Jak mierzyć dojrzałość zarządzania danymi z wykorzystaniem modeli dostępnych na rynku?

Dojrzałość w zarządzaniu danymi, nazywana zamiennie dojrzałością informacyjną nie ma konkretnie zdefiniowanych kryteriów, jakie muszą zostać spełnione, aby ją osiągnąć. Jest to jedna z miar, dzięki której organizacje mogą ocenić poziom zaawansowania zastosowanych rozwiązań i procesów, wdrożonych w ramach inicjatyw związanych z obszarem zarządzania danymi wewnątrz organizacji. Można przyjąć, że organizacja osiągnęła dojrzałość informacyjną, kiedy przetwarza dane w optymalny sposób, wyciąga z nich niezbędne informacje i formuje na ich podstawie wnioski, które służą do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.

Jakie kryteria powinna spełniać organizacja, aby zacząć mierzyć dojrzałość zarządzania danymi?

Odwołując się do definicji dojrzałości, czyli stanu osiągnięcia gotowości do wykonywania określonych zadań trzeba podkreślić, że proces badania dojrzałości w obszarze zarządzania danymi przynosi wartość organizacji wtedy, kiedy ta osiągnęła pewien poziom rozwoju i spełnia podstawowe, poniżej zaproponowane kryteria:

1. Dane – Organizacja jest świadoma jakie dane przetwarza, potrafi określić ich ilość oraz źródło pochodzenia. Ponad to przechowuje dane w ustrukturyzowany sposób oraz jest w stanie je regularnie kontrolować ich jakość.
2. Struktura organizacyjna – W organizacji istnieje formalny podział ról i obowiązków w obszarze zarządzania danymi. Organizacja jest w stanie świadomie określić zakres umiejętności niezbędnych do pełnienia danej roli oraz potrafi zidentyfikować wewnętrznych właścicieli danych.
3. Procesy - W organizacji istnieją procesy, polityki, standardy związane z szeroko pojętym zarządzaniem danymi. Ponadto organizacja jest świadoma i posiada lub pracuje nad stworzeniem centralnej strategii zarządzania danymi w organizacji.
4. Technologia – Organizacja posiada systemy i narzędzia, służące do przechowywania oraz przetwarzania danych, które są udokumentowane i wzajemnie zintegrowane.
5. Komunikacja – Wewnątrz organizacji istnieją kanały komunikacji pomiędzy zespołami technicznymi, a biznesowymi, które umożliwiają wymianę danych i informacji na potrzeby ustrukturyzowania i ujednolicenia procesów oraz raportów. Ponadto organizacja prowadzi działania w celu budowania świadomości pracowników w obszarze danych – na przykład prowadzi warsztaty, webinaria, newslettery które informują o tym, dlaczego dane są ważne czy jakie korzyści przynoszą.

Dlaczego organizacja powinna mierzyć dojrzałość zarządzania danymi?

Organizacje, które osiągnęły odpowiedni poziom bez wątpienia powinny rozważyć przeprowadzenie badania dojrzałości informacyjnej, ponieważ może ono przynieść bardzo wiele korzyści i znacząco zbliżyć organizację do osiągnięcia pożądanych celów.

Przede wszystkim badanie to umożliwia identyfikację słabych i mocnych stron w obszarze zarządzania informacją w organizacji. Pozwala ono określić i ocenić skuteczność kluczowych rozwiązań i procesów. Daje możliwość zidentyfikowania nowych możliwości biznesowych, które są fundamentem dla efektywnego wykorzystywania i monetyzowania danych.

Przeprowadzenie badania dojrzałości informacyjnej jest szansą do porównania się z konkurencją oraz pozwala na przygotowanie strategii na najbliższe lata. Jest to również okazja do wyznaczenie optymalnych celów, które powinny zostać zrealizowane w kluczowych obszarach organizacji przynosząc wymierne korzyści biznesowe.

Czym mierzy się dojrzałość informacyjną organizacji?

Do mierzenia dojrzałości informacyjnej organizacji wykorzystuje się specjalnie opracowane modele, dzięki czemu cały proces przebiega w sprawny i ustrukturyzowany sposób. Obecnie na rynku występuje wiele modeli, dzięki czemu organizację mogą wybrać taki, który w najlepszy sposób pokrywa się z ich oczekiwaniami i wymaganiami w stosunku do planowanego badania. Dostępne modele są często bardzo podobne, a rozróżniają je konkretne, niekiedy pojedyncze elementy takie jak badany obszar, złożoność czy poziom szczegółowości. Należy również pamiętać, że nie każdy model będzie nadawał do danego przypadku - na przykład do przeprowadzania badania dojrzałości w danej jednostce biznesowej, dziale czy departamencie konieczne będzie wykorzystanie innego modelu niż do badania dojrzałości informacyjnej całej organizacji. Poniżej, w kilku zdaniach, przybliżone zostały wybrane modele badania dojrzałości informacyjnej.

