Buktatók az elektronikus eljárásban és az új perjogi gyakorlatban

Januárban nagy fennforgást okozott az információ, miszerint az év elején Budapesten benyújtott kb. 5000 keresetlevélből csak pár tucat nem került visszautasításra. Ugyan a bíróságok cáfolták ezt a hírt, az továbbra sem kérdéses, hogy jelentős számú új ügy az év elején bevezetett szabályokban előírt formai követelmények megsértése miatt, tipikusan a polgári perrendtartás 176. §-ában előírt szabályok miatt került visszautasításra. Mivel az esetek többségében könnyen megelőzhető formai hibákról van szó, ezért javasoljuk az ügyfeleinknek, hogy a peres ügyeikben eljáró jogtanácsosok fokozott figyelmet fordítsanak a polgári perrendtartásban előírt új formai követelmények betartására.

A hatóságokkal való kommunikáció is megnehezült az év eleje óta. 2018. január 1-je után ugyanis a hatóságokkal csak elektronikusan van lehetőség kommunikálni, amire sok vállalkozás még nincs felkészülve kellőképpen. A tapasztalatok szerint sok esetben a közigazgatási szervek sem képesek hatékonyan kommunikálni a jogszabályok által kötelezően előírt elektronikus úton. Ezért, a negatív meglepetések megelőzése érdekében javasoljuk az ügyfeleinknek, hogy lehetőség szerint minden esetben előzetesen telefonon egyeztessenek az érintett közigazgatási hatóságokkal a kommunikáció módjáról.

A legtöbb gyakorlati nehézség a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal való kapcsolattartásban tapasztalható. Az új szabályok értelmében 2018. január 1-je után a vállalkozásoknak elsősorban a cégkapun keresztül kell a kapcsolatot tartani a NAV-al, azzal az egy engedménnyel, hogy 2018. december 31-ig még lehetőség van arra, hogy a vállalkozások a képviselőjük ügyfélkapuján keresztül tartsák a kapcsolatot az adóhatósággal.
A legtöbb vállalkozást meglepetésként érte ez a változás. Így például az év első két hónapjában a legtöbb vállalkozás még postai úton adta be a jogorvoslati kérelmeket a NAV-hoz, mert még nem tudtak arról, hogy 2018. január 1-től erre már csak elektronikus úton van lehetőség. A NAV ezeket a kérelmeket a hibás beadási forma ellenére igyekszik feldolgozni, mert figyelembe veszi, hogy év elején a vállalkozások jelentős része még nem is rendelkezett cégkapuval.

Tapasztalataink szerint a NAV-val történő kommunikációban gyakran elakadást okoz az is, hogy a NAV nem tudja fogadni a vállalkozások által beadott dokumentumokat. Ennek gyakran az az egyszerű oka, hogy a küldeményt feladó személy képviseleti joga nem tisztázott a NAV előtt. Ha például egy könyvelő vagy egy ügyvéd, aki nincs állandó meghatalmazottként nyilvántartva a NAV rendszerében, ad be iratot a vállalkozás nevében, akkor a NAV azt elutasítja az adótitok védelme érdekében. Ez a helyzet kivédhető úgy, hogy a vállalkozás a képviselőt előzetesen állandó meghatalmazottként bejelenti a NAV-nál. A NAV legújabb gyakorlata ilyen esetben lehetővé teszi továbbá azt is, hogy az esti meghatalmazottként eljáró képviselők az úgynevezett e-papír formátumban adják be a beadványaikat, amiket a NAV mostmár az állandó meghatalmazás nélkül is fel tud dolgozni.

Külön figyelmet igényel, hogy amennyiben a vállalkozás nem rendelkezik cégkapuval, úgy az adóhatóság a vállalkozás képviselőjének ügyfélkapujára küldi meg az iratokat. A kézbesítési vélelem ilyenkor abban a pillanatban beáll, amikor a képviselő a küldött dokumentumot megnyitja. Ez akkor jelenthet problémát, ha a vállalkozásnál nincs megfelelően leszabályozva, hogy az iratokat a képviselőnek kihez (pl. másik funkcióért felelős személy, vagy a vállalkozás nevében eljáró ügyvéd, stb.) kell továbbítania. Ilyen esetben ugyanis könnyen előfordulhat, hogy mire a vállalkozás illetékes munkatársa vagy megbízottja megkapja az iratot, addigra a vállalkozást terhelő határidő már le is telt. Az efféle meglepetések megelőzése érdekében javasoljuk az ügyfeleinknek, hogy részletesen gondolják át és szükség esetén szabályozzák, hogy a hatóságoktól érkező iratokat a képviselőknek ki részére és milyen határidővel kell továbbítaniuk.

Sok vállalkozás életében problémát jelent továbbá, hogy nincs kellően szabályozva a cégkapuhoz való hozzáférés kérdése. A vállalkozás cégkapujához való hozzáférés átgondolása és szabályozása azért lényeges, mert 2018. január 1-jét követően minden kommunikáció, ami a vállalkozás és a hatóságok között zajlik, a cégkapun keresztül történik. Ez azzal jár, hogy mindenki, aki a vállalkozás cégkapujához hozzáféréssel rendelkezik, ráláthat a vállalkozás egyes bizalmas ügyeire. Ez a probléma rendszerint a cégkapuhoz való hozzáférés megosztásával és szabályozásával küszöbölhető ki.

A jövőben érdemes odafigyelni arra a szabályra is, hogy a vállalkozásokat terhelő határidők meghosszabbodnak azokkal a napokkal, amikor a hatóságnál vagy a bíróságoknál négy órát meghaladó üzemzavar van. Ilyen módon ugyanis gyakran előfordulhat, hogy noha a vállalkozás azt hiszi, hogy lekéste a határidőt, mégis van lehetőség az iratok, kérelmek beadására, a hatóságnál vagy a bíróságnál fellépő üzemzavarokra hivatkozással.

Ugyan egyelőre még nem belátható, hogy a jövőben az elektronikus kapcsolattartásnak milyen buktatói lesznek, az már tapasztalható az első két hónap után, hogy mind a hatóságok mind a vállalkozások oldalán komoly nehézségeket okozott az év elején hatályba lépő szabályozás. Ügyvédi irodánk kollégái napi szinten egyeztetnek a hatóságokkal az elektronikus kapcsolattartással összefüggésben felmerülő kérdésekről, és naprakész gyakorlati tudással állnak ügyfeleink rendelkezésére a napi nehézségek leküzdéséhez.