Jelentős változásokat hoz a visszaélések bejelentése terén az új Panasztörvény

Korábban a vállalkozásoknak nem volt kötelező a „whistleblowing” bevezetése, azaz a visszaélés-bejelentési jelzőrendszer létrehozása. Ezzel szemben a módosítás egyik legfőbb eleme, hogy a legalább 50 főt foglalkoztató vállalkozások számára kötelezővé válik a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozása és működtetése.

Egyes vállalkozásoknak, illetve vállalkozóknak a foglalkoztattak létszámától függetlenül is létre kell hozniuk a visszaélés-bejelentési rendszert, így például a Pénzmosás megelőzési törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó szolgáltatóknak: többek között a hitelintézeteknek, könyvvizsgálóknak, ügyvédeknek, közjegyzőknek, könyvelőknek, adótanácsadóknak, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzőknek, a székhelyszolgáltatóknak és bizalmi vagyonkezelőknek.

A jogszabály alapja, az ún. „Whistleblowing Irányelv”

Az Európai Unió egyik fontos célkitűzésként határozta meg az uniós jog megsértésével kapcsolatos visszásságok feltárását és az azokkal szembeni fellépést. E cél elérésének egy fontos lépéseként került megalkotásra egy egységes uniós jogi aktus bizonyos uniós szakpolitikai területeket érintően az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelmének közös minimumszabályaira vonatkozóan, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 számú irányelve („Whistleblowing Irányelv” vagy „Irányelv”) formájában. Az Irányelv hatálya kiterjed a közszférára és a magánszektorra is, akiknek biztosítaniuk kell belső bejelentési csatorna működtetését, valamint a bejelentések nyomon követését is.

A tagállamoknak 2021. december 17-éig kellett volna harmonizálniuk az Irányelvet a nagyobb, 249 főnél több munkavállalót foglalkoztató, magánszektorban működő jogalanyok tekintetében. Mivel ez nem történt meg, az Európai Bizottság 2023. február 13-i közleménye alapján keresetet indított 8 tagállammal, köztük Magyarországgal szemben is az Irányelv nemzeti jogba történő átültetésének elmaradása miatt. Az új törvény elfogadásával Magyarország most ennek az elmulasztott kötelezettségének tett eleget.

Kinek kell a visszaélés-bejelentési rendszert létrehoznia és működtetnie?

Az új Panasztv. alapján a magánszektorban működő foglalkoztatók belső bejelentési csatornát ún. ,,belső visszaélés-bejelentési rendszert” kell létrehozzanak és működtessenek. A meghatározások alapján foglalkoztatónak tekintendő, aki foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében természetes személyt foglalkoztat, foglalkoztatásra irányuló jogviszony pedig minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

Az 50 fős foglalkoztatotti létszámot meg nem haladó kis- és középvállalkozásoktekintetében nincs ilyen kötelezettség. A módosítás ugyanakkor bevezeti az 50-249 munkavállalót foglalkoztató munkáltatókra vonatkozó kötelezettséget, két könnyítéssel: az érintett jogalanyok közös belső visszaélés-bejelentési rendszert hozhatnak létre, valamint lehetőségük van arra, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására vonatkozó kötelezettséget 2023. december 17-től teljesítsék (figyelemmel arra, hogy a bevezetőben említett személyi körnél a foglalkoztatotti létszámtól függetlenül kötelező a rendszer kiépítése és működtetése).

A belső visszaélés-bejelentési rendszert főszabály szerint valamennyi közszférában működő jogalanynak is létre kell hoznia. Ez alól mentesülhetnek a 10.000 főnél kisebb lakosú önkormányzatok, illetve az 50-nél kevesebb munkavállalót foglalkoztató helyi önkormányzatok, az állam vagy helyi önkormányzatok tulajdonában álló gazdasági társaságok vagy az irányításuk alatt álló költségvetési szervek. Esetükben a szabályozás 2025. január 1-jétől alkalmazandó.

