議題觀點

雲端ERP的使用族群與特色介紹

勤業眾信管理顧問(股)公司 / 胥傳沛副總經理、黃筑吟經理

ERP市場的轉變

世界級ERP大廠Oracle、SAP、Microsoft近年紛紛推出許多雲端ERP服務。Oracle在保留傳統 On-premise ERP產品(如E-business suite、JD Edwards)之外,併購雲端ERP大廠Netsuite並保留其產品,再推出自建的雲端產品Oracle Fusion ERP;SAP僅推出一套新的雲端ERP產品SAP Business ByDesign,但是既有的ERP產品SAP S/4HANA、SAP Business One也可被部署到雲端使用;Microsoft則跟Oracle一樣,在既有On-premise ERP產品 Microsoft Dynamics GP、Microsoft Dynamics AX之外,也推出了Microsoft Dynamics 365 雲端ERP產品。雲端服務儼然形成一種大家需要、技術也能支援的未來趨勢。

運動鞋大廠亞瑟士(Asics)從2014年開始就為多家海外子公司導入雲端ERP系統Netsuite,2015年創業家兄弟成功導入Oracle 雲端ERP系統Oracle Fusion ERP,2016年台灣哺乳內衣大廠媽媽餵的雲端ERP軟體Netsuite上線,區塊鏈新創公司奧丁丁也在2019年成功導入SAP Business ByDesign雲端ERP,台灣家樂福則是同年對外公告將在雲端環境建置SAP ERP系統。觀察這些市場變化,ERP系統雲端化是一種必然的趨勢嗎?究竟雲端ERP與傳統ERP有何不同?雲端ERP有何特色,為什麼越來越多公司傾向使用雲端ERP?雲端ERP是否有特別適合的使用對象?

傳統使用On-premise ERP常遇到的問題

依據我們過往輔導客戶的ERP導入經驗,過去,使用On-premise ERP的企業經常遇到以下問題:

  • 工廠內的觸碰螢幕數量稀少或經常故障,常造成生產移轉資料無法及時輸入,而ERP系統的庫存數據不即時(不正確),會連帶影響訂單出貨或生產備料的安排。
  • 要完成電子表單的簽核,必須先透過個人電腦進行VPN撥接連入公司專線網路,但主管出國參加研討會或參加客戶會議時,經常沒有充足的電腦作業時間,電子表單未經簽核,就會造成後續作業流程中斷,運作沒有效率。
  • 資訊系統使用多年,資料量過於龐大,系統速度愈來愈慢,擴充系統主機資源也沒有顯著改善。很多功能無法使用,很多新的需求需要找顧問重新配置,但是礙於系統版本老舊,很多系統廠商早已不支援維護該系統版本,也不提供升級服務,逼迫企業只能選擇一套新版ERP重新導入。
  • 企業在全球不同國家都有生產及銷售據點,但考慮各國子(分)公司的時差、語系需求、網路基礎建設程度、招募ERP人才的難易程度等狀況後,最後都選擇導入不同的ERP系統,每月在整併集團的銷售、財務資料時,需要耗費相當多的時間與人力在整併、溝通與確認資料。
  • 公司內的ERP 主機偶爾會因為受到攻擊而無法運作,前端使用者無法即時輸入或取得相關資料,怨聲載道,資訊人員必須加班修復系統,有苦難言。

將來隨著企業用戶將傳統ERP汰換為雲端ERP之後,這些問題將自動雲消霧散。因為大家只要持有能連上網際網路的個人裝置(如:手機、平板電腦),就可以隨時登入ERP系統操作,包括輸入日常交易資料、簽核表單、檢視報表等;不用等待他人解決硬體、網路連線才能登入ERP;也不需要每隔七、八年後就經歷一次劇烈陣痛,強制大家更換ERP系統;企業內的大部分子(分)公司都可以使用同一套ERP系統,既方便維護,也方便進行數據蒐集與整併。也鮮少再遇到系統意外掉線(停止服務)的狀況,有些雲端服務廠商甚至保證提供99.5以上的SLA (Service Level Agreement)服務水準,如果系統意外掉線的頻率超過他們給予的保證,是可以跟它們索賠的。使用雲端ERP有這麼多好處,但是,大家都適合使用雲端ERP嗎?雲端ERP究竟跟傳統的本地ERP有甚麼差別?以下是我們的經驗分享。

