Rejestr umów

Warto zwrócić uwagę na to, że ustawa po jej uchwaleniu przez Sejm i skierowaniu do Senatu została zmodyfikowana, a modyfikacje te Sejm zaakceptował (o czym szerzej poniżej), co niestety tylko pogłębiło niepewność co do tego, jaka rzeczywistość czeka jednostki sektora finansów publicznych po wejściu w życie przepisów regulujących rejestr umów.

Czym jest rejestr umów?

Obowiązek prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych w formie systemu teleinformatycznego będzie ciążył na Ministrze Finansów. Pierwotnie projekt zakładał, że rejestr umów będzie udostępniany przez jednostkę sektora finansów publicznych na stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej, a Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, wzór rejestru umów, mając na uwadze konieczność zapewnienia kompletności, jednolitości i przejrzystości informacji zamieszczanych w tym rejestrze oraz łatwości wyszukiwania tych informacji.

Zmiany w tym zakresie nastąpiły dopiero po uchwaleniu ustawy przez Sejm i rozpatrywaniu jej na poziomie Senatu, gdzie do rozwiązania w postaci jednego, centralnego rejestru przekonywali senatorów przedstawiciele jednej z tzw. organizacji strażniczych – wskazując, że takie rozwiązanie pozwoli ograniczyć nakład pracy, który byłby potrzebny na stworzenie narzędzia w każdym z urzędów oraz odwołując się do aktywności Ministerstwa Finansów w obszarze jednolitego pliku kontrolnego oraz Krajowego Systemu e-Faktur.

Jakie dane należy wprowadzać do rejestru?

Ustawodawca w art. 34a ust. 6 ustawy o finansach publicznych postanowił, że rejestr umów – o ile dane z konkretnej umowy podlegają publikacji – będzie obejmował:

1) numer umowy – o ile taki nadano;

2) datę i miejsce zawarcia umowy;

3) okres obowiązywania umowy;

4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;

5) określenie przedmiotu umowy;

6) wartość przedmiotu umowy;

7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Ponadto w rejestrze umów będzie należało umieszczać informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu (art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych), a w przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze – informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.

W jakim terminie trzeba wprowadzać dane?

Według art. 34a ust. 10 ustawy o finansach publicznych informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8, czyli zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, kiedy to w rejestrze będzie należało zamieścić informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy. Jednak interpretacja określenia „bez zbędnej zwłoki” jest zawsze polem do wielu interpretacji, stąd też określenie dokładnych terminów będzie napotykało trudności.

Łagodnie… do czasu

Wydawałoby się, że do przepisów o charakterze przedstawionym wyżej najbardziej odpowiednia będzie sankcja w postaci administracyjnej kary pieniężnej (vide szeroki katalog kompetencji do nakładania kar na organy samorządowe zawarty w ustawie z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska czy w ustawie z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach). Nic bardziej mylnego.

Nowy art. 34b ustawy o finansach publicznych będzie bowiem przewidywał, że kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Sankcja jest zatem nie tylko bardziej dolegliwa, ale też obejmuje inny krąg potencjalnych podmiotów nią objętych – nie są nimi jednostki samorządu terytorialnego albo organy tych jednostek, jak dzieje się to w przypadku administracyjnych kar pieniężnych, lecz mamy w tym przypadku do czynienia z odpowiedzialnością osobistą (i to nie tylko kierownika danej jednostki sektora finansów publicznych).

***

W następnym wydaniu Biuletynu „VAT w samorządzie” zwrócimy uwagę na kluczowe kwestie, z którymi będą się mierzyć w swojej praktyce kierownicy jednostek sektora finansów publicznych lub pracownicy samorządowi.