jak funkcjonować będzie obieg załączników do faktur, skoro będzie on musiał odbywać się poza KSeF oraz w jaki sposób zorganizować dalszy wewnętrzny obieg faktur zakupowych i załączników do nich w ramach JST? Uwzględniając rozporoszony sposób funkcjonowania w ramach JST (tj. w ramach urzędu i jednostek organizacyjnych JST) istotnym wyzwaniem będzie także odpowiedź na pytanie, w jaki sposób przyporządkować e-faktury wystawione na JST do wydatków poszczególnych jednostek organizacyjnych i poszczególnych pracowników oraz komu i w jakim zakresie powinien zostać nadany dostęp do KSeF? W tym zakresie najwięcej wątpliwości pojawia się w odniesieniu do drobnych zakupów w sklepach opłacanych bezpośrednio przez pracowników oraz zakupów od rolników ryczałtowych, a także w zakresie wydatków generowanych przez sołtysów, rady rodziców, koła gospodyń wiejskich, instytucje kultury, czy też OSP – jak w ich przypadku będzie wyglądało wystawienie faktury? Podobne wątpliwości dotyczą faktur wystawianych przez inkasentów oraz sprzedaży dokonywanej w imieniu i na rzecz JST przez spółki komunalne.

Powyższe problemy już teraz pokazują, że - biorąc pod uwagę specyficzny sposób prowadzenia rozliczeń w JST, w tym duże rozproszenie miejsc wystawiania i odbioru faktur - konieczne jest podjęcie działań zmierzających do prawidłowego wdrożenia systemu e-faktur z dużym wyprzedzeniem. W praktyce bowiem musi być ono poprzedzone rozwiązaniem wielu istotnych problemów, w szczególności natury organizacyjnej, podobnie jak miało to miejsce w związku z wprowadzeniem obowiązku centralizacji rozliczeń VAT w 2016 r., czy wejściem w życie obowiązku stosowania pików JPK w 2017 r. oraz wprowadzonym następnie obowiązkiem odpowiedniego oznaczania tych plików w zakresie rodzajów transakcji, typów dokumentów i stosowanych procedur.
 

Działania niezbędne do podjęcia przez samorządy.

Żeby móc właściwie przygotować się do wejścia w życie nowych przepisów, kluczowe wydaje się w pierwszej kolejności odpowiednie zaznajomienie pracowników z nadchodzącymi zmianami (zarówno pracowników zajmujących się wystawianiem faktur, jak i pracowników zaangażowanych w wydatki i dokonywanie płatności w JST). W naszej ocenie jest to najlepszy sposób, aby jednostka samorządu terytorialnego mogła zidentyfikować potencjalne problemy i wątpliwości, które pojawić się mogą w danej JST oraz odpowiednio zaplanować dalszy proces wdrożenia.

Kolejnym krokiem niezbędnym, by przygotować się do wystawiania/otrzymywania e-faktur, jest tzw. mapowanie transakcji (sprzedaży i zakupu), w tym w szczególności ustalenie rodzajów wykonywanych transakcji i typów generowanych dokumentów, analiza danych gromadzonych dotychczas w istniejących systemach, ich przyporządkowanie do poszczególnych pól struktury logicznej e-faktury oraz zidentyfikowanie potencjalnych braków w zakresie potrzebnych danych i ustalenie możliwych sposobów ich pozyskania oraz przepływu. W tym zakresie kluczowe będzie także uwzględnienie w strukturze logicznej e-faktury potrzeb JST w zakresie ujęcia danych dodatkowych (wynikających z regulacji innych niż podatkowe, np. ustawy o finansach publicznych).

Dopiero na tym etapie kluczowe staną się kwestie techniczne, w tym w szczególności dostosowanie systemów księgowych do nowych przepisów i zapewnienie ich połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.

Z uwagi na wejście w życie ww. przepisów, zmiany wymagać będą także funkcjonujące w samorządach procedury obiegu dokumentów, w szczególności w zakresie wystawiania, odbierania oraz obiegu faktur i innych dokumentów (np. załączników). Wprowadzenie w życie obligatoryjnych e-faktur może być także dla JST okazją do zmiany funkcjonującego od lat obiegu dokumentów (np. odejścia od ich papierowej formy).
 

Co dalej?

Wdrożenie e-faktur w JST niewątpliwie stanowić będzie długi i wymagający proces. Im szybciej się on rozpocznie, tym łatwiej będzie przygotować się na wejście w życie nowych przepisów oraz dostosować nowe rozwiązania do specyfiki działalności danej jednostki samorządu terytorialnego.

O pojawiających się nowych wyzwaniach i praktycznych wątpliwościach będziemy informować w kolejnych wydaniach naszego biuletynu. Tymczasem zapraszamy Państwa do wzięcia udziału w webinarze, podczas którego szerzej omówimy temat wprowadzenia obowiązkowych e-faktów w samorządach.