A módosítás a foglalkoztatóra bízza, hogy eldöntse, a szervezeten belül mely személyt vagy területet jelöli ki a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére, ugyanakkor minden esetben biztosítani kell a pártatlanságukat, függetlenségüket, illetve, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség. Ez megfelelő garanciák biztosítása mellett akár lehet kettős feladatkör is, így például a Compliance vezető, jogi vezető, vezető jogtanácsos, a HR vezető, az integritás-tanácsadó vagy egy igazgatótanácsi tag stb. is betöltheti a funkciót. A visszaélés-bejelentési rendszer működtetését külső harmadik fél is biztosíthatja, ez bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet (pl. tanácsadó cég) igénybevételével történhet. A bejelentővédelmi ügyvéd jogintézményével azonban a költségvetési szervek nem élhetnek. A bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet szükség esetén a bejelentések kivizsgálásával is megbízható, de a fő felelőssége ebben az esetben a belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozó foglalkoztatót terheli, annak munkáját e szereplők közreműködőként segíthetik. Fontos szabály továbbá, hogy bejelentővédelmi ügyvéd nem lehet az adott vállalkozással már megbízási jogviszonyban álló vagy 5 éven belül megbízási jogviszonyban állt ügyvéd.

Mit kell tudni a jelzőrendszerről? Kire vonatkozik a jelentéstétel és milyen bejelentések tartoznak a törvény hatálya alá?

A megtehető bejelentések köre széles: jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információra is lehet bejelentést tenni. Ha a munkáltató a munkavállalóira a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg (pl. etikai kódexben foglalt üzleti ajándékozás szabályait), lehetőség van ezek megsértése okán is a bejelentéstételre.

A lehetséges bejelentők köre is rendkívül széles. Bejelentő lehet többek között a korábbi, a jelenlegi vagy leendő munkavállaló (ha a jogviszony létesítésére irányuló folyamat megkezdődött), sőt akár a gyakornokok vagy az önkéntesek is, illetve a szerződéses partnerek (pl. beszállítók, vállalkozók, alvállalkozók, egyéni cégek) a jogviszony bármely szakaszában (szerződéskötéskor, a szerződés fennállása alatta és megszűnése után), tekintettel arra, hogy a felsoroltak közül bárki rendelkezhet információval, illetve bizonyítékkal. Ezenkívül a foglalkoztató (társ)tulajdonosai, ügyvezetői, felügyelőbizottsági tagjai stb. is tehetnek bejelentést.

A megtorlás megakadályozása és az adatvédelem is fontos szempont

A bejelentők védelmére a törvényben már jelenleg is meglévő garanciák mellé ún. védelmi intézkedések sora is beépítésre került, annak érdekében, hogy az esetleges megtorlástól való félelem ne tartsa őket vissza a bejelentések megtételétől. A bejelentő meghatározott esetekben nyilvánosságra is hozhatja bejelentését, például amennyiben a foglalkoztató nem tesz meg minden, a Panasztv-ben rögzített intézkedést vagy érdemi intézkedésre nem kerül sor. Ezért is különösen fontos a megfelelő eljárásrend kialakítása.

A törvény az Irányelvhez hasonlóan különös jelentőséget tulajdonít a személyes adatok védelmének. Ez a védelem nemcsak az esetleges bejelentést tevőt vagy éppen a bejelentésre okot adó magatartást tanúsító vagy mulasztó személyt védi, hanem azt is, akinek érdemi információi lehetnek a bejelentéssel kapcsolatban. Már ez a széles védetti kör jelzi, hogy a törvénynek való megfelelés a bejelentés megtételén túl, a jelzett probléma kivizsgálása, annak orvoslása és az érintettek tájékoztatása során is változtatásokat igényel a foglalkoztató eljárási szabályait illetően. A személyes adatok védelme – különösen a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas kezelése – és a megfelelő garanciák biztosítása azért különösen fontos, hogy az esetleges megtorlás lehetőségét és esélyét csökkentse, ezáltal ne tántorítsa el a bejelentőt a bejelentés megtételétől. A bejelentés megtétele kapcsán több rendelkezés is védi a bejelentőt:

