Urząd KNF opublikował stanowisko zawierające dobre praktyki w zakresie wideoweryfikacji

Za jedno z ww. wyzwań można uznać identyfikację i weryfikację klienta bez jego fizycznej obecności

Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132, ze zm.), zwaną dalej „Ustawą AML”, identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości stanowi jeden ze środków bