Delegowania i podróże służbowe w obrębie UE

1. Dni urlopowe – ile dni urlopowych ma delegowany pracownik? Które przepisy należy stosować? Rodzime czy zagraniczne? Czy pracownik zamiast 26 dni roboczych urlopu powinien mieć 30 dni kalendarzowych?

Stosunek pracy pracownika delegowanego za granicę w ramach swobody świadczenia usług podlega co do zasady prawu państwa wysyłającego. Normy państwa przyjmującego w zakresie wymiaru urlopu mogą znaleźć zastosowanie, o ile są korzystniejsze od dotychczasowych warunków zatrudnienia pracownika.  Jeżeli warunki zatrudnienia w zakresie urlopów w kraju państwa wysyłającego są bardziej korzystne dla pracowników niż te obowiązujące w Polsce, w okresie oddelegowania zostaną utrzymane dotychczasowe warunki zatrudnienia. W podanym przykładzie, pracownik delegowany do Polski zachowa prawo do 30 dni urlopu. Jeśli jednak wymiar urlopu będzie mniejszy niż w Polsce, pracownik uprawniony do urlopu w „polskim” wymiarze.

2. Czy pracownik delegowany podczas delegowania powinien mieć dzień wolny w dniu świątecznym będącym wolnym od pracy w Polsce (ale nie w kraju oddelegowania)?

Pracownik delegowany ma prawo do dnia wolnego w dniu świątecznym państwa docelowego, nawet jeśli w państwie pochodzenia jest to zwykły dzień roboczy. Przykładowo, pracownik delegowany z Niemiec do Polski będzie mógł skorzystać z majówki na takich samych zasadach, jak pracownicy zatrudnieni bezpośrednio w polskim podmiocie, mimo że 3 maja nie jest dniem wolnym od pracy w Niemczech. Z drugiej strony, liczbę godzin do przepracowania w danym okresie ustala się w oparciu o przepisy państwa pochodzenia. Polski pracownik delegowany do Niemiec miałby prawo do dnia wolnego w zamian za 3 maja. Przy czym w takim przypadku, naszym zdaniem, nie ma konieczności udzielania dnia wolnego w święto państwa pochodzenia. Strony mogą zdecydować, że będzie to inny dzień.

3. Czy w przypadku wysyłania pracownika w podróż służbowa poza obszar Unii Europejskiej też potrzebne jest zaświadczenie A1? Czy dla krajów trzecich również obowiązuje A1 lub jego odpowiednik?

To zależy od tego, czy Polska ma z danym krajem podpisaną i ratyfikowaną umowę o zabezpieczeniu społecznym. Jeżeli tak, wówczas w przypadku wysyłania pracownika za granicę, może być konieczne uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. W praktyce najczęściej będzie to jednak dotyczyło oddelegowań.

Polska ma obecnie obowiązujące umowy podpisane z: dawną Jugosławią (obecnie dotyczy: Czarnogóry, Serbii, Bośni i Hercegowiny), Macedonią, USA, Kanadą, Quebeciem, Koreą Południową, Australią, Ukrainą, Mołdawią i Mongolią. Umowy z Turcją (podpisana w 2017) i Izraelem (podpisana w 2016) nie weszły jeszcze w życie.

W przypadku delegowania pracownika do kraju, który nie należy do UE/EOG/Szwajcarii lub z którym Polska nie ma podpisanej umowy o zabezpieczeniu społecznym, pozostaje on automatycznie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Jednak nie posiada on jednak ochrony w kraju przyjmującym, który (w zależności od obowiązujących w nim przepisów) może nałożyć na polskie wynagrodzenie pracownika delegowanego swoje składki na ubezpieczenia społeczne.

4. Jaki jest termin ważności zaświadczenia A1? Co w przypadku zmiany okresu wyjazdu lub jego niedojścia do skutku?

Zaświadczenie A1 ważne jest przez okres w nim wskazany, który powinien pokrywać się z okresem delegowania lub podróży służbowej pracownika i wskazany we wniosku. W przypadku skrócenia lub niedojścia do skutku danego wyjazdu należy odpowiednio poinformować ZUS, w celu zmiany lub skasowania zaświadczenia.

