Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane w JST

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Tzw. e-Faktury to faktury ustrukturyzowane, wystawiane według jednego opracowanego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD, która została ustalona przez Ministerstwo Finansów. W ten sposób wystawiane faktury są następnie przechowywane i przetwarzane w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System ten z jednej strony odpowiada za weryfikację zgodności przesłanych do niego faktur ze schemą i dopuszcza je do obrotu, z drugiej natomiast strony – umożliwia organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury.

Od kiedy można, a od kiedy trzeba stosować e-Faktury?

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązują przepisy dające podatnikom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zatem od początku bieżącego roku wystawianie e-Faktur jest możliwe, lecz jest dobrowolne, natomiast jeszcze na etapie prac legislacyjnych – rząd zapowiadał, iż faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla wszystkich podatników.

Obligatoryjność tego rozwiązania wymaga jednak specjalnej decyzji derogacyjnej podjętej przez Radę Unii Europejskiej na wniosek Komisji Europejskiej. 10 czerwca 2022 r. Rada UE opublikowała nową wersję roboczą decyzji derogacyjnej, upoważniającej Polskę do wprowadzenia obowiązku wystawiania ustrukturyzowanych faktur. Niniejszy projekt decyzji derogacyjnej zostanie teraz rozpatrzony przez Komitet Stałych Przedstawicieli, następnie powinien trafić na posiedzenie Rady do Spraw Gospodarczych i Finansowych. Zgodnie z brzmieniem projektu decyzji, obligatoryjne wystawianie e-Faktur jako wyłącznej formy faktury – wejdzie w życie od 1 stycznia 2024 r. Zatem jeśli decyzja derogacyjna zostanie przyjęta w niezmienionej formie projektu przedstawionego 10 czerwca 2022 r. – Polska będzie mogła wprowadzić obowiązek wystawiania e-Faktur począwszy od 1 stycznia 2024 r.

Czy JST to dotyczy?

W sytuacji wprowadzenia obowiązkowego wystawienia ustrukturyzowanych faktur przez podatników, taki obowiązek będzie spoczywał również na jednostkach samorządu terytorialnego. Na dzień dzisiejszy rząd nie planuje wprowadzać żadnych odstępstw czy zwolnień z obowiązku dla określonych podmiotów czy grup podmiotów.

Jak się przygotować i ile czasu zajmą przygotowania?

Mogłoby się wydawać, że planowane wejście w życie obowiązkowego wystawiania e-Faktur jest na tyle odległe, że JST na chwilę obecną nie muszą podejmować żadnych działań. Jednakże, niezwykle istotne jest zaplanowanie przygotowania się do tak dużej zmiany – z odpowiednim wyprzedzeniem. Proces przygotowawczy może okazać się złożony i rozciągnięty w czasie. Nowa forma fakturowania będzie wymagała w szczególności dostosowania istniejących systemów księgowych oraz w wielu przypadkach dokupienia dodatkowego oprogramowania lub ujednolicenia tego już wykorzystywanego, jak również dostosowania bądź wprowadzenia procedur dot. procesu wystawiania / odbierania faktur w JST. Średnie i duże JST powinny więc rozpocząć prace w tym zakresie odpowiednio wcześniej, aby na moment wejścia w życie obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, móc wywiązać się z nowych obowiązków. Mogłoby się wydawać że zmiana ma wyłącznie charakter techniczny, lecz szczególnie należałoby zwrócić uwagę na charakter organizacyjny tej zmiany – zaczynając od odpowiedzenia sobie na pytanie w jaki sposób przeprowadzić cały proces biorąc pod uwagę rozproszony model wystawiania faktur (osobne fakturowanie przez Urząd, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe), czy też rozproszony model odbioru faktur przez poszczególne jednostki organizacyjne. KSeF w obecnym kształcie, w naszej ocenie, nie adresuje jeszcze w pełni wszystkich specyficznych dla samorządów problemów, jak chociażby wspomnianego rozproszonego modelu odbioru faktur. Zupełnie nowym wyzwaniem będzie dla JST odpowiednie zarządzanie, czyli nadawanie i odbieranie uprawnień do dostępu do e-Faktur i do ich wystawiania. Warto również wspomnieć, że stworzona przez Ministerstwo Finansów schema e-Faktury zawiera aż kilkaset pól – oczywiście, zdecydowana większość nie będzie miała zastosowania dla typowych dla samorządu transakcji, niemniej konieczna będzie świadomość w jakich sytuacjach wypełnienie określonych pól jest obligatoryjne, a w jakich fakultatywne. Obowiązkowe wdrożenie e-Faktur wpłynie na wiele innych elementów funkcjonowania samorządu, jak chociażby związanych z obiegiem dokumentów, kontrolowaniem terminów płatności, brakiem możliwości anulowania faktur itd. W zależności zatem od skali procesów, wdrożenie nowych zmian może się wydłużyć, a tym samym termin przewidziany obecnie na wejście w życie obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych – może okazać się wcale nie tak odległy.