Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – o czym pracodawca powinien pamiętać na początku roku?

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku:

1. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełen etat mają obowiązek utworzenia Funduszu;
2. co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz, ale tylko jeżeli wniosek o jego stworzenie zgłosi zakładowa organizacja związkowa;
3. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, mają prawo utworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Powyższe zasady obowiązują warunkowo, bo Pracodawca może spełnić dodatkowe warunki uprawniające go do nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego.

Jakie to są warunki?

Decyzja o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego jest co do zasady decyzją Pracodawcy. W niektórych wypadkach będzie jednak konieczne uzgodnienie jej z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielem załogi. Kluczowe jest również, aby decyzję właściwie ogłosić i zawrzeć w odpowiednim akcie prawnym.

• Pracodawcy, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, zawiera decyzję o nietworzeniu ZFŚS:

a) w układzie zbiorowym pracy – jeśli taki układ u niego obowiązuje, w praktyce wymaga to jednak zawsze zgody wszystkich organizacji związkowych będących stroną układu;

b) w regulaminie wynagradzania, przy czym, należy pamiętać, że każda zmiana tego regulaminu wymaga zgody organizacji związkowej. Tam, gdzie związki nie działają postanowienie regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia funduszu musi być uzgodnione z przedstawicielem załogi wybranym do reprezentowania jej interesów. Trzeba mieć potwierdzenie takiego uzgodnienia.

• Analogicznie zasady obowiązują pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS. Nawet w razie złożenia przez związki takiego wniosku strony mogą dojść do wspólnej decyzji, że ZFŚS nie będzie tworzony. Podobnie w tym wypadku – taka decyzja musi zostać zapisana w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania.
• Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 50 pracowników ogółem (50 osób, bez uwzględniania ich wymiarów etatu) objętych układem zbiorowym pracy, postanowienie w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w układzie zbiorowym pracy.
• Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 50 pracowników ogółem, gdy pracownicy Ci nie są objęci układem zbiorowym pracy - postanowienia w tym zakresie zawierają w regulaminie wynagradzania. Analogicznie konieczne jest uzgodnienie tego postanowienia z organizacją związkową bądź przedstawicielem załogi.
• Ostatni przypadek dotyczy małego pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i mniej niż 50 pracowników ogółem. Tacy pracodawcy zazwyczaj nie są objęci układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania. Wtedy decyzja o rezygnacji z ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego musi zostać przekazana pracownikom, do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zasady nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczeń urlopowych

Jak powinna wyglądać taka informacja?

Ustawodawca nie wskazuje formy szczególnej. Wystarczające jest, aby odpowiadała zwyczajom panującym w danym zakładzie pracy. Najczęściej będzie to poczta elektroniczna, intranet, a nawet tablica ogłoszeń. Warto ten komunikat zapisać tak, aby w przypadku sporu pracodawca miał dowód, że takie ogłoszenie miało miejsce.

Powyższe zasady nie obowiązują pracodawców, którzy prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – te są zobowiązane utworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Ponadto chcielibyśmy przypomnieć, że jeśli do końca stycznia nie zostanie ogłoszona decyzja o niewypłacaniu świadczenia urlopowego, to świadczenie urlopowe:

• powinno być wypłacone raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych;
• jest wypłacane nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie 14 dniowego urlopu wypoczynkowego;
• nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne pracowników;
• zasadniczo w 2023 roku wynosi 1662,97 zł.

Jeśli potrzebowalibyście Państwo wsparcia w:

• kalkulacji świadczeń urlopowych dla pracowników,
• prawidłowym podjęciu decyzji o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego,
• utworzeniu ZFŚS,
• modyfikacji zasad funkcjonowania u Państwa ZFŚS,

zapraszamy do kontaktu.

Współautor:
Anna Żuber, Starsza Konsultantka w zespole Business Process Solutions