W przypadku zaświadczeń A1 wydawanych dla osób wykonujących pracę w więcej niż jednym kraju (art. 13 Rozporządzenia UE 883/2004) zaświadczenia wydawane są na maksymalnie 12 miesięcy, chyba że okres wskazany we wniosku jest krótszy.

5. Czy pracownik oddelegowany do innego kraju UE powinien podlegać okresowym badaniom lekarskim w Polsce?

Co do zasady tak. Obowiązek skierowania pracownika na badania obciąża pracodawcę. To on jest kontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy w zakresie przestrzegania norm prawa pracy i bhp. Delegowanie pracownika do pracy w innym państwie członkowskim nie zwalnia pracodawcy od powyższego obowiązku. Przy czym, badania okresowe muszą być wykonywane w zakresie i na warunkach określonych w prawie polskim. Z drugiej strony, inspekcja pracy państwa przyjmującego będzie również badać, czy przeprowadzone zostały badania lekarskie przewidziane prawem tego państwa. Badanie wykonane w Polsce niekoniecznie muszą spełniać te wymogi. Warto to zatem zweryfikować. Podmiotem odpowiedzialnym pozostanie macierzysty pracodawca.

6. Jak wyglądałoby w praktyce oddelegowanie pracownika do świadczenia usług na rzecz klienta, gdy podróże trwają maksymalnie 1-2 tygodnie i następują bezpośrednio po sobie, np. 3 dni w Niemczech, 3 dni w Austrii i tydzień w Wlk. Brytanii (dopiero potem pracownik wraca do kraju).

Jaka byłaby różnica, jeśli pracownik byłby wysłany na okres do 2 tygodni np. do Turcji lub Zjednoczonych Emiratów Arabskich?

Każda część podróży odbyta w innym kraju powinna być rozpatrywana osobno. Ponieważ pracownik wykonuje w jej trakcie usługi, z perspektywy przepisów dotyczących delegowania pracowników, potencjalnie w każdym z krajów UE (np. Niemczech, Austrii i przynajmniej do momentu Brexitu – Wielkiej Brytanii) polski pracodawca może być zobligowany do zaraportowania faktu wysłania pracownika w celu wykonania usług do odpowiednich organów danego państwa i spełnienia minimalnych warunków w wybranych obszarach wynikających z lokalnego prawa pracy. Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że każdy kraj ma możliwość wdrożenia przepisów Dyrektywy we własnym zakresie i odrębnej interpretacji tych przepisów – zatem potwierdzenie występowania konkretnych obowiązków, jak i ich zakres należy potwierdzić odrębnie dla danego kraju.

Jeżeli chodzi o kwestię zaświadczeń A1 również należy potwierdzić, czy tak krótkie podróże do konkretnego kraju mogą powodować konieczność uzyskania zaświadczenia A1. W praktyce, w większości przypadków podróże służbowe do 1-2 tygodni nie powinny tego wymagać, niemniej niektóre kraje (np. Francja) mogą stosować bardziej restrykcyjne podejście.

W przypadku wysłania pracowników poza UE/EOG/Szwajcarię, kraje poza unijne nie miały obowiązku wprowadzać przepisów Dyrektywy, więc ewentualne obowiązki raportowania mogą wynikać jedynie z ich lokalnych ustawodawstw. W zakresie zabezpieczenia społecznego proszę porównać odpowiedź w punkcie nr 2.

7. Czy pracownik będąc oddelegowany do pracy za granice, powinien podpisywać umowę o prace z organizacją mającą siedzibę na terenie tego kraju? Szczególnie w kontekście wykonywania usług dla klienta i nie posiadania własnej organizacji w danym kraju?

Generalnie pracownik oddelegowany za granicę (tj. pracownik którego miejsce wykonywania pracy okresowo uległo zmianie), pozostaje zatrudniony przez swojego pracodawcę z kraju wysyłającego, a jego delegowanie powinno się odbywać na podstawie odpowiedniego aneksu do umowy o pracę (np. w formie listu delegującego).

W przypadku delegowań w ramach międzynarodowej grupy podmiotów, podmiot wysyłający i przyjmujący powinny w takiej sytuacji zawrzeć również odpowiednią umowę w tym zakresie na poziomie korporacyjnym (umowa delegująca lub umowa o świadczenie usług). W przypadku delegowania do klienta będzie to umowa o świadczenie usług zawarta między spółka wysyłającą a klientem.

