Krajowy Systemu e-Faktur i faktury ustrukturyzowane

Z dniem 1 stycznia 2022 r. wejdą w życie przepisy ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzające Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz dobrowolną możliwość wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu. Dodatkowo, z zapowiedzi podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów Jana Sarnowskiego wynika, iż po rocznym programie pilotażowym tzw. u-faktury staną się w 2023 r. narzędziem obligatoryjnym - chociaż nie wynika to na obecny moment z przyjętych przepisów.

Instytucja faktur ustrukturyzowanych nie powinna być całkowicie obca dla JST, realizujących inwestycje w trybie zamówień publicznych. Jakiś czas temu weszły bowiem przepisy umożliwiające wykonawcom umów zawartych w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wysyłanie do zamawiających za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (pisaliśmy na ten temat we wpisie w lutym 2019 r.: Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych).

Co nowego?

Wprowadzone przepisy zakładają wystawianie przez podatników, w używanych dotychczas programach informatycznych dla potrzeb rozliczeń podatkowych, faktur w formie elektronicznej według ściśle określonego wzorca, a następnie przesyłanie tychże faktur do KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.

Dostęp w czasie rzeczywistym do faktur wystawianych przez podatników ma przede wszystkim służyć umożliwieniu organom podatkowym bieżącej analizy i kontroli danych w nich zawartych.

Faktury ustrukturyzowane z założenia mają dotyczyć wszystkich rodzajów transakcji - zarówno w obrocie z podatnikami, jak i w przypadku sprzedaży dla konsumentów (np. z tytułu świadczenia usług na rzecz mieszkańców przez JST z tytułu dostawy wody/odbioru ścieków).

System zachęt

Ustawodawca przewidział również system zachęt do stosowania nowych, na razie fakultatywnych, rozwiązań w tym zakresie, takich jak:

• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
• skrócenie terminu na zwrot VAT z 60 do 40 dni, w przypadku gdy JST wystawi w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane (z pewnymi zastrzeżeniami),
• uproszczenie procesu ujmowania korekt in minus dla korzystających z KSeF, zarówno po stronie nabywcy (korekta będzie dokonywana w okresie otrzymania faktury korygującej w KSeF), jak i sprzedawcy (korekta będzie dokonywana w okresie wystawienia faktury korygującej w KSeF),
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF oraz
• zwolnienie z przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych, w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez JST lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.

Jak się przygotować?

Kluczowa wydaje się w tym wypadku sprawna koordynacja prac z dostawcami oprogramowania, zwłaszcza w przypadku podjęcia przez JST decyzji o skorzystaniu z fakultatywnej opcji wystawiania tzw. u-faktur od 2022 r. Naszym zdaniem, mając na względzie nieoficjalną zapowiedź obligatoryjnego korzystania z faktur strukturyzowanych od 2023 r., JST powinny rozważyć rozpoczęcie przygotowań systemów księgowo-rozliczeniowych z odpowiednim wyprzedzeniem do przyszłych zmian.

Rekomendujemy Państwu również analizę, w jakim stopniu planowane zmiany wpłyną na działania Państwa JST, a także zapoznanie osób zajmujących się rozliczaniem VAT z planowanymi zmianami.