Prezenty świąteczne z ZFŚS

Świąteczny prezent także w miejscu pracy

Wielu polskich pracodawców podtrzymuje zwyczaj obdarowywania swoich pracowników z okazji Świąt Bożego Narodzenia, co bez wątpienia pozytywnie wpływa na relacje i kreuje pozytywny wizerunek pracodawcy.

Prezenty te mogą przyjąć różne formy, np.:

• karty przedpłacone,
• bony,
• talony,
• drobne upominki rzeczowe (takie jak paczki ze słodyczami czy świąteczne akcesoria),
• świąteczne świadczenia w formie finansowej.

Jeśli źródłem ich finansowania jest ZFŚS (na tym przypadku skupimy się w niniejszym materiale), traktowanie na gruncie PIT i ZUS powinno być analogiczne, z uwzględnieniem jednak formy prezentu (o czym mowa poniżej).

Jeśli z kolei pracodawca finansuje prezenty dla pracowników przy użyciu środków obrotowych, konsekwencje w PIT i ZUS mogą być inne – pisaliśmy o tym w poprzednim materiale na Strefie Pracodawcy – Opodatkowanie prezentu dla pracownika.

Świadczenia z ZFSŚ a PIT

Warto pamiętać, że zgodnie z polskimi przepisami świadczenia zapewniane pracownikom przez pracodawców co do zasady stanowią przychód po stronie pracownika podlegający opodatkowaniu PIT, wobec czego mogą zostać zwolnione z opodatkowania tylko, jeżeli pozwala na to szczególny przepis ustawy.

Przepisy ustawy o PIT przewidują zwolnienie z opodatkowania wartości świadczeń otrzymanych przez pracownika z ZFŚS, jeżeli spełnione zostaną odpowiednie warunki:

• świadczenia te muszą być przyznawane w związku z finansowaniem działalności socjalnej (działalność socjalna szczegółowo definiowana jest w odrębnych przepisach),
• beneficjentami świadczeń muszą być pracownicy,
• muszą to być świadczenia rzeczowe lub pieniężne,
• świadczenia muszą być sfinansowane w całości ze środków ZFŚS,
• łączna wysokość świadczeń nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty 1000 zł (do 31.12.2023 r. ograniczenie to zostało czasowo zwiększone do 2000 zł).

Ocena tego, czy świadczenia finansowane z ZFSŚ powinny podlegać opodatkowaniu na gruncie polskich przepisów jest tematem powszechnie pojawiającym się w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez polskie organy skarbowe.

Stanowisko tych organów od lat pozostaje spójne. Konsekwentnie potwierdzają one, że pracodawcy przyznający pracownikom świadczenia z ZFŚS (pod warunkiem spełnienia szczegółowych warunków) nie pełnią obowiązków płatnika podatku w związku z przyznaną wartością. Możliwość zastosowania zwolnienia z PIT do świadczeń z ZFŚS, które spełniają jednocześnie wszystkie wyżej wymienione warunki, została potwierdzona, m.in.:

• decyzją z dnia 19 maja 2023 r. sygn. 0115-KDIT1.4011.241.2023.1.MST,
• czy decyzją z dnia 23 sierpnia 2023 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.459.2023.2.GG.

Warto zwrócić uwagę, że z powyższego zwolnienia nie mogą jednak skorzystać bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, co potwierdza zarówno wprost treść przywołanego przepisu, jak i praktyka organów podatkowych.

O ile tylko świąteczny prezent spełnia jednocześnie wszystkie wskazane w przepisie ustawy o PIT warunki, będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z PIT, a w konsekwencji pracodawca nie będzie pełnił obowiązków płatnika podatku w stosunku do przekazanej wartości świadczenia.

Składki ZUS a świąteczne prezenty z ZFSŚ

Z kolei, w odniesieniu do świadczeń finansowanych z ZFŚS także na gruncie ZUS przewidziano stosowne wyłączenie. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFSŚ.

Nie ma przy tym znaczenia, jaki charakter ma dane świadczenie, jednak kluczowe jest spełnienie ustawowego warunku dotyczącego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Sytuacja każdego pracownika w takim przypadku powinna być analizowana i rozpatrywana indywidualnie, a wysokość przyznanego świadczenia powinna być uzależniona od tzw. kryterium socjalnego. W przeciwnym razie ZUS może domagać się naliczenia i odprowadzenia składek.

Dla wyłączenia świadczeń finansowanych z ZFŚS z podstawy składek ZUS nie został wprowadzony żaden limit kwotowy (odmiennie niż na gruncie PIT), a co za tym idzie, pracodawca nie będzie pełnił obowiązków płatnika składek ZUS w stosunku do całej przekazanej wartości świątecznego prezentu.