Niezależnie od powyższego, w przypadku delegowania w ramach grupy, istnieje także możliwość wzięcia urlopu bezpłatnego w kraju wysyłającym i podpisanie na okres pobytu w drugim kraju umowy z podmiotem przyjmującym. W niektórych krajach ten drugi scenariusz może być wymagany przepisów prawa.

8. Jeżeli wynagrodzenie pracownika delegowanego do Polski jest wypłacane przez kraj trzeci, czy polska spółka musi otrzymywać paski płacowe dla pracownika delegowanego?

Jeśli jest to delegowanie w celu świadczenia usług, wówczas to na pracodawcy zagranicznym spoczywa obowiązek przechowywania na terytorium Polski odpowiedniej dokumentacji, w tym z zakresu wynagrodzenia pracownika, np. pasków płacowych (w formie papierowej lub elektronicznej). Polski podmiot może wspierać zagranicznego pracodawcę w tym zakresie.

9. Jaka jest różnica między pojęciem podróży służbowej, delegowania i oddelegowania? Jak rozróżniać podróż służbową od delegowania?

O „podróży służbowej”, zwanej także potocznie „delegacją” mówimy w przypadku wykonywania konkretnego zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź poza stałym miejscem pracy. Podróż służbowa ma co do zasady charakter incydentalny, „wpadkowy”. W przypadku podróży służbowej nie ma potrzeby zmiany miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę.

„Delegowanie” to z kolei czasowa zmiana miejsca wykonywania pracy za zgodą pracownika. Delegowanie sprowadza się w praktyce do wykonywania rutynowych obowiązków pracowniczych związanych z danym stanowiskiem, w innym niż dotychczas, zagranicznym miejscu pracy, przy jednoczesnym pozostaniu dalej w stosunku pracy z „macierzystym” pracodawcą, do którego kierowane jest roszczenie o wypłatę wynagrodzenia. Delegowanie, w odróżnieniu od podróży służbowej, ma zatem charakter ciągły (chociaż nie jest stałe). Przy czym, zarówno przepisy unijne w tym zakresie, jak i polska ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług posługują się pojęciem „delegowania”. Aktualnie pojęcie „oddelegowania” nie jest pojęciem języka prawnego, a w kontekście transgranicznym używa się go zamiennie z „delegowaniem”.

Natomiast na gruncie prawa polskiego „oddelegowaniem” często potocznie określa się sytuację opisaną w art. 42 § 4 Kodeksu pracy, tj. czasowe (poniżej trzech miesięcy w ciągu roku) powierzenie pracownikowi innej pracy, niż określona w umowie o pracę.

Co istotne, za kryterium odróżniające podróż służbową od delegowania nie może być uznany okres, na jaki pracownik wyjeżdża za granicę. Ani bowiem polskie, ani unijne przepisy w tym zakresie nie wprowadzają wyraźnej cezury, po przekroczeniu której wyjazd będzie uznawany za delegowanie. Może się więc okazać, że po spełnieniu warunków określonych w przepisach, nawet jednodniowy wyjazd za granicę może zostać uznany za delegowanie.

10.  Czy w czasie podróży służbowej pracownik może wykonywać swe zwykłe obowiązki służbowe np. montaż urządzenia, czy pojęcie podróży służbowej dotyczy tylko zadań, których pracownik co do zasady w stałym miejscu pracy nie wykonuje (np. rozmowy z kontrahentem)?

Zadanie służbowe powinno, co do zasady, mieścić się w rodzaju umówionej pracy. Istotą oceny z punktu widzenia podróży służbowych jest, czy jego wykonanie ma charakter incydentalny dla danego stanowiska, zarówno ze względu na specyfikę zadania(np. przeprowadzenie szkolenia z zakresu swojej roli), ale przede wszystkim ze względu na fakt wykonania go poza stałym miejscem wykonywania obowiązków. Jeśli zatem pracownik stale zajmuje się montażem i konserwacją maszyn u macierzystego pracodawcy w jednej lokalizacji i jednorazowo wysyłany jest do innej lokalizacji tego pracodawcy w celu dokonania montażu maszyn – taki wyjazd może zostać uznany za podróż służbową. Jeżeli jednak taka osoba zatrudniona jest przez producenta maszyn w celu przeprowadzenia montażu u klientów, podróż jest jednym z elementów charakterystycznych dla tego stanowiska, a wykonywanie zwykłych obowiązków służbowych, naszym zdaniem, nie może być uznane za podróż służbową.

