Koronawirus – czas na home office

Warto zatem przypomnieć podstawowe dobre praktyki organizacji pracy zdalnej i zweryfikować procedury w swojej firmie w tym zakresie, a jeżeli dotychczas takie procedury nie zostały wdrożone – jest to dobry moment na ich zaimplementowanie i przetestowanie w praktyce. Nadmieniamy, iż obecnie Senat przygotował projekt zmian do opisanego powyżej rozwiązania a jedna z proponowanych zmian zakłada, że pracodawca miałby zostać zobowiązany, żeby ustalić kwestie dotyczące pracy zdalnej m.in. w regulaminie pracy. Przyjęcie zaproponowanych zmian oznaczałoby, że przygotowanie regulaminu w zakresie pracy zdalnej stałoby się obowiązkowe.
 

Praca zdalna - co na to prawo pracy?

Dotychczas praca zdalna odbywała się na podstawie porozumienia pracodawcy i pracownika. Pracodawca nie miał możliwości jednostronnego skierowania pracownika do pracy na home office. Wykonywanie pracy zdalnej mogło odbywać się na wniosek pracownika, na podstawie zgody udzielonej przez pracodawcę. 

Sytuacja zmieniła się na skutek wejścia w życie przepisów tzw. specustawy dotyczącej koronawirusa – ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W ustawie wprost przewidziano, że: w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Specustawa daje zatem pracodawcy możliwość skierowania pracownika do pracy zdalnej na podstawie samego polecenia pracodawcy. Jest to istotna zmiana, ponieważ do czasu pojawienia się wskazanych przepisów Państwowa Inspekcja Pracy stała na stanowisku, iż takie jednostronne polecenie godziło w uprawnienia pracownicze i zasadniczo było niedopuszczalne.

Sama praca zdalna i zasady jej wykonywania nie jest uregulowana przepisach prawa pracy. Dlatego też firmy decydują się na wdrażanie własnych regulacji określających zasady wykonywania pracy zdalnej. Rozwiązanie to może okazać się niezwykle przydatne szczególnie w obecnej sytuacji, w której w związku ze stanem zagrożenia epidemiologicznego często całe działy, a nawet firmy rozpoczęły pracę na home office. 

Odpowiednio przygotowane regulaminy i zaznajomienie pracowników z procedurami pracy zdalnej mogą pomóc pracodawcom w organizacji pracy zespołów w tym trudnym czasie, tym bardziej, iż na chwilę obecną trudno określić jak długo tryb pracy zdalnej będzie zalecany i wykorzystywany. Pracownicy zyskują natomiast jasne i przejrzyste zasady wykonywania przez nich pracy w omawiany sposób.

Regulamin pracy zdalnej – dobre praktyki

Specyfika pracy zdalnej dotyka wielu aspektów codziennego funkcjonowania pracownika i pracodawcy oraz ich wzajemnej komunikacji. Aby praca zdalna przebiegała możliwie bezpiecznie i efektywnie warto niektóre kwestie uregulować w firmowych dokumentach wewnętrznych. Za dobrą praktykę postrzegane jest, aby regulamin pracy zdalnej przyjęty u danego pracodawcy odnosił się do poszczególnych obszarów związanych z home office, takich jak przykładowo: organizacja pracy zdalnej, w tym rozliczanie się pracownika z wykonanych zadań i dostarczanie rezultatów jego pracy oraz raportowanie czasu pracy, zasady wykorzystywania sprzętu komputerowego i innych urządzeń elektronicznych oraz kwestie ewentualnych wymagań technicznych i informatycznych, w tym zasad dostępu i korzystania z sieci pracodawcy, a także ochrona danych osobowych oraz odpowiednia dbałość i ochrona tajemnicy oraz interesów pracodawcy, czy kwestie BHP.

Warto też zadbać o to, aby w regulaminie znalazły się przejrzyste zasady wnioskowania przez pracowników o zgodę na pracę zdalną oraz zasady dotyczące udzielania i cofania takiej zgody przez pracodawcę.
 

BHP na home office

Przepisy nie regulują zasad BHP oraz odpowiedzialności za ich przestrzeganie podczas wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Brak jest także odrębnych przepisów regulujących kwestie wypadku przy pracy dla pracowników na home office. W konsekwencji zatem ustalenie zarówno zakresu obowiązków BHP pracodawcy jak i ustalanie, czy wypadek danego pracownika pracującego zdalnie miał związek z pracą, może rodzić trudności praktyczne. Kwestia zasad BHP powinna zostać uregulowana w regulaminie home office, a pracownicy powinni zostać zaznajomieni z tymi zasadami i obowiązkami pracowniczymi w tym zakresie.
 

Podsumowanie

W ostatnich latach coraz więcej pracowników biurowych korzysta z możliwości pracy zdalnej, a trendy rynku pracy wskazują, że pracodawcy cyklicznie powracają do tego rozwiązania. Zazwyczaj możliwość pracy zdalnej prezentowana jest jako dodatkowy benefit pracowniczy wskazujący na elastyczność pracodawcy i zapewnienie możliwości połączenia spraw zawodowych z życiem prywatnym w tzw. work life balance. Ostatnie wydarzenia sprawiły jednak, że praca zdalna stała się dla wielu nową i przymusową rzeczywistością. Aby się w niej odnaleźć warto podjąć skoordynowane działania i przygotować odpowiednie procedury oraz regulaminy. Raz wykonana praca zaowocuje także w przyszłości.