CMMI Institute Data Management Maturity Model (DMM)

Model ten jest ukierunkowany na ujednolicenie wzajemnego zrozumienia oraz priorytetów pomiędzy IT, a biznesem. Pozwala on na szczegółową oceną sześciu głównych obszarów związanych z zarządzaniem danymi:

• Strategii Zarządzania danymi
• Data Governance
• Jakości danych
• Platformy zarządzania danymi oraz jej architektury
• Operacji na danych
• Procesów wspierających zarządzanie danymi w organizacji

 
Do każdego z wyżej wymienionych obszarów przypisane są odpowiednie podkategorie, a każdą z nich ocenia się wykorzystując pięciostopniową skalę. Wykorzystanie modelu CMMI pozwala na stosunkowo szybką ocenę stanu dojrzałości informacyjnej w kluczowych obszarach zarządzania danymi. Jest to narzędzie, które dostarcza praktycznej wiedzy interesariuszom np. Chief Data Officer’om, pozwala określić w których obszarach należy wprowadzić zmiany, a przede wszystkim daje możliwość zidentyfikowania braków, w szczególności w odniesieniu do założonych celów.

Gartner Enterprise Information Management Maturity Model

Celem badania dojrzałości informacyjnej na podstawie modelu opracowanego przez ekspertów Gartnera jest dostarczenie liderom, takim jak np. Chief Data Oficer, informacji na jakim poziomie dojrzałości znajduje się obecnie organizacja i jakie działania należy podjąć, aby ten poziom podwyższyć. Model skupia się na siedmiu obszarach w organizacji:

• Wizji
• Strategii
• Metrykach
• Governance
• Strukturze organizacyjnej
• Infrastrukturze
• Procesach 

W każdym z tych obszarów określany jest poziom dojrzałości na podstawie sześciostopniowej skali. Ponadto każdy stopień został scharakteryzowany orientacyjnym zbiorem cech, który ma pomóc w określeniu aktualnego poziomu badanej organizacji. Ważna cechą modelu Gartnera jest to, że można go wykorzystać w różnej skali na przykład badając dojrzałość całego przedsiębiorstwa lub określając dojrzałość informacyjną wybranej jednostki biznesowej.

Stanford Data Governance Maturity Model

Model Stanforda skupia się głównie na obszarze związanym z Data Governance, ale jednocześnie dostarcza podstaw niezębnych do przeprowadzenia ewaluacji w obszarze zarządzania danymi. Wyróżniono w nim dwie podstawowe grupy komponentów. Pierwszą z nich są komponenty fundamentalne do których zalicza się: świadomość organizacji, formalizację oraz metadane. Do drugiej grupy należą komponenty projektowe, gdzie wyróżniono dane podstawowe, jakość danych oraz właścicielstwo danych. Dojrzałość każdego komponentu badana jest z perspektywy trzech wymiarów: Ludzi, Polityk oraz Możliwości. Model Stanforda zapewnia wytyczne i standard pomiaru proponując wskaźniki zarówno ilościowe jak i jakościowe, które pozwalają na mierzenie rozwoju inicjatywy Data Governance.

IBM Data Governance Council Maturity Model

Model IBM-a został stworzony w 2007 roku i skupia się na czterech obszarach: skuteczności, elementach wspierających, głównych zasadach oraz wytycznych wsparcia. W ramach tych obszarów zidentyfikowano 11 domen związanych z zarządzaniem danymi:

• Zarządzanie ryzykiem i zgodnością danych
• Kreowaniem wartości na podstawie danych
• Struktura i świadomość organizacyjna
• Polityki
• Właścicielstwo danych
• Zarządzanie jakością danych
• Zarządzanie cyklem życia informacji
• Bezpieczeństwo oraz prywatność informacji
• Architektura danych
• Klasyfikacja danych
• Audyt informacyjny oraz raportowanie

Każda z domen oceniana jest na podstawie pięciostopniowej skali, w której zawarto ogólne charakterystyki, pozwalające na określenie poziomu dojrzałości danej domeny. Celem tego modelu jest budowanie i usprawnianie spójności oraz kontroli jakości w zarządzaniu danymi wykorzystując sprawdzone technologie biznesowe, różne metody współpracy pomiędzy zespołami oraz najlepsze znane praktyki.