O podróży służbowej mówimy w sytuacji, kiedy pracodawca wydaje pracownikowi polecenie incydentalnego wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź poza stałym miejscem pracy. Zadanie służbowe musi mieć charakter konkretny i wiązać się ściśle z obowiązkami pracowniczymi. Może być to więc czynność, którą pracownik co do zasady wykonuje w miejscu pracy.

11. Jak długo może trwać podróż służbowa do innego kraju?

Polskie ani unijne przepisy w zakresie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług nie wprowadzają wyraźnego rozgraniczenia czasowego pozwalającego na odróżnienie delegowania od podróży służbowej. Przyjmuje się, że jeżeli wyjazd pracownika spełnia warunki opisane w Dyrektywie 96/71/WE o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, może zostać uznany za spełniający definicję delegowania, nawet pomimo krótkiego czasu trwania (zasadniczo nawet jednodniowe wyjazdy, które w Polsce zwykle klasyfikowane są jako zagraniczne podróże służbowe). Kwestia ta powinna podlegać każdorazowej weryfikacji. Należy także mieć na uwadze, że przepisy państwa, do którego pracownik jest wysyłany, mogą przewidywać szczegółowe rozwiązania w tym zakresie, w szczególności mogą nie przewidywać rozróżnienia pomiędzy podróżą służbową a delegowaniem.

12. Jeśli pracownik pracuje u różnych kontrahentów w jednym kraju UE, to czy może to być ujęte jako delegacja?

Czasowe wykonywanie zwykłych obowiązków służbowych wynikających z uzgodnionego rodzaju pracy w zmienionym miejscu pracy co do zasady spełnia definicję delegowania. Podróż służbowa, zwana potocznie delegacją, polega z kolei na wykonywaniu konkretnego zadania służbowego (ad hoc) na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź poza stałym miejscem pracy. Rozumiemy, że pytanie dotyczy pierwszego scenariusza. Zatem w takim przypadku najprawdopodobniej nie mamy do czynienia z podróżą służbową (delegacją), a z delegowaniem.

13. Czy osoba wskazana do reprezentowania zagranicznego pracodawcy musi posiadać upoważnienie?

Dane osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy zagranicznego w trakcie kontroli są przekazywane przez osobę upoważnioną do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy na jej żądanie. Obowiązek posiadania upoważnienia w formie pisemnej w trakcie kontroli nie wynika z Ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Jednocześnie, umocowanie do reprezentowania zawsze wymaga podstawy prawnej i w związku z tym Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do żądania przedłożenia stosownego upoważnienia.

14. Czy zaświadczenie A1 należy uzyskiwać w przypadku podróży służbowych trwających kilka dni?

Co do zasady ani regulacje unijne ani przepisy wewnętrzne większości krajów UE/EOG/Szwajcarii nie wprowadziły minimalnych okresów, dla których wydawane powinny być zaświadczenia A1. Obowiązek ich wydanie nie jest również powiązany z faktem wykonywania pracy / usług na terytorium drugiego kraju. Nie występuje również rozróżnienia pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową.

W dużej części państw członkowskich w praktyce stosowane są zdroworozsądkowe zasady, które wskazują na to, że o ile dla oddelegowani zaświadczenia A1 uzyskiwane są w każdym przypadku, to zwykle w przypadku podróży służbowych trwających maksymalnie do miesiąca nie jest wymagane zaświadczenie A1 (choć warto upewnić się przed wysłaniem pracownika do konkretnego kraju, czy nie obowiązują tam bardziej restrykcyjne zasady).

Niemniej jednak, należy pamiętać, że pracownik wysyłany w krótkie (np. kilkudniowe), ale regularne podróże służbowe (np. co miesiąc), najprawdopodobniej zostanie na gruncie regulacji UE zakwalifikowany jako osoba wykonująca pracę w więcej niż jednym kraju jednocześnie. Tym samym należy dla niego uzyskać zaświadczenia A1 na podstawie art. 13 Rozporządzenia UE 883/2004 odpowiadające takiej sytuacji.

