Zyskaj przewagę: Cyfrowa droga do zarządzania stronami trzecimi

Artykuł

Zyskaj przewagę: Cyfrowa droga do zarządzania stronami trzecimi

Raport Deloitte dotyczący zarządzania ryzykiem stron trzecich. Część V – Outsourcing w dobie rosnącego ryzyka

Tegoroczny raport nosi tytuł „Zyskaj przewagę: Cyfrowa droga do zarządzania stronami trzecimi”. Niniejszy artykuł jest piątym z sześcioczęściowego cyklu przybliżającego najważniejsze wnioski płynące z badania. W tej części opisano główne powody, dla których organizacje decydują się na kontynuację outsourcingu procesów biznesowych pomimo rosnącego ryzyka oraz przedstawiono kilka wariantów działań, jakie w związku z tym mogą podjąć w najbliższym okresie.

Od sześciu lat Deloitte przeprowadza coroczne badanie dotyczące zarządzania ryzykiem stron trzecich (zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwach rozszerzonych). W najnowszej edycji badania wzięła udział rekordowa liczba 1170 uczestników z ponad 30 krajów. Najwięcej respondentów stanowiły osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem stron trzecich, jednak w badaniu wzięli również udział członkowie zarządu i wyższa kadra menadżerska. Respondenci reprezentowali następujące branże: dobra konsumenckie, energetyka i przemysł, usługi finansowe, ochrona zdrowia, sektor publiczny oraz technologie, media i telekomunikacja. W oparciu o wyniki tegorocznego badania Deloitte przygotował raport obrazujący główne trendy i wyzwania stojące przed przedsiębiorstwami rozszerzonymi w obszarze zarządzania ryzykiem.

Tegoroczny raport nosi tytuł „Zyskaj przewagę: Cyfrowa droga do zarządzania stronami trzecimi”. Niniejszy artykuł jest piątym z sześcioczęściowego cyklu przybliżającego najważniejsze wnioski płynące z badania. W tej części opisano główne powody, dla których organizacje decydują się na kontynuację outsourcingu procesów biznesowych pomimo rosnącego ryzyka oraz przedstawiono kilka wariantów działań, jakie w związku z tym mogą podjąć w najbliższym okresie.

Decydując się na outsourcing jakichkolwiek części procesu, organizacja narażona jest nie tylko na ryzyko, którego doświadczałaby sama, realizując te procesy wewnętrznie, ale również musi mierzyć się z dodatkowym ryzykiem, wynikającym z relacji z podmiotem zewnętrznym. Ryzyko reputacyjne, ryzyko niewydolności działania stron trzecich oraz utrata kontroli nad procesami realizowanymi w ramach outsourcingu stały się szczególnie istotne w ostatnich latach. Pandemia COVID-19 zmusiła przedsiębiorców do zastanowienia się nad tym, czy w dalszym ciągu są w stanie skutecznie i efektywnie przekazywać realizację własnych procesów stronom trzecim. W tej sytuacji wiele organizacji zaczęło rozważać inscourcing – włączenie do struktury organizacyjnej zadań, które dotychczas były wykonywane przez podmioty zewnętrzne. Jednak w miarę adaptacji do nowych warunków i sytuacji na rynku, znaczna część przedsiębiorstw zdecydowała się ostatecznie na utrzymanie obecnego stanu rzeczy, a dyskusje nad potencjalnym insourcingiem zakończyły się na etapie rozmów wstępnych.

 

Główne powody kontynuowania outsourcingu procesów biznesowych

Zgodnie z wynikami raportu organizacje wskazują na dwa główne powody kontynuowania outsourcingu procesów biznesowych pomimo związanego z tym ryzyka. Z jednej strony, znaczna część firm po prostu nie posiada odpowiednich zasobów pozwalających na realizację danych usług wewnątrz organizacji. Jedynie 2% respondentów badania jest pewnych zdolności swojej organizacji do insourcingu procesów biznesowych, a dodatkowe 18% ocenia tą zdolność wysoko. Zdecydowana większość przedstawicieli organizacji uważa natomiast, że są do tego przygotowane w stopniu umiarkowanym (48%), bądź niskim (24%). Dodatkowo 8% respondentów jest zdania, że posiadają bardzo niskie predyspozycje wewnętrznego wykonywania usług, które dotychczas realizowali w ramach outsourcingu.