雲端ERP (Cloud ERP)跟本地ERP (On-premise ERP)有何不同

以系統部署方式來看,雲端ERP跟本地ERP差異很大。本地ERP是指將ERP應用程式安裝在客戶端的機器設備上,企業必須自行準備用來安裝ERP系統的所有資源,包括軟、硬體資源與人力資源;雲端ERP是指在雲端平台(非客戶端)上建置的ERP系統,由資訊廠商提供安裝與後續維運的服務,透過月租費方式向企業用戶收費。企業用戶可以選擇以公有雲(Public cloud)或私有雲(Private cloud)的方式部署ERP,但無法擁有該ERP系統的硬體設備、資料庫或應用程式原始碼。若以公有雲方式部署ERP,代表資訊廠商可以自行調度每個ERP環境使用的硬體資源(如CPU核心數量、硬碟空間、記憶體大小);反之,以私有雲方式部署ERP,代表用戶有權決定這個ERP環境要使用的硬體資源規格,資訊廠商不能任意調度私有雲中的資源。

但若從使用介面來看,雲端ERP跟本地ERP差異不大。早期許多傳統ERP走2-Tier架構,客戶端還需要安裝桌面程式才能登入ERP,但隨著資訊技術的提升,近年大多數的本地ERP都已改成3-Tire架構,ERP系統以Web介面呈現(即所謂的Web ERP),只要透過瀏覽器即可登入並操作ERP系統。而這種系統操作模式也是雲端ERP的操作方式。

以產品功能來看,雲端ERP跟本地ERP更是沒有一定差別。有些ERP產品無論選擇安裝在客戶本地端或雲端,都是同一套產品。當然,也有些資訊廠商在雲端潮流上順勢推出了全新的、更容易上手的雲端ERP系統。所以,我們只能說,以目前市場上推出的雲端ERP服務來跟傳統ERP比較,通常會有以下差異(但不是一定):

  • 雲端ERP是一種服務(Software as a service:軟體即服務),而不單指ERP產品本身。

圖1:ERP雲端服務示意圖

  • 導入雲端ERP的建置成本低:若使用本地ERP (on-premise ERP),企業必須自行準備用來安裝ERP系統的所有資源,包括軟、硬體資源與人力資源,如機房、伺服器、資料庫、防火牆、防火設備、專線網路、資訊管理人員等;如果訂閱雲端ERP服務,這些雲端資源是由專業團隊代管,企業原先預計投資的固定資產成本會轉變為變動成本或營業費用,因此保有更多閒置資金運用的機會。本地ERP與雲端ERP的主要成本分析請參見下表:

表1:使用Cloud ERP與On-premise ERP的成本比較表

  • 雲端ERP具有較好的操作介面與設計:使用者透過網際網路及瀏覽器(不限制瀏覽器)即可連上雲端ERP系統,無須額外程式安裝。系統支援關鍵字的大範圍搜尋,簡單的使用者介面(UI),更精簡的資料流程、開發方式與系統設定模式,通過影像辨識自動轉換文字,可無縫整合其它的企業解決方案(如EC、CRM、 Supplier Portal、POS、預算規劃)。
  • 雲端ERP的計價方式更彈性:雲端ERP系統通常使用「月租費」來「訂閱服務」,依使用者人數決定月租費金額,有些雲端ERP可以完全依據模組獨立拆售,有些雲端ERP則是將一些基本功能模組合併為一個銷售的基礎單元;有些雲端服務訂閱後會提供兩個環境(正式環境、測試環境),有些雲端服務則依環境數量分別計價。
  • 雲端ERP的維運方式改變:傳統ERP廠商通常會跟企業簽訂維護額約,企業才能在上線後持續向原廠反應系統問題,取得系統升級版本或補丁程式;但因為雲端ERP本身是一種服務,並非產品,企業用戶訂閱雲端ERP後,只要有持續在付月租費,就可以持續使用系統,原廠會定期給予系統升級或補丁。也因此,使用者可能會在每次系統升級後,發現多了一些新功能或新問題。另外,如果企業每月的交易數量大,也可以直接向原廠反映調整硬體資源,通常雲端資訊廠商都可以做到在短時間內完成資源擴充(甚至可以做到主機不中斷)。
  • 不易取得雲端ERP內的資料:過去企業要自行存取本地ERP的資料是一件容易的事,因為ERP系統後端的資料庫是自行建置的,不用從ERP系統介面匯出資料,直接存取資料庫即可獲取完整的資料,但是,大部分的雲端ERP服務都不會提供企業存取資料庫的權限。雲端服務廠商為了確保ERP系統的資料安全,通常會針對傳輸中或已存在資料庫內的靜態資料加密,也不會對外公開資料庫綱要(Database schema)。所以,企業通常只能使用雲端ERP的應用介面匯出所需資料,或透過內建的API存取資料,ERP系統內通常會有報表檢視工具,但如果企業要在ERP系統外存取、應用這些資料,確實較為不易。

以上,是我們觀察目前主流雲端ERP跟本地ERP的主要差異,但是不同業者對於雲端ERP都有不同的解釋,例如將ERP產品安裝在第三方的雲端平台(如Amazon的AWS平台或Microsoft的Azure平台),也是ERP系統雲端化的概念,但跟ERP系統廠商自己推出的雲端ERP服務比較,ERP服務方式就完全不同。所以,企業用戶在購買服務前都應該要仔細評估與多方比較,不要因為「雲端ERP」這幾個字而限制了認知。