15. Czy pracownik musi mieć zaświadczenie A1 przy sobie? Ile trwa wydanie takiego zaświadczenia?

W większości przypadków pracownik nie musi posiadać zaświadczenia A1 przy sobie, choć w niektórych krajach może się zdarzyć, że zaświadczenie takie może być wymagane od pracodawcy lub pracownika w trakcie świadczenia przez niego usług (np. we Francji). Co do zasady większość krajów akceptuje również zaświadczenia A1 wystawione retroaktywnie, niemniej najbardziej wskazane jest, aby uzyskać ten dokument jeszcze przed rozpoczęciem delegowania, aby uniknąć wszelkich wątpliwości.

Wystawienie zaświadczenia A1 w standardowych wypadkach zajmuje do 7 dni.  Natomiast w przypadku delegowań powyżej 2 lat, kiedy pozostanie w systemie ubezpieczeń społecznych kraju rodzimego jest uzależnione od porozumienia między instytucjami ubezpieczeniowymi obu krajów, wówczas uzyskanie zaświadczenia może zająć nawet kilka miesięcy (zazwyczaj ok. trzech).

16. Czy oświadczenie składa pracodawca delegujący, czy pracodawca przyjmujący?

W przypadku pracowników delegowanych do pracy w Polce, obowiązek złożenia oświadczenia do Państwowej Inspekcji Pracy spoczywa na pracodawcy zagranicznym.

W przypadku pracodawców polskich delegujących pracowników do pracy za granicą, w większości przypadków, to na podmiocie polskim będzie spoczywał obowiązek złożenia stosowanych oświadczeń. Niemniej w niektórych lokalizacjach obowiązki te mogą spoczywać na podmiocie przyjmującym.

17. Jakie są sankcje w przypadku braku spełnienia wymogów przez pracodawcę wysyłającego, np. brak poinformowania organu kontrolnego?

Sankcje za niespełnianie wymogów związanych z delegowaniem pracowników w ramach świadczenia usług do innego państwa członkowskiego zależą od przepisów państwa przyjmującego. To bowiem organ kontrolny państwa przyjmującego nakłada ewentualne sankcje.

W innych krajach kary te mogą być dużo wyższe, z aresztem włącznie.

18. Kto prowadzi ewidencję czasu pracy podczas oddelegowania?

Obowiązek ewidencji czasu pracy obciąża pracodawcę, także w czasie delegowania do pracy za granicę. Pracodawca powinien jednak uwzględniać normy czasu pracy wynikające z prawa państwa przyjmującego w zakresie, w jakim to prawo może być korzystniejsze od prawa państwa wysyłającego. Samo faktyczne prowadzenie ewidencji czasu pracy może się odbywać na podstawie polskich przepisów, chyba że prawo państwa przyjmującego nakłada na pracodawcę obowiązek zamieszczania danych w szerszym zakresie, niż polskie prawo. Z praktycznej perspektywy, jeżeli podmiot w państwie przyjmującym prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika delegowanego, ewidencja ta powinna być odzwierciedlona w polskiej dokumentacji pracowniczej.

19. Czy wartość naszych diet można uznać za element minimalnego wynagrodzenia pracownika w odniesieniu do spełnienia wymogu minimalnego wynagrodzenia w kraju delegowania?

Minimalne wynagrodzenie i składniki wchodzące w jego skład zawsze wynikają z przepisów krajowych. W sytuacji delegowania pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa członkowskiego należy więc każdorazowo zweryfikować, jakie elementy wynagrodzenia wliczają się do pensji minimalnej zgodnie z prawem państwa przyjmującego. Przykładowo w Polsce wartość diet nie jest zaliczana do minimalnego wynagrodzenia za pracę.

20. Czy osoba, która przyjeżdża do polskiego podmiotu z USA na 2 tygodnie musi mieć przeprowadzone szkolenie bhp?

Jeżeli w ramach delegowania taki pracownik wykonuje na terytorium Polski usługi, wówczas podlega pod przepisy polskiej ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, niezależnie od tego, że przyjeżdża spoza terytorium UE. W takim przypadku powinien wziąć udział w szkoleniu bhp w Polsce.