Deloitte Enterprise Information Maturity Assessment

Deloitte również opracował autorski model badania dojrzałości informacyjnej organizacji. Początkowo składał się on z 8 obszarów kompetencji, w których dojrzałość przetwarzania i wykorzystywania danych jest istotna. Były to obszary: Strategic Alignment (Dopasowanie do strategii organizacji), Governance and Processes (Procesy oraz zarządzanie nimi), Organization and People (Organizacja i Ludzie), Information Architecture (Architektura Informacyjna), Information Lifecycle (Cykl życia informacji), Data Management (Zarządzanie danymi), Content Management (Zarządzanie zawartością danych nieustrukturyzowanych), Infrastructure and Tools (Narzędzia i infrastruktura). Jednak w ślad za wzrastającymi potrzebami i istotnością zarządzania danymi, model ten ewoluował i przerodził się we framework Insight-Driven Organization (IDO), który kompleksowo adresuje wyzwanie usprawnienia zarządzania danymi w całej organizacji. IDO jest holistycznym planem na transformację informacyjną, który można dopasować do potrzeb organizacji, a początkiem tego planu jest zbadanie stanu obecnego zarządzania danymi poprzez m.in. zbadanie poziomu dojrzałości informacyjnej. Więcej informacji o samym IDO, będziemy publikować w kolejnych materiałach, a w międzyczasie zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.

Wybór właściwego modelu

W materiale wideo przedstawiony został proces badania dojrzałości informacyjnej organizacji. W tej części artykułu omówiony zostanie jego pierwszy krok, czyli wybór właściwego modelu. Odpowiednio dopasowany model, spełniający potrzeby organizacji jest determinantem sukcesu prowadzonej oceny. Z tego powodu sposób wyboru modelu powinien być przemyślany i wcześniej zaplanowany. Poniżej zostały zaproponowane i krótko opisane kroki, które strukturyzują przebiegi i wspierają przy wyborze narzędzia

1. Określenie obszaru badania oraz budżetu na jego przeprowadzenie – Pierwszym krokiem, stanowiącym punktu wyjścia jest wyznaczenie budżetu jaki organizacja może przeznaczyć na badanie dojrzałości informacyjnej. Następnie należy wskazać czy badana będzie cała organizacja bądź jej konkretna jednostka biznesowa.
2. Określenie celu i formy badania – Definicja celu badania jest fundamentem zarówno dla skutecznego wyboru narzędzia jak i całego badania dojrzałości informacyjnej. Kolejnym ważnym krokiem jaki należy podjąć jest decyzja czy badanie będzie przeprowadzane przez zewnętrznego dostawcę lub wewnętrzny zespół ekspertów.
3. Stworzenie listy wymagań – Przygotowanie wymagań w odniesieniu do modelu i całego badania jest niezbędne do wybrania modelu najlepiej dopasowanego do potrzeb organizacji. Tworząc listę wymagań dla modelu i całego badania powinno przyjąć się zasadę „od ogółu do szczegółu” - na potrzeby wyboru modelu powinno skupić się na wymaganiach ogólnych, które pomogą wybrać konkretne rozwiązanie.
4. Wybór metody ewaluacji oraz analiza rynku – Oczywiście istnieje wiele metod oceny narzędzi i nie powinno się ich oceniać w kategoriach najlepszej czy najgorszej. Jedną z nich może być macierz ewaluacji, gdzie w prosty i przystępny sposób można równocześnie zestawić kilka rozwiązań. Po wyborze metody ewaluacji kolejnym krokiem jest analiza rynku z uwzględnieniem najważniejszych wymagań takich jak budżet, zakres i sposób przeprowadzenia badania tak aby wybrać kilka modeli, które zostaną poddane bardziej szczegółowej ocenie.
5. Ocena zakwalifikowanych modeli i wybór najlepszego – Na podstawie określonych wymagań, celu badania, za pomocą wybranej metody ewaluacji należy przeprowadzić rzetelną i obiektywną ocenę, która pozwoli na wybór modelu najlepiej dopasowanego do potrzeb organizacji.

Wnioski

Dojrzałość informacyjna jest kluczowa w szczególności dla tych organizacji, które aspirują do bycia organizacjami opartymi na danych. Badanie dojrzałości informacyjnej jest swego rodzaju audytem, którego celem jest ocena stanu faktycznego w odniesieniu do zarządzania danymi w organizacji lub w jej konkretnej jednostce biznesowej. W rezultacie zwracana jest informacja, które obszary i w jakim zakresie wymagają wprowadzenia działań usprawniających w pierwszej kolejności. Oczywiście każda organizacja może zdecydować się na badanie dojrzałości informacyjnej jednak należy pamiętać, że te organizacje, które spełniają przytoczone w artykule kryteria, mogą osiągnąć z niego zdecydowanie większe korzyści. Skuteczność i efektywność badania zależy również od odpowiednio dobranego modelu. Obecnie rynek oferuje wiele modeli, dlatego tak ważny jest rzetelnie przeprowadzony proces wyboru rozwiązania do badania dojrzałości informacyjnej, tak aby było dopasowane w najlepszym stopniu do potrzeb i wymagań organizacji.

Autor artykułu: Michał Brzoza