Szkolenie on-line: Jak wdrożyć e-teczkę, czyli co trzeba zrobić, żeby zdigitalizować akta osobowe i jak się do tego przygotować?

Celem szkolenia jest omówienie wymogów prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej od strony prawnej i praktycznej. Omówimy, jakie wymogi powinien spełniać system, w którym będzie przechowywana e-teczka, jakie procedury i analizy powinien posiadać pracodawca decydując się na prowadzenie elektronicznych akt osobowych, jak zaplanować cały proces zmiany postaci prowadzenia akt i jakie największe wyzwania praktyczne stoją przed pracodawcami, którzy planują wdrożenie e-teczki. Dodatkowo omówimy sposób prowadzenia akt osobowych w pełni elektronicznie oraz procedury przekazywania akt papierowych pracownikom (bądź ich niszczenia).

W trakcie szkolenia uczestnik dowie się:

• jakie przepisy regulują wdrożenie i prowadzenie elektronicznych akt osobowych;
• jakie wymagania powinien spełniać system do prowadzenia elektronicznych akt osobowych;
• jakie procedury i analizy ma obowiązek posiadać pracodawca decydując się na prowadzenie elektronicznych akt osobowych;
• jak zaplanować proces zmiany postaci prowadzenia akt i jakie są wymagania techniczne i organizacyjne do przeprowadzenia tego procesu;
• w jaki sposób prowadzić akta osobowe w pełni elektronicznie po zmianie postaci dokumentacji;
• jak wdrożyć procedurę przekazywania papierowych akt pracownikom (bądź ich niszczenia).
  

1. Przepisy prawne regulujące wdrażanie e-teczki?

a) Akta osobowe a dokumentacja pracownicza – czy to to samo?

b) Czy to prawda, że cała dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w takiej samej postaci?

c) Czy skany dokumentów zapisane w podfolderach na dysku sieciowym lub w chmurze to e-teczka?

d) Jakie wymogi powinien spełniać system, w którym będzie przechowywana e-teczka?

e) Jak zaplanować cały proces zmiany postaci prowadzenia akt i jakie największe wyzwania praktyczne stoją przed pracodawcami, którzy planują wdrożenie e-teczki?

2. Najważniejsze kroki w digitalizacji akt osobowych:

a) Wybór systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania prawne

b) Skanowanie dokumentów i wgranie ich do systemu

c) Opracowanie procedur i dokonanie analiz

d) Poinformowanie pracowników o zmianie postaci akt

e) Czy po zmianie postaci można zniszczyć papierowe oryginały – jak wdrożyć procedurę przekazywania papierowych akt pracownikom (bądź ich niszczenia)

3. Funkcjonowanie z e-teczką

a) Dodawanie do e-teczki dokumentów papierowych

b) Dodawanie do e-teczki dokumentów elektronicznych

c) Wydruk lub eksport dokumentacji pracowniczej

d) Przeniesienie akt osobowych do innego systemu

4. Sesja pytań i odpowiedzi (Q&A)

Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób zajmujących się sprawami HR-owymi w każdej firmie, ponieważ wdrożenie e-teczki możliwe jest w każdej z nich. W szczególności zapraszamy dyrektorów HR, kierowników działów HR oraz Kadr i Płac, HR Business Partnerów oraz innych pracowników działów Zarządzania Zasobami Ludzkimi, którzy na co dzień zajmują się obiegiem dokumentów kadrowych i zainteresowani są procesem zmiany ich postaci.

Trzeciej i kolejnym osobom zapisanym na szkolenie z tej samej firmy przysługuje rabat w wysokości 10%.

Uczestnicy otrzymają prezentację ze szkolenia oraz imienny certyfikat, potwierdzający uczestnictwo w wydarzeniu.

Organizator oświadcza, że Szkolenie (w tym informacje, treści przekazywane w jego trakcie oraz w ramach materiałów przesyłanych w jego następstwie) ma charakter akademicki i nie stanowi podatkowej, prawnej ani innego rodzaju profesjonalnej porady czy opinii, zaś Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie jakichkolwiek informacji przekazanych na Szkoleniu lub w materiałach przekazywanych w związku z nim. Szkolenie obejmuje swoim zakresem zagadnienia ogólne, skierowane do szerokiego grona odbiorców oraz nie stanowi jakiejkolwiek formy indywidualnych konsultacji.

Organizator przyjmuje zgłoszenia poprzez wysłanie na adres e-mail: ceplszkolenia@deloitteCE.com poprawnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (wszystkie wymagane rubryki). Prosimy o podanie w formularzu służbowego adresu e-mail.

Potwierdzenie przyjęcia formularza zgłoszeniowego wraz z indywidualnym dostępem do nagrania na platformie streamingowej zostanie wysłane najpóźniej w terminie jednego dnia roboczego od dnia złożenia zamówienia na podany w formularzu adres e-mail.

Organizator rezerwuje sobie prawo do selekcji zgłoszeń, w szczególności odrzucania zgłoszeń kierowanych przez jednostki prowadzące działalność konkurencyjną wobec organizatora oraz do odrzucenia zgłoszeń na podstawie Ustawy z dnia 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publiczny.

Dostęp do nagrania jest przyznawany na czas określony tj. 7 dni kalendarzowych liczonych od dnia przesłania przez Deloitte potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

W przypadku braku otrzymania na Państwa adres e-mail potwierdzenia przyjęcia formularza zgłoszeniowego prosimy o kontakt pod adresem: ceplszkolenia@deloitteCE.com

Aby obejrzeć nagranie należy posiadać dostęp do komputera lub urządzenia mobilnego oraz internetu o minimalnej prędkości 1 Mbps.

Regulamin udostępniania treści cyfrowych i/lub usług cyfrowych Deloitte jest dostępny na stronie internetowej.

Usługodawcą jest spółka Deloitte Doradztwo Podatkowe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Warszawie pod adresem: Al. Jana Pawła II 22, 00-133 Warszawa, NIP: 525-21-91-427.