Automatyzacja procesów księgowych i raportowania – korzyści dla firm

Automatyzacja procesów księgowych przebiega w przyspieszonym tempie z uwagi na oczekiwania przedsiębiorców dotyczące wzrostu efektywności, redukcji kosztów oraz rozwoju oprogramowania wspierającego systemy księgowe. Coraz częściej automatyzacja jest ujęta w ramach KPI dyrektorów finansowych i stanowi element ich oceny rocznej.
Niewątpliwie wypływ na ten trend miała również sytuacja na rynku pracy i deficyt pracowników oraz chęć rozwijania się młodych pracowników w ciekawych i mających większy wpływ na postęp firm obszarach np. analizy danych i ich interpretacji.

Których obszarów dotyka automatyzacja?

Automatyzacja jest pożądana przede wszystkim tam, gdzie mamy do czynienia z powtarzalnymi czynnościami manualnymi np. uzgodnieniami, przenoszeniem danych pomiędzy systemami. Takie czynności konsumują dużo zasobów, a nie generują korzyści. Ale robotyzacja jest także pożądana w przypadku procesów, w których liczy się czas – np. przygotowanie raportu finansowego. To jak szybko sporządzony zostanie raport finansowy, wpływa na szybkość podejmowania działań biznesowych.

Jakie narzędzia są stosowane obecnie do raportowania finansowego?

Znaczne korzyści mogą zostać osiągnięte poprzez wdrożenie funkcjonalności przygotowania raportów i sprawozdań finansowych na bazie danych bezpośrednio pochodzących z systemów księgowych. Takie czynności, jak formatowanie raportów, czy nawet przygotowanie innych wersji językowych, też mogą być w pełni zautomatyzowane. W Polsce od 2018 roku obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdań w formacie XML. Dobrze, jeżeli taka funkcjonalność jest „zaszyta” w module raportowania – dzięki niej zaoszczędzimy czas na przenoszenie danych i zabezpieczymy się przed błędami.
W przypadku spółek, gdzie kilka osób pracuje równolegle nad przygotowaniem sprawozdania finansowego, dobrze sprawdzają się narzędzia umożliwiające równoczesną pracę nad sprawozdaniem bez konieczności przesyłania sobie pliku.

Który obszar raportowania może dać firmom znaczące korzyści z automatyzacji?

Możemy tu przywołać przykład optymalizacji procesu konsolidacji, która daje ogromne możliwości. Kilka lat temu Deloitte przeprowadziło badanie, z którego wynikało, że ten obszar generuje największe opóźnienia. Często ich przyczyną jest właśnie ilość manualnych czynności, które należy wykonać, a które mogą zostać zautomatyzowane

Rozwiązania, jakie Deloitte wdraża u swoich klientów bazują zarówno na autorskich narzędziach, jak również wynikają ze współpracy z dostawcami technologii, cieszą się tak dużą popularnością dlatego, że zostały zaprojektowane przez praktyków na bazie doświadczeń. Wiemy co sprawia działom księgowym i rachunkowym największą trudność, gdzie mogą wystąpić błędy oraz gdzie spółki tracą czas.

A jak będzie wyglądało raportowanie w przyszłości?

Coraz większe znaczenie będzie miało zastosowanie narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji, analizie danych oraz uczeniu maszynowym. W przyszłości nie tylko dane finansowe będą mogły zostać wygenerowane w czasie rzeczywistym, po naciśnięciu klawisza Enter, ale również ich interpretacja i analiza biznesowa będzie dokonywana przez system na bazie coraz bardziej zaawansowanych narzędzi.

Źródło: Rzeczpospolita, dodatek „Doradca firmy” z 30.04.2021