如何運用公司治理人員除弊興利

新增公司有法令遵循之義務

《公司法》重大修正已於民國107年8月1日總統公布，預計今年施行。新法第1條增訂公司應遵守法令及商業倫理規範之義務，同時也加強對公司或董事之處罰，新法也擴大實質董事和揭穿公司面紗原則對全國70萬家公司之適用，更給予股東自行或透過檢查人調查公司文件簿冊和特定交易之查閱權。公司亟需專業和專責的公司治理專業人才，協助董事進行法令遵循(legal compliance)和應對新法之挑戰。

主管機關加強公司治理人員之政策

公司治理專職人員雖未納入本次公司法修正，但透過金管會今年公布「新版公司治理藍圖(2018~2020)」分階段強制設置(參下表)，最快2019年特定金融保險業和資本額達新台幣(下同)100億元上市櫃公司應強制設置適任和適當人員之公司治理(專職)人員，同時前述公司應訂定「處理董事要求之標準作業程序及期限」，違反者將受有處罰。對適用公司而言，所剩時間無幾，宜儘早規劃依法設置適切組織和職權範圍。

表1：金管會新版公司治理藍圖(2018~2020)設置公司治理人員

公司治理人員的現代角色和功能

公司治理人員雖源自外國公司秘書(company secretary)，隨時代演進，其職責和功能已提升到更高層次，不僅負責公司登記、保存文件和接受股東查閱等固有職權，現代法賦予公司治理人員支援董事會議事決策的積極角色，中國《公司法》以「董事會秘書」(board secretary)一詞稱之，其職責提升到協助董事會落實公司治理與法令遵循，協助董事忠實執行業務以盡善良管理人注意義務，達到強化董事會效率及執行能力之效益。

因此，企業在規劃建置公司治理人員時，可思考其職責是否包括協助董事會制訂改善公司治理機制、辦理股東 / 董事會議事和紀錄、提供董事執行業務所需之資料、管理股東名簿、辦理依本次新增《公司法》第22-1條類似實質受益人申報之董監大股東資料申報、監督公司登記或資訊揭露等等事項。更進一步者，亦可考慮讓公司治理人員負責建置公司整體法令遵循之制度、績效評估和持續改善。

公司治理人員有待建立最佳實務

我國現行《上市上櫃公司治理實務守則》和107年度「公司治理評鑑」新增評鑑指標，僅是建議企業設置公司治理人員的最低標準，並非積極的公司治理最佳實務(best practice)，亦尚未對公司治理人員的現代角色和功能有所著墨。

近日主管機關透露強制設置公司治理人員之修法進度，除擬要求其應具備律師、會計師執業資格或於公開發行公司從事法務、財務、股務、議事等管理工作經驗達3年以上之專業資格，亦要求公司董事會委任「公司治理主管」使其受公司法經理人相關規範，最後將要求公司治理主管之辭(解)任應於一定時間內補足、每年最低進修時數、相關資訊變動之公告申報和違反處罰等規範。

然而，我國現行法和前述修法進度，仍欠缺公司治理人員之職權範圍、應備資格、獨立性、利益申報和兼任限制等具體細節，也未對不同產業不同規模之公司建議不同強度的管理制度。我們建議，各公司依規模大小、業務屬性、企業文化和管理需求，洽詢專家協助如何「量身訂做」一套建置導入和執行改善之整體計畫，提升公司治理活動設計之有效性及流程效率。

公司治理人員協助文件提供兼顧保密性

另一方面，公司有必要積極面對董事、股東、檢查人等要求提供公司業務資料或特定交易文件之挑戰。本次《公司法》重大修正降低少數股東聲請法院指派檢查人以及對董事提起訴訟之門檻，只需繼續六個月持股1%之股東即可能對董事提起訴訟，且裁判費超過新台幣60萬元部分暫免徵收，提高股東代位訴訟之便利。

同時，本次修法擴大檢查人得檢查公司特定交易和特定文件，修法理由舉關係人交易為例。若有心人士藉機刺探公司商業機密，公司各部門人員係依何種基準或情境判斷是否應提供或不得提供？公司是否得以營業秘密或欠缺必要性法定要件，拒絕提供？若公司內部已制訂提供董事或董事以外之人標準作業程序，可否作為提供與否之理由？以上種種，亦屬於公司治理人員權責範圍內可協助董事會之事項。

特別是《證券交易法》今年4月修正後新增獨立董事之查閱權，並給予獨立董事得自行聘請專家協助辦理之權限，若與董事會多數意見不同，應如何處理？實務上已發生獨立董事自行委任專家之糾紛，可預見董事會行使職權更容易遭到主管機關、司法機關及少數股東之檢驗及挑戰，以及公司內部重要文件和交易被查閱之機率大增。若公司欠缺委外或聘請專家之標準和作業流程，將有重大機密洩漏之風險，此時公司治理人員之角色及職權更顯重要。建議公司審慎評估檢視自身關於重要文件之準備、保存和提供董事 / 法院 / 檢查人等作業和流程，並積極建立保護管理措施，作為訴訟上有效之抗辯。

公司治理人員之正面力量

面對公司治理和法令遵循越發嚴峻的大環境，我們建議企業宜儘早妥善建置公司治理人員之組織、制度與行為，不但協助董事盡忠實義務及注意義務，亦協助董事會規劃建立可行有效的法令遵循架構，防免訴訟爭議。建議企業經營者評估自身公司治理現況與我國法令政策和理型之差異，並以最佳實務或公司治理標竿企業之經驗為參考，積極導入有效率之公司治理人員機制，積極除弊興利。