E-teczka – digitalizacja obiegu dokumentów pracowniczych

Z dniem 17 maja 2023 r. weszła w życie zmiana do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej poszerzająca zakres dokumentacji pracowniczej gromadzonej w aktach osobowych. Jest to kolejna zmiana przepisów w ostatnim czasie, wskutek której wzrosła liczba dokumentów archiwizowanych przez pracodawców.

Warto przy tej okazji odnotować, że według danych ZUS pracodawcy na dzień 31 marca 2023 r. zgłaszali do ubezpieczeń społecznych z tytułu zatrudnienia na umowie o pracę (co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji pracowniczej) ponad 11,6 mln pracowników

E-teczka – sposób na digitalizację obiegu dokumentów

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt pracowniczych przez:

• 10 lat po ustaniu zatrudnienia w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
• 50 lat w przypadku zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

W związku z tym wybór elektronicznych akt osobowych (e-teczki) zdaje się być oczywistym krokiem. Jest to jedyny sposób na:

• digitalizację obiegu dokumentów pracowniczych,
• zwiększenie efektywności,
• ograniczenie kosztów prowadzenia akt osobowych w dłuższej perspektywie.

Nie bez znaczenia pozostaje tu również aspekt ekologiczny czy wizerunkowy związany z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań w zakresie dokumentacji pracowniczej.

E-teczki – dlaczego warto prowadzić elektroniczne akta osobowe?

Pracodawca może wybrać prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej już od 2019 r. Akta prowadzone w tej formie zgodnie z przepisami prawa są równoważne w skutkach z prowadzeniem akt w tradycyjnej, papierowej formie. Jednocześnie elektroniczne akta osobowe mają wiele zalet i znacznie ułatwiają bieżącą pracę działom kadr i płac. Setki tysięcy dokumentów znajduje się w jednym miejscu i są zawsze „pod ręką”.

Jedną z niewątpliwych korzyści jest to, iż wgląd do e-teczek, w zależności od przyjętego przez pracodawcę narzędzia, jest możliwy z każdego miejsca, w którym jest zapewniony dostęp do sieci internetowej. Biorąc pod uwagę również upowszechnienie się pracy zdalnej, jest to niewątpliwa korzyść pozwalająca na skuteczne realizowanie swoich obowiązków przez pracowników pracujących bezpośrednio w oparciu o akta osobowe. Dodatkowo, niektóre z systemów obsługujących e-teczki pozwalają pracować na tych samych dokumentach kilku osobom równocześnie, przy jednoczesnym systemowym określeniu poziomu dostępu dla każdej z nich.

Ponadto elektroniczne akta osobowe umożliwiają stały i szybki dostęp do dokumentów i plików, które najczęściej w łatwy sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych. Tym samym ograniczeniu ulega czas związany z wyszukiwaniem niezbędnych danych.

Jednocześnie, skuteczne wdrożenie e-teczki, połączone ze zmianą nawyków i procedur wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów, eliminuje konieczność wytwarzania i posiadania większości papierowych dokumentów. Biorąc pod uwagę wzrost świadomości ekologicznej pracowników i przedsiębiorców, może to być jeden z czynników działających na korzyść pracodawcy oraz część strategii podejmowanej na rzecz zrównoważonego rozwoju. Badanie Deloitte „Indeks Postaw Klimatycznych w Polsce” z 2021 r. pokazało, że około 1/3 pracowników deklarowała rozważenie zmiany pracodawcy w związku z działaniami podejmowanymi na rzecz zrównoważonego rozwoju.

Mając na względzie techniczny aspekt archiwizacji, dokumenty papierowe są dużo bardziej narażone na przypadkowe uszkodzenie lub zniszczenie, niż dokumenty elektroniczne. Wybór właściwego narzędzia i jego skuteczne wdrożenie zapewnia, iż przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej jest zgodne z prawnymi wymogami, a tym samym bezpieczne, a ryzyko związane z zagubieniem lub zniszczeniem akt może zostać wyeliminowane.

E-teczka a przepisy prawa

Elektroniczne akta osobowe muszą jednak spełniać nie tylko wymogi dla e-teczki, ale również być zgodne z RODO. Dodatkowo wdrożenie e-teczki wymaga korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej już na etapie migracji dokumentów papierowych w celu potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z papierowym.

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy pracodawca może zmienić sposób prowadzenia akt z papierowych na elektroniczne i odwrotnie. Oprócz obowiązku poinformowania pracowników o zmianie sposobu prowadzenia akt warto też wprowadzić specjalną procedurę prowadzenia takich akt elektronicznie oraz zorganizować szkolenia dedykowane zarówno dla pracowników działów HR i rachuby płac, jak i pozostałej załogi.

E-teczka – podsumowanie

Podsumowując, właściwie przygotowany i zrealizowany proces digitalizacji dokumentów może przynieść wiele pozytywnych efektów dla przedsiębiorstwa. Nie należy tu pomijać również względów ekologicznych i zrównoważonego rozwoju. Każdy kto się zdecyduje na e-teczki doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień ich używają, raczej nie będą chcieli wrócić do tradycyjnego modelu pracy z dokumentami w formie papierowej.

Nasi eksperci z chęcią pomogą Państwu wdrożyć e-teczkę, w tym również w opracowaniu niezbędnej dokumentacji, szkoleń oraz na innych etapach związanych z digitalizacją procesów płacowo-kadrowych.

Współautorki:
Agata Jaworska, Starsza konsultantka w zespole Business Process Solutions