數據驅動．預測未來：智慧流程優化系列（一）流程探勘如何協助企業渡過疫情衝擊

2019年12月爆發的新型冠狀病毒感染肺炎(簡稱新冠肺炎)，已造成全球確診人數突破2,000萬，超過70萬人死亡。這場突如其來的疫情在全球造成逾百座城市封城或封閉式管理、運輸、物流、倉儲零售的困難，企業也被迫採取員工遠端在家工作措施，失業率逐漸攀升的情況之下，市場瀰漫著恐慌情緒與通貨緊縮的憂慮。

產業全面受衝擊，重構的產業鏈

新冠肺炎疫情不僅影響了全球整體經濟，消費力道受到衝擊，連帶影響各產業發展。除了衝擊觀光產業，全球已有23家航空公司倒閉，製造業供應更出現上游缺料、生產缺工、下游貨運無法出貨等供應鏈斷鏈。除工具機產業全年產值預測下修幅度逾三成外，石化等產業均下修全年產值預測約五到十五個百分比。如果未能因應疫情針對生產調控及備料庫存精密預測，伴隨而來的工廠停擺、客戶取消訂單等，進而影響既定排程與營收成長，將衝擊整體產業成長動能，甚至引發產業鏈的重構。

全球經濟動盪，金融秩序崩壞

疫情爆發後，全球主要的消費市場在交通及人流管制，加上國境封閉等，引發終端消費陡降，使得全球面臨2008年金融海嘯以來最大的衰退。金融市場的不穩定訊號接踵而來，除經歷美股十天內熔斷四次，原油期貨價格史無前例的出現了負值，國際金融協會(IIF)更是給出2020年全球經濟將會是負成長，是金融海嘯後首次負成長。

後疫情時期，企業如何因應

儘管各國政府努力研擬並進行紓困方案，但在疫情尚未明朗且短期內疫苗還無法上市的雙重壓力之下，企業如何自救振作，是目前刻不容緩的重要議題。

一、盤點既有資源，做好營運資金風險管理計畫

現金流管理是公司營運的基本命脈，根據清華與北京大學的共同研究報告指出，中國大陸約有八成五的中小企業在接下來的三個月內面臨資金周轉不良的困境。公司應立即制定因應疫情的現金管理計畫，具備一個新的整體風險管理計畫，除了注意現金循環週期，找出新的籌資方案，重新檢視變動成本，再次檢視進行中的投資計畫，並專心調控庫存，與供應商夥伴協調延長付款期限，並加強應收帳款的管理。透過流程探勘的技術，我們可以回顧過去的歷史交易，找出具備風險的客戶及供應商，透過數據分析降低壞帳風險。

圖1：應收帳款收款流程視覺化，透過數據分析進行預測，降低壞帳風險。

資源有限的企業可以先聚焦核心收入的關鍵資源，重新規劃再出發的策略與執行面。除了解如存貨等統計資訊外，透過流程探勘，公司更能夠了解各倉庫及時庫存資訊與調貨的狀況，進一步預測緊急採購的利潤損失及缺貨成本等。企業也應該尋找其他供應鏈數位化的方法，如金屬加工件製造商可以在線上建立3D樣本，解決海外買家無法和製造商之間來回查看樣品等問題。

圖2：倉儲工作流程探勘，重現工作流程真實樣貌，找尋流程瓶頸，設計改善計畫。

此外，許多跨國企業的交貨時間與運費增加了一倍以上。根據航空貨運費率TAC指數，從中國大陸到東協的航線空運價格飆升了兩倍。飛往歐洲和美國的空運價格也增加了一倍以上。同時，許多國際航線都在短時間內取消，如何透過流程探勘，找出關鍵零組件及單一供應商等風險，在疫情影響造成供應鏈風險增加的情況下，企業應立即考慮提高供應鏈網絡的彈性。尋找短期的替代供應來源、考慮供應鏈的可視性、安全儲備措施等。

