Stosowanie kas rejestrujących w samorządzie

Analizy

Stosowanie kas rejestrujących w samorządzie

Newsletter „VAT w samorządzie” (17/2022) | 5 sierpnia 2022 r.

Jednostki samorządu terytorialnego mogą być zobowiązane do stosowania kas rejestrujących dla celów ewidencji transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Poniżej prezentujemy podsumowanie wybranych regulacji w tym zakresie.

Podatnicy podatku VAT, w tym jednostki samorządu terytorialnego, spółki komunalne czy samorządowe instytucje kultury, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są co do zasady obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (z uwzględnieniem zwolnień w tym zakresie).

Paragon a faktura

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika (sprzedawcy) dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika VAT (pod rygorem sankcji) wystawia się wyłącznie, gdy paragon zawiera: NIP tego podatnika lub numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby VAT.

Warto dodać także, że w przypadku wystawiania paragonów może wystąpić tzw. faktura uproszczona, tj. dokument, który - dla uznania go za fakturę VAT - może nie zawierać niektórych elementów „klasycznej” faktury (np. nazwy i adresu nabywcy) i jednocześnie dokumentuje sprzedaż na kwotę do 450 zł (lub 100 EUR). W takim przypadku – w ocenie Ministerstwa Finansów:

  1. paragon fiskalny do kwoty 450 PLN brutto (100 EUR) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną i nie ma konieczności wystawiania dodatkowo „pełnej” faktury,
  2. natomiast paragon fiskalny powyżej 450 PLN brutto (100 EUR) z NIP nabywcy daje możliwość wystawienia „pełnej” faktury (na zasadach ogólnych).

Warto mieć powyższe na względzie, w sytuacji gdy nabywcy (w szczególności podmiotowi publicznemu) będzie zależało na dysponowaniu w każdym przypadku fakturą z pełnymi danymi tego nabywcy – można wówczas przed dokonaniem zakupu wnieść o wydanie „klasycznej” faktury zamiast paragonu (faktury uproszczonej).

Zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących

Nawet jeśli podatnik, w tym jednostka samorządu terytorialnego, spółka komunalna czy samorządowa instytucja kultury, prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, może skorzystać w pewnych przypadkach ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.

Jedną z grup zwolnień, które z naszego doświadczenia mogą mieć także zastosowanie w samorządzie, stanowią zwolnienia podmiotowe, pozwalające na zwolnienie z obowiązku stosowania kasy rejestrującej (do 31 grudnia 2023 r.) m.in.:

  • podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł,
  • podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej (np. dostawa wody, odbiór ścieków, odbiór i zagospodarowanie odpadów, wynajem i zarządzanie nieruchomościami), w przypadku gdy udział sprzedaży z tytułu czynności wymienionych w części I załącznika do tego rozporządzenia w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%,
  • jednostki samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne:

a) które na 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, albo


b) jeżeli ich jednostki organizacyjne na 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku.


Ponadto w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących przewidziano także zwolnienia przedmiotowe (obowiązujące do 31 grudnia 2023 r.). Do najczęściej spotykanych naszym zdaniem czynności, które nie implikują co do zasady obowiązku stosowania kasy rejestrującej przez JST, należą m.in.:

  • dostawa energii elektrycznej, paliw gazowych, pary wodnej, gorącej wody i powietrza do układów klimatyzacyjnych;
  • usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody oraz odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków;
  • usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu;
  • wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność przelewem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła;
  • dostawa nieruchomości;
  • świadczenie usług, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność przelewem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła;
  • dzierżawa gruntów oraz oddanie w użytkowanie wieczyste;
  • dostawa środków trwałych, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Czynności objęte obligatoryjnie ewidencjonowaniem na kasie rejestrującej

Regulacje dotyczące kas rejestrujących przewidują także tzw. wrażliwe czynności, dla których obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej powstaje zasadniczo od pierwszej czynności, niezależnie od wielkości obrotu podatnika. Dotyczy to m.in.:

  1. dostawy: gazu płynnego; części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00); komputerów; sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1); zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
  2. świadczenia usług: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem niektórych przewozów rozkładowych; w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów; związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie - świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering); kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe; związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

W praktyce może się zdarzać, że JST lub komunalne przedsiębiorstwa transportowe wykonują dla konsumentów usługi przewozu (nierozkładowe) czy przeglądy techniczne pojazdów, co wiąże się z koniecznością ewidencjonowania takich transakcji na kasie rejestrującej. Podobnie może być w przypadku usług związanych z wyżywieniem - np. w stołówkach szkolnych, gdy takie czynności są wykonywane dla innych osób niż uczniowie lub personel placówki.

***

Nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, że warto dokonać przeglądu sytuacji w JST oraz w jej jednostkach organizacyjnych i podmiotach powiązanych pod kątem obowiązków związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży z wykorzystaniem kasy rejestrującej, szczególnie tam gdzie występuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Może się bowiem zdarzyć, że nawet pojedyncza czynność lub grupa czynności (np. sprzedaż drewna czy wpłaty gotówkowe za usługi w obiektach sportowych lub za usługi cmentarne) będą implikowały obowiązek stosowania kasy rejestrującej.

Czy ta strona była pomocna?