Boom na e-faktury w kryzysie - czyli dlaczego digitalizacja w firmie się opłaca?

Wzrost ten nie jest jednak na tyle duży by móc stwierdzić, że są to rozwiązania występujące powszechnie. A co ciekawe, przez ostatnie lata to duże firmy bardziej niechętnie przestawiały się na e-faktury niż mniejsze podmioty. W okresie pandemii rynkowi giganci mieli niejednokrotnie więcej problemów z obiegiem dokumentów, jeśli nie odbywał się on w sposób elektroniczny, co spowodowało, że wiele firm zrozumiało potrzebę zmiany dotychczasowego podejścia w tym zakresie.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Jedną z podstawowych korzyści są oczywiście oszczędności – możemy zredukować koszty zakupu papieru, druku, wysyłki faktur i innych dokumentów, koszty ich przechowywania, a w niektórych przypadkach również tzw. „wklepywania”, czyli koszty pracownicze związane z wprowadzaniem dokumentów do ksiąg. Kluczowa jest także efektywność – proces ten staje się sprawniejszy i szybszy. Jest to więc bardzo korzystne rozwiązanie dla firm dużych, o rozbudowanej strukturze, ponieważ nie tylko ogranicza znacząco czas potrzebny na zaakceptowanie dokumentów, lecz również zabezpiecza przed zaginięciem faktury w trakcie procesu akceptacyjnego. Zaletą elektronicznego archiwizowania faktur jest również łatwiejszy i szybszy dostęp do wyszukiwanych dokumentów, w oparciu o różne parametry.

E-faktury są też bezpieczniejsze, ponieważ minimalizują ilość operacji manualnych (statystycznie występuje więc mniej błędów i rozbieżności miedzy księgami a samym dokumentem) oraz ograniczają ryzyko ewentualnego uszkodzenia i utraty dokumentów. Trzeba jednak pamiętać, by zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność.

Faktury elektroniczne wpisują się również w coraz popularniejsze ostatnio trendy ochrony środowiska i stosowania się do zasad social responsibility. Mimo to część firm nadal nie przekonała się do faktur w formie JPG lub PDF, nie mówiąc już o formatach EDI (ang. Electronic Data Interchange), UBL (ang. Universal Business Language) czy XML, które najlepiej nadają się do automatycznego przetwarzania.

Papier to papier – najczęstsze mity dotyczące e-faktur

Powstaje więc pytanie, dlaczego tak duża liczba podmiotów obawia się przejścia na fakturowanie elektroniczne. W opinii wielu nadal występuje nieprawdziwe przekonanie, że proces przestawienia się na e-faktury jest czasochłonny i może być nieopłacalny – w szczególności dla mniejszych podmiotów. Jednym z często spotykanych mitów jest także opinia, że trzeba spełnić restrykcyjne procedury zabezpieczające, „dopilnować formalności i stosować specjalne systemy, które zapewnią wiarygodność przesyłanych dokumentów. Tymczasem, zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur może być pisemna (również w formie e-maila), ale już od 2013 r. ta forma nie jest obowiązkowa – w praktyce wystarczy ustna lub nawet domniemana (np. gdy nabywca potwierdzi, że nie sprzeciwia się otrzymywaniu e-faktur poprzez opłacenie pierwszej z nich, otrzymanej od nabywcy).

Nadal można się również niestety spotkać z błędnymi opiniami, że faktura w formie pliku PDF nie jest e-fakturą, trzeba i tak ją wydrukować i przechowywać w wersji papierowej, bo w takiej formie będziemy musieli przedstawić ją urzędowi skarbowemu na wypadek kontroli. W rzeczywistości ważne jest jedynie, aby sposób archiwizacji faktur umożliwiał łatwy i szybki dostęp do nich (również dla urzędu), a warunek ten spełnia m.in. zapisanie ich na dysku komputera, pamięci przenośnej (USB, płycie CD) czy portalu internetowym, dedykowanym do przechowywania dokumentów. Oprócz wymagań technologicznych po stronie wystawcy, istotne są również możliwości i oczekiwania kontrahentów. A Ci nadal czasami mają większe zaufanie do papieru – w szczególności, jeśli chodzi o faktury zakupowe. Albo boją się ewentualnych sporów z organami podatkowymi, które czasami nadal podejrzliwie patrzą na wydatki udokumentowane e-fakturą pod kątem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Brak jednolitego standardu elektronicznej faktury

Niektórych przedsiębiorców zniechęca również brak jednego, określonego standardu e-faktury. O ile sama faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym, jej treść i elementy obligatoryjne (jak również sposób i termin wystawienia) reguluje ustawa o VAT, to jest praktycznie pełna dowolności jeśli chodzi o układ faktury i jej format. Faktury zakupowe wystawione przez różnych kontrahentów mogą znacząco różnić się od siebie wyglądem. Na szczęście specjalistyczne oprogramowania korzystające z technologii OCR (ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawania znaków) oraz ICR (ang. intelligent character recognition – inteligentne rozpoznawanie znaków) umożliwiają już automatyczne „sczytywanie” danych z faktur ze skutecznością powyżej 90%.

Wprowadzenie jednego bezwzględnie obowiązującego modelu e-fakturowania w formacie xml ma jednak więcej przeciwników wśród polskich przedsiębiorców niż zwolenników – mimo udogodnień, które niosłoby ze sobą to rozwiązanie, wiąże się ono z istotnymi zmianami w systemach finansowo-księgowych i dodatkowymi kosztami, które w obecnej sytuacji gospodarczej mogą być wyjątkowo dotkliwe. Ujednolicone fakturowanie byłoby oczywiście bardzo dogodne dla fiskusa, ale wprowadzenie takiego rozwiązania w opcji najbardziej pro-fiskalnej i ułatwiającej prowadzenie wnikliwej analityki, czyli jako obowiązkowego dla wszystkich podatników wymagałoby zgody Komisji Europejskiej.

Obecnie e-fakturowanie w takim modelu, że faktura po wystawieniu przez dostawcę wysyłana na platformę elektroniczną, skąd – po akceptacji organów – jest ona udostępniana kontrahentowi funkcjonuje przy zamówieniach publicznych. Ministerstwo Finansów ma w planach rozszerzenie tego sposobu dokumentowania na resztę transakcji. W formie dobrowolnej takie rozwiązanie może zostać wprowadzone już w 2021 r. Ustrukturyzowane e-fakturowanie mogłaby przyczynić się do zautomatyzowania księgowania, ale obowiązek prenotyfikacji może wydłużyć obieg dokumentów między sprzedawcą i nabywcą.

Na razie jednak firmy, które nie były przekonane do rezygnacji z papierowej wersji faktur i przechowywania dokumentów do rozliczeń podatkowych w fizycznej formie powinny rozważyć zdigitalizowanie tego procesu – oczywiście w odpowiadającym im stopniu – by korzystać ze wspominanych korzyści przy stosunkowo niskich kosztach wprowadzenia tych zmian.