Faktury ustrukturyzowane coraz bliżej

Ogólne założenia faktur ustrukturyzowanych

Podatnicy VAT, w tym jednostki samorządu terytorialnego, mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) już od 1 stycznia 2022 r. Obecnie jednak jest to dobrowolna forma wystawiania i otrzymywania faktur. Obowiązujące obecnie regulacje omawialiśmy w naszych poprzednich wydaniach (nr 15/2022 i nr 19/2021).

Od 2024 r. faktury ustrukturyzowane mają stać się obligatoryjne zarówno w odniesieniu do faktur wystawianych innym podatnikom VAT, jak i podmiotom nieprowadzącym działalności gospodarczej (konsumentom). Oznacza to, że z obrotu zasadniczo znikną faktury papierowe oraz elektroniczne znane w obecnej formie (np. w formacie PDF). Faktury ustrukturyzowane nie będą jednak obligatoryjne dla podmiotów zagranicznych w odniesieniu do sprzedaży dokonywanej przez te podmioty.

W formie ustrukturyzowanej będą wystawiane także faktury korygujące, w tym korekty odnoszące się do faktur pierwotnych wystawionych przed 1 stycznia 2024 r.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, do faktur ustrukturyzowanych nie będą wystawiane noty korygujące. W przypadku pomyłek w fakturze, nabywca będzie mógł wprowadzić do KSeF propozycję treści faktury korygującej, którą następnie wystawi sprzedawca.

„Biała lista” podatników VAT zostanie rozszerzona o informację, czy dany podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania faktur przy użyciu KSeF (a tym samym także do otrzymywania faktur przy zastosowaniu tego systemu).

Planowany nowy model fakturowania spowoduje także zmiany w odniesieniu do faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących:

• do końca 2024 r. pozostanie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych; od 1 stycznia 2025 r. kasy fiskalne będą emitowały wyłącznie paragony fiskalne;
• od 1 stycznia 2024 r. paragony fiskalne z kwotą należności ogółem nie przekraczającą 450 zł przestaną być uważane za faktury uproszczone.

W czasie awarii KSeF faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według ogólnie obowiązującej schemy i przekazywane nabywcy w uzgodniony z nim sposób z pominięciem systemu KSeF. Po przywróceniu działania KSeF wystawca będzie zobowiązany przesłać faktury do systemu w ciągu 7 dni od ustania awarii.

Za fakturę ustrukturyzowaną będą także uznawane faktury wystawione w zamówieniach publicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania, jeśli zostaną następnie przesłane do KSeF i zostanie im nadany numer identyfikujący.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z obowiązującą schemą, bądź też nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu, podlegać będzie karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Każdorazowo kara będzie jednak nie mniejsza niż 1.000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schemą lub nie mniejsza niż 500 zł w przypadku nieprzesłania w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do tego systemu.

Kary pieniężne będą nakładane przez naczelników urzędów skarbowych począwszy od 1 lipca 2024 r.

Nowe faktury to korzyści…

Zapowiadana rewolucja w fakturowaniu to dla podatników nie tylko obowiązki i kary, ale potencjalnie również korzyści. Podstawowy terminu zwrotu nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym miałby się bowiem skrócić z 60 do 40 dni.

Obligatoryjne faktury ustrukturyzowane mogą przyczynić się do ujednolicenia dokumentów fakturowych i przyspieszenia przepływu dokumentów pomiędzy kontrahentami. Podatnicy nie będą musieli także wystawiać duplikatów do faktur ustrukturyzowanych. Uproszczone zostaną zasady dla ujmowania faktur VAT korygujących in minus.

Administracja skarbowa zapewni przechowywanie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych przez okres 10 lat.

…ale także wyzwania dla samorządów

Nowa forma fakturowania będzie wymagała w szczególności dostosowania systemów księgowych oraz w wielu przypadkach nabycia dodatkowego oprogramowania lub ujednolicenia tego już wykorzystywanego, jak również dostosowania bądź wprowadzenia procedur dotyczących procesu wystawiania, odbierania i obiegu faktur w jednostce samorządu terytorialnego, w tym w jednostkach organizacyjnych.

Z pewnością wyzwaniem dla wdrożenia faktur ustrukturyzowanych będzie rozproszony model wystawiania faktur w samorządzie (osobne fakturowanie przez urząd / starostwo, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe), czy też rozproszony model odbioru faktur przez poszczególne jednostki organizacyjne (a czasem także wydziały / referaty urzędu lub starostwa).

Istotne będzie także odpowiednie zarządzanie procesem dostępu do KSeF w imieniu jednostki samorządu terytorialnego przez poszczególnych pracowników lub podmioty trzecie, tak by mogły one sprawnie wystawiać i odbierać faktury VAT.

Mając na uwadze powyższe warto odpowiednio wcześniej rozpocząć prace nad identyfikacją wyzwań związanych z fakturami ustrukturyzowanymi w swojej jednostce samorządu terytorialnego, a następnie podjąć odpowiednie działania wdrożeniowe dotyczące m.in. odpowiednich procedur, aktualizacji oprogramowania czy przeszkolenia pracowników.