Integracja pomiędzy systemami Workday i SAP

Integracja pomiędzy rozwiązaniem Workday i SAP należy do jednej z najbardziej skomplikowanych, nie tylko z punktu widzenia ilości danych, jakie należy przesłać. To przede wszystkim różnica w strukturze danych oraz logice ich przetwarzania. Workday jest systemem, w którym można konfigurować praktycznie każdy jego aspekt w ramach przewidzianych przez producenta. SAP natomiast pozwala na dostosowanie go do klienta w sposób niestandardowy. Oznacza to, że integracja z każdym systemem SAP jest inna. Zależy to nie tylko od sposobu jego wdrożenia, ale również zmian, jakich dokonano w celu dostosowania systemu do wymagań klienta.

Najbardziej popularną metodą integracji z systemem SAP jest przesyłanie pliku w odpowiednim formacie (iDoc) za pomocą serwera sftp lub usług internetowych udostępnionych przez SAP. W Deloitte, dzięki naszemu wcześniejszemu doświadczeniu, mamy dostęp do gotowych rozwiązań, które przyśpieszają proces tworzenia integracji i pozwalają skupić się na wymaganiach klienta oraz na fazie testowania, która jest kluczowa dla integracji z systemami płacowymi. Efektem wynikowym integracji stworzonej w Workday jest plik iDoc, który zawiera odpowiednio zmapowany zestaw danych posegregowany na infotypy i rozumiany przez system SAP. Dzięki takiemu podejściu możemy zminimalizować pracę potrzebną do wykonania integracji po stronie SAP.

Przy tworzeniu logiki integracji po stronie systemu Workday należy pamiętać o różnicach w strukturze przechowywania danych w systemach Workday i SAP. Są to:

• W Workday menadżer zawsze należy do organizacji nadrzędnej pracownika, którego jest przełożonym, a w SAP do organizacji pracownika.
• W Workday zawsze jest tylko jeden rekord pracownika, a w SAP jeden pracownik może mieć wiele rekordów, jeśli jest przypisany jednocześnie do wielu pozycji.
• Dane, które są aktywne tylko w konkretnym przedziale czasowym w Workday są automatycznie aktualizowane w momencie przyjścia nowej transakcji. W SAP należy pamiętać, aby ustawić datę końcową wcześniejszej transakcji zanim dodamy nową, obowiązującą wartość dla pola.

Mapowanie segmentów danych w Workday z infotypami w SAP jest główną aktywnością podczas tworzenia integracji tych dwóch systemów. Należy skupić się tylko na kluczowych danych, które są przechowywane w Workday oraz tych, które są niezbędne z punktu widzenia integracji. Na przykład, tworząc integracje z modułem płacowym SAP kluczowe będą tylko dane dla systemu płac przechowywane w Workday, takie jak dane pracownika, informacje o jego stanowisku, itp. Dodatkowe informacje niezbędne do wykonania odpowiednich obliczeń w module płacowym SAP i niemające istotnego znaczenia z globalnego punktu widzenia firmy nie powinny być przechowywane w Workday i powinny pozostać w lokalnym systemie płacowym.

Powszechne problemy przy tworzeniu integracji z systemem SAP:

• Kluczowymi polami przy zatrudnieniu pracownika w systemie SAP są pola Employee Group/Sub Group oraz Personal Area/Sub Area. Bez ustalenia ich wartości na początku procesu w SAP nie będzie możliwe przejście dalej i wprowadzenie kolejnych danych pracownika. Już na poziomie projektowania rozwiązania istotne jest ustalenie czy wspomniane powyżej pola będą uzupełniane na podstawie danych przechowywanych w Workday, czy będą w późniejszym etapie wprowadzane w systemie SAP.

Przykładowa logika ustalania pól Employee Group/Sub Group na podstawie danych przechowywany w Workday:

• Wiele pól, które są wymagane w systemie SAP nie są domyślnie wymagane w Workday, co może prowadzić do nieprzewidzianych problemów i odrzucenia przesłanych informacji przez system SAP. Należy bezwzględnie zlokalizować takie dane oraz zmodyfikować odpowiednio proces biznesowy w systemie Workday, aby konkretne pola były wymagane już na etapie wprowadzania ich do systemu.
• Pola SAP, które przyjmują dane z Workday, często mają ograniczoną długość. Należy wtedy dodać odpowiednią logikę, która podzieli jedno pole Workday na wiele pól w SAP – na przykład tak, aby cały adres wprowadzony w Workday mógł zostać odzwierciedlony w SAP.

Integracja pomiędzy dwoma tak skomplikowanymi systemami wymaga odpowiedniego podejścia na wielu płaszczyznach. To konieczne, żeby poszczególne założenia nie wykluczały się nawzajem, a ręczna interwencja w działającą już integrację była minimalna. Należy pamiętać, że taki proces to zawsze wysiłek pomiędzy dwoma stronami – firmą, która wdraża rozwiązanie Workday oraz klientem, który jest właścicielem systemu SAP. Pomimo tego, że Deloitte dostarcza dane w formacie w pełni rozumianym przez SAP, nadal potrzebna jest wytężona praca obu stron. Tylko takie podejście pozwoli na zrozumienie oraz stworzenie idealnej integracji pomiędzy tymi dwoma systemami. Tak, to możliwe i udowodniliśmy to już nie raz!