圖3：重現原物料採購流程，找出關鍵零組件，全面掌握集團內供應商交易樣態，控制關鍵物料供應風險。

二、加快數位轉型，力求智慧製造

在天災與疫情衝擊下，企業主應當加快數位轉型腳步，提升員工遠距工作、在家上班的自主能力。台灣雖然是製造重鎮，除了科技產業外，其他產業的製造技術並未全面跟上智慧化。然而進入後疫情時代，供應鏈雖然會緩慢地恢復，但恐由過去的長鏈製造變成「短鏈生產」，也就是藉著「自動化」，讓各種生產能夠「在地化」、「區域化」。過去全球化分工雖然帶來了成本上極大的效益，但是過長供應鏈所造成的長鞭效應，常常會造成產銷的協調與供需的不穩定，若再加上疫情、天災導致原物料供貨異常，就會造成即使單一個材料卡關，都無法完成組裝、產品延遲交貨，甚至增加庫存及生產成本，並可能延伸導致供貨品質下降。如何透過數位流程探勘來降低可能的巨大風險，成為企業生存的必要課題。

圖4：智慧製造戰情室，工作流程梳理，目標提升生管作業自動化。

此外，企業透過導入流程機器人(Robotic Process Automation，簡稱RPA)，能全天候透過RPA反覆執行瑣碎流程，即使員工在家工作(Work From Home，簡稱WFH)，也無須擔心庶務性工作無法延續，且能通過網路連線至工廠或辦公室來處理進階事務，除能改善企業營運效率外，也可結合感測器、物聯網、人工智慧等強化基礎建設，掌握機台即時運轉情況，進而實現生產線自動化。透過流程探勘，公司更能進一步掌握自動化所帶來的優勢，改善的幅度，節省的成本，縮短交貨時間及提高顧客滿意度等重要資訊。

圖5：找尋具RPA導入潛力之工作流程，將資源優先部屬在效益較高之流程中，並提升整體效率及工作品質。

三、重新規劃業務及供應鏈布局

重新檢視業務規劃，從現有的資源中尋找復甦較快、風險較低之業務超前部屬，檢視整體供應鏈樣貌，重新釐清企業現有供應商及銷售客戶之風險狀況，調整未來計畫布局，降低營運風險、趨吉避凶，為企業養精蓄銳，提升復甦速度。

圖6：對供應商曝險狀況進行分析，掌握未來預計交貨之貨物曝險狀況，調整供應鏈布局。

四、確保員工健康，強化招聘流程，降低人才短缺對營運的衝擊

根據報告指出，受新冠肺炎疫情影響後，美國共有超過4000萬人失業，佔美國勞動力人口的四分之一。世界各國的失業率也在3% ~ 10%間不斷攀升，確保員工健康，適當的人力調整，甚至在疫情過去經濟復甦之時，快速招聘合適的人選，這些都是企業生存的關鍵。流程探勘可以使主管獲得足夠的資訊，例如：未報到、提早提職原因及升遷的適當性，將員工績效透明化，協助主管做出適當的晉升辭退決策，此外，更可協助企業選擇有效率的人力資源來源管道加速招聘，進而優化成本控管。這些都是流程探勘提升企業人力資源之優勢。

圖7：透過流程分析協助員工職涯規劃、工作效率及晉升情形，進一步提供招募、轉調、晉升、甚至資遣等決策支援分析。

小教室

流程探勘到底能幹什麼？

流程探勘應用於企業：透過企業所留下的數位足跡，流程探勘能為企業找出隱性成本，進一步量化非財務指標，提供更透明的資訊，以供管理階層決策。以會計核算內容為主體的顯性成本是歷史成本，而隱性成本則包含了潛在成本及未來成本，因此具有隱蔽性、潛在性、放大性及爆發性。當公司發生壞帳，流程探勘可以指出有信用問題的客戶、平均逾期時間及預測資金缺口。當公司產品因為缺陷而導致沒有銷量，流程探勘則可以找出哪些流程造成缺陷，未來應該何時開發新品確保技術成熟，何時改進老產品，又何時調整市場策略，進而提高企業核心競爭力與利潤率。