• Egyrészről a visszaélés-bejelentés megtehető anonim módon, azonban kiemelendő, hogy ilyen esetben a bejelentés kivizsgálása mellőzhető.
• Másrészről amennyiben a bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján (amely egyébként a bejelentő hozzájárulását igényli), vagy személyesen szóban teszik meg, a bejelentést rögzíteni szükséges a személyes adatok védelmét célzó előírások szerinti tájékoztatást követően.
• Harmadrészt, már a rendszer kialakítását úgy kell végrehajtani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő személyes adatait a bejelentést kivizsgáló személyeken kívül más ne ismerhesse meg. A személyes adatokat kötelesek titokban tartani, azokat nem oszthatják meg a foglalkoztató egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

A fentiek mellett az érintetteknek a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd vagy külső szervezet részére továbbíthatóak, illetve átadhatók még a bejelentéssel kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére is, amennyiben ezen adatok kezelése a szerv törvény alapján jogosult vagy pedig a továbbításhoz a bejelentő hozzájárult. Egyértelmű hozzájáruláshoz kötik a szabályok a személyes adatok nyilvánosságra hozatalát is.

Fontos garanciális elem, hogy a bejelentő személyes adatai a bejelentésre okot adó magatartást tanúsító vagy mulasztó személy tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog gyakorlása keretében sem ismerhető meg.
Továbbá, a foglalkoztatónál kiépített, a személyes adatok védelmét célzó struktúra nemcsak az előbb említett eljárási szabályok kapcsán lehet érintett, mivel a visszaélés-bejelentési rendszer működtetését akár az adatvédelmi tisztviselő is elláthatja.

A Panasztv. elvárásainak implementálása, gyakorlati megvalósítása

Az új szabályozói kihívásokra azoknak a vállalkozásoknak is reagálniuk kell, ahol már működik a Panasztv. előírásai szerinti bejelentési rendszer és a 60 napos hatályba lépésre figyelemmel a kapcsolódó szabályozásukat mihamarabb szükséges felülvizsgálniuk. Az ilyen rendszert korábban nem alkalmazó munkáltatóknak pedig ezen rövid határidő alatt a belső eljárásrend kialakítását is meg kell valósítaniuk és a felelősöket is ki kell jelölniük, és szükséges gondoskodniuk a rendszer jogszerű működéséről. A belső szabályozás összhangba hozatala a compliance szempontokon túl adatvédelmi, munkajogi, informatikai/informatikai biztonsági kérdéseket is felvethet, így egy komplex megfelelési feladat az érintett vállalkozások számára.

A fentiek alapján jól látható továbbá, hogy a társaságoknak mindenképpen érdemes megfontolniuk, egy független, harmadik fél által alkalmazott visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazását is, aminek a megfelelő és hatékony működéséhez célszerű külső szakértők bevonásával értékelni és kivizsgálni a bejelentéseket. Egy hatékonyan működő visszaélés-bejelentő rendszer bevezetése a jogi megfelelés biztosításán túl megerősítheti az etikus vállalati kultúrát, erősíti a vállalat kontrollkörnyezetét és a kontrollok működésének hatékonyságát, segítséget nyújthat a jogsértések, visszaélések és egyéb magatartási normák megsértésének feltárásában, javíthatja továbbá a vállalkozás külső és belső megítélését is, azáltal, hogy a vállalat elkötelezettséget mutat az etikus, „compliant” működés iránt.

Szakértő kollégaink a fentiek gyors és hatékony megvalósításában segítséget nyújthatnak az Ön vállalkozásának is, elsősorban a visszaélés-bejelentési rendszer tervezésében, bevezetésében, a visszaélés-bejelentő rendszer működtetésében, független visszaélés-bejelentési rendszer biztosításában, a bejelentett esetek kivizsgálásában, a kontrollkörnyezet megerősítésében,és a szükséges belső szabályozói háttér kialakításában, felülvizsgálatában, a működési összhang megteremtésében. Töltse le kiadványunkat és ismerje meg megoldásunk részleteit!