Poprawna forma oświadczenia podatkowego wg Dyrektora KIS

Stan często spotykany – składanie oświadczeń podatkowych w formie pisemnej

Wielu pracodawców w poszukiwaniu efektywności obsługiwanych procesów płacowych mierzyło się z wyzwaniem jak skutecznie i bezpiecznie zebrać różnego rodzaju oświadczenia od swoich pracowników lub zleceniobiorców. Najczęstszą praktyką, która zmniejszała ryzyko postawienia zarzutu o nieprawidłowo naliczonym podatku było zebranie oświadczeń podatkowych w tradycyjnej formie pisemnej, z odręcznym podpisem pracownika/podatnika. Niemniej jednak praktyka ta powoduje ogromne straty czasowe po stronie zarówno pracowników lub zleceniobiorców jak też służb płacowo-kadrowo-finansowych zaangażowanych w proces zbierania oraz archiwizacji papierowych oświadczeń.

Forma oświadczenia podatkowego

Wspomniana wyżej interpretacja potwierdza, że pracodawcy wcale nie muszą zbierać oświadczeń pracowniczych dla celów podatkowych wyłącznie w formie papierowej, z odręcznym podpisem podatnika lub w postaci pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lecz mogą korzystać z systemów i aplikacji płacowo-kadrowych, które zdecydowanie przyspieszają proces składania oświadczeń podatkowych oraz ich pozyskiwania od pracowników i archiwizacji.

Interpretacja odnosi się w tym wypadku również do nowego brzmienia art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowiącego, iż podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

KIS w swojej interpretacji wprost stwierdza, że:
„…płatnik będzie miał wybór, czy chce skorzystać z udostępnionego przez Ministra Finansów wzoru czy też w tym celu wykorzysta funkcjonujący u niego elektroniczny system kadrowo-płacowy.
Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.”

Obecnie na rynku istnieją aplikacje, które posiadają wbudowane wzorce formularzy podatkowych zgodne ze strukturą i treścią formularzy podatkowych publikowanych oficjalnie przez Ministra Rozwoju i Finansów.

Podpisanie oświadczenia podatkowego – w jakiej formie?

Omawiana interpretacja skrupulatnie opisuje występujące w obrocie prawnym definicje podpisów elektronicznych w kontekście oświadczeń składanych przez osoby fizyczne w różnych formach (pisemna/elektroniczna).

KIS trafnie konkluduje, że w przypadku oświadczeń podatkowych nie jest wymagany wyłącznie podpis odręczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny, a wystarczy identyfikacja autora oświadczenia podatkowego w sposób nie budzący wątpliwości w systemie płacowo-kadrowym:

„…pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.”

Oczywiście sceptycznie można stwierdzić, że to tylko interpretacja indywidualna, która posiada moc ochronną jedynie w stosunku do podmiotu, który ja uzyskał. Niemniej jednak przyjmujemy ją z radością i nadzieją, że organy podatkowe będą miały na uwadze jej duży walor merytoryczny podczas ewentualnych rozmów z płatnikami o skuteczności oświadczeń podatkowych zbieranych przez płatników PIT za pośrednictwem nowoczesnych aplikacji płacowo-kadrowych.

Czy proces zbierania oświadczeń podatkowych stanie się efektywny?

Pierwsza jaskółka wiosny nie czyni, ale czas pokaże czy pozostałe organy, z którymi kontaktują się podmioty zatrudniające, jak np. ZUS albo PIP, nie skorzystają z argumentacji użytej w interpretacji by wszystkie oświadczenia, które zbierane są od osób świadczących pracę mogły być zbierane sprawnie i efektywnie przy użyciu narzędzi i technologii oferowanych na rynku.

Jeśli chcielibyście Państwo omówić istniejące możliwości w zakresie skutecznych sposobów składania i zbierania oświadczeń podatkowych od podatników, bądź też sprawdzonych metod dystrybucji PITów-11 lub tzw. pasków płacowych do pracowników zapraszamy do kontaktu z nami.