Drugim głównym powodem kontynuowania outsourcingu procesów biznesowych jest presja ciągłej redukcji kosztów. Outsourcing jest często znacznie tańszą opcją niż samodzielna realizacja danego procesu biznesowego. I chociaż wyniki raportu wskazują, że 53% organizacji wyżej stawia zarządzanie ryzykiem niż minimalizację kosztów, chęć ograniczenia wydatków w dalszym ciągu ma dla nich duże znaczenie. Połowa respondentów (50%) czuje wysoką bądź bardzo wysoką presję, aby ograniczyć koszty poprzez outsourcing procesów biznesowych. Z kolei 36% badanych ma do tego neutralne podejście, a tylko 14% deklaruje, że nie czuje nacisku na ograniczanie wydatków. Jednocześnie jedynie 14% badanych organizacji wskazuje, że głównym powodem outsourcingu nie jest dla nich chęć minimalizacji wydatków, ale wyższa jakość lub inne cechy usług świadczonych przez firmy zewnętrzne.

Wysoka presja redukcji kosztów w największym stopniu dotyczy przedsiębiorstw działających w sektorze technologii, mediów i telekomunikacji oraz ochrony zdrowia. W związku z tym przewidujemy, że będą one kontynuowały outsourcing procesów biznesowych, przy jednoczesnym wdrażaniu skuteczniejszych modeli zarządzania ryzykiem stron trzecich.
Z kolei organizacje rządowe, samorządowe oraz pozostałe podmioty działające w sektorze publicznym w 70% odpowiedzi wskazywały na chęć insourcingu procesów biznesowych, wcześniej realizowanych przez podmioty trzecie. Jest to niewątpliwie związane z rygorystycznymi wymogami, jakim muszą sprostać jednostki działające w sektorze publicznym w zakresie zarządzania swoimi procesami i kontrolami.

Wyniki badania pokazały, że blisko połowa badanych organizacji (44%) chciałaby wprowadzić zmiany w strukturze sieci stron trzecich, z którymi współpracują. Wśród nich:

  • 39% zależy na dywersyfikacji lokalizacji partnerów biznesowych w związku z globalnymi i regionalnymi problemami geopolitycznymi,
  • 25% chciałoby zwiększyć udział lokalnych parterów lub partnerów z krajów sąsiedzkich,
  • 18% chciałoby przenieść do kraju kluczowe procesy biznesowe dotychczas realizowane zagranicą,
  • 18% zależy na zwiększeniu zróżnicowania geograficznego stron trzecich.

Decydując się na insourcing procesów biznesowych lub zlecanie ich realizacji podmiotom zewnętrznym, organizacja musi wziąć pod uwagę wiele zróżnicowanych czynników i świadomie przeanalizować ryzyko oraz koszty związane z poszczególnymi rozwiązaniami. Bez względu na to, jaką decyzję podejmie, powinna w dalszym ciągu uważnie monitorować podmioty trzecie oraz zmieniającą się sytuację na rynku, aby móc sprawnie zareagować na konieczność przekształcenia dotychczasowych procesów.
W krótkiej perspektywie czasowej organizacje mają do wyboru szereg wariantów działania, w zależności od ich preferencji i priorytetów:

  • Kontynuację outsourcingu procesów biznesowych, jednak przy jednoczesnym wdrożeniu dodatkowych środków zarządzania ryzykiem oraz kontroli stron trzecich. Może to obejmować również przejściowe wsparcie partnerów biznesowych np. poprzez wprowadzenie korzystniejszych warunków płatności czy tymczasową zwiększoną elastyczność w zakresie terminów i kar umownych.
  • Przygotowanie na możliwość częściowego bądź całkowitego włączenia do struktury organizacyjnej zadań, które dotychczas były realizowane w ramach outsourcingu.
  • Wypracowanie rozwiązań na wypadek konieczności insourcingu znacznej części kluczowych procesów biznesowych w sytuacji, gdy ryzyko związane z outsourcingiem okaże się zbyt wysokie.
  • Nieustanne monitorowanie sytuacji i bycie przygotowanym na podjęcie jednoznacznej decyzji o kontynuacji outsourcingu (przy zachowaniu dodatkowych środków zarządzania ryzykiem) bądź insourcingu wybranych kluczowych procesów biznesowych (gdy ryzyko związane z outsourcingiem zostanie ocenione jako zbyt wysokie).

Pandemia COVID-19 zwróciła uwagę na brak przygotowania organizacji na problemy, które mogą pojawić się podczas angażowania stron trzecich w realizację procesów biznesowych. Podkreśla to potrzebę opracowania planów awaryjnych oraz utrzymania ciągłości działania. Liczni ustawodawcy, w tym Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EBA) oraz Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Planów Emerytalnych (EIOPA), w ostatnich latach również wykazali zainteresowanie tematem outsourcingu i zarządzania ryzykiem stron trzecich. W 2019 roku Europejski Urząd Nadzoru Bankowego wydał nowe wytyczne dotyczące outsourcingu, które opierają się na analizie ryzyka i wymagają od instytucji finansowych stałej kontroli kluczowych procesów świadczonych przez firmy zewnętrzne.

Czy ta strona była pomocna?