雲端ERP特別適合中型企業、新創公司(mid-sized companies or startup business unit)或位於海外的子(分)公司

依據我們發展雲端ERP業務的經驗,若使用雲端ERP服務,企業無需一次拿出大量資金建置ERP,無需雇用ERP維運人員,系統介面通常更簡單、直覺,且企業用戶幾乎可以隨時中斷雲端ERP的訂閱服務,所以雲端ERP很適合中型企業或新創公司使用。當中型企業或新創公司的業務規模或複雜度提升時,財務部門的記帳需求量也跟著提升,但是如果人力沒有增加,月底時會計人員就會忙得焦頭爛額, 每月結帳時間至少兩周以上,這時就應該導入ERP系統來支撐企業營運了。因為ERP系統可以將前端的交易資料與後端的財務資料完整串聯,協助會計人員快速釐清數字的正確性,縮短結帳時間;且ERP系統包含的營運流程範疇很大,跨部門流程包括銷售訂單確認、出貨、退貨、收款、採購單管理、收貨、付款、庫存數量管理、固定資產生命週期管理、預算管理等,當各部門使用者透過ERP系統來紀錄交易資料時,就可以透過ERP系統達到流程標準化、落實內部控制等效益,提高資料正確性與即時性,進而提升企業的管理能力。

然而,要靠企業自己的力量成功建置一個符合需求、即時、正確、安全的資訊系統真的不容易,除了要有錢,還要對跨部門流程都熟悉的專業的人才,且必須投入大量時間才可能客製出一套ERP系統。所以,直接選購一套適合的ERP系統是相對經濟實惠的決定,如果不需要完整的ERP系統功能,也可以只選購雲端ERP中的部分模組(如財務模組),再搭配自行開發的業務系統使用。

另外,雲端ERP也相當適合要拓展海外業務而設立的子(分)公司使用,這種海外營運據點的使用者人數少,功能需求也趨於簡單,只是因應當地法律關係而有獨立公司帳務的需求,如果可以讓子公司使用雲端ERP服務,雲端ERP除了能支援子公司的日常業務運作,也方便集團進行帳務資料的蒐集與審查。

除了中型企業或新創公司外,大型企業適合雲端ERP嗎?

因為雲端ERP與本地ERP在產品功能方面並沒有一定的差異,其實只要有ERP系統需求的企業,都可以考慮採用雲端ERP服務。一般使用傳統ERP的公司,使用七、八年後,通常會開始覺得系統老舊,資料量過於龐大,系統反應愈來愈慢,擴充系統主機資源也沒有顯著改善。很多功能無法使用,很多新的需求需要找顧問重新配置,但是礙於系統版本老舊,很多系統廠商早已不支援維護該系統版本,也不提供升級服務,逼迫企業只能選擇一套新版ERP重新導入。更換雲端ERP後,理論上不會遇到這個情況,因為原廠會頻繁的更新系統,但是,系統更新後卻可能會造成客製程式無法繼續使用,導致企業的資訊人員需要更多時維護客製程式。當然,如果剛好新的ERP系統中剛好有功能模組能取代客製程式,將來就是由原廠維護標準功能了。

整體來說,雲端ERP服務中的ERP系統只是比本地ERP難以開發客製程式,不是不能客製,如果客制程式的範疇很明確、能與標準功能清楚切割,易於維護,一樣可以上雲端。然而,如果企業擔心客製程式的後續維運,本地ERP還是比較安全的選擇。如果將本地ERP安裝在雲端主機,企業一樣可以享受雲端服務,如實體資源管理、存取權限管理、資料庫管理等,惟不涉及應用程式範疇(ERP系統),所以,企業可以自行修改或升級ERP系統。

結語

在技術不斷提升、需求又多變的時代,雲端服務看起來就像是一個輕量化、又先進的資訊武器,可以為企業使用者帶來不同層面的改變,例如如果企業內的資訊人員或終端使用者也可以專注在與過去不一樣的事情;財務人員可以更聚焦在財務分析與預測,資訊人員可以更聚焦在需求分析與設計等。雲端ERP可能可以給予企業競爭力,又幫助企業保有市場彈性。但是,每個企業的需求都不同,產業情境也不同,ERP系統的模組功能是否能支撐企業的營運需求還是最關鍵的,畢竟ERP系統不是一個業務系統,企業不會因為導入ERP系統而直接提升業績。且雲端ERP產品其實只是ERP市場中增加的一個選項,建議大家平常心挑選,評估產品功能、價格、計價方式、部署方式,也評估每家廠商提供的服務內容,再決定是否採用雲端服務。如果比較清單中的ERP產品功能類似,可以再延伸考慮總體解決方案,使用相同廠商的資訊產品整合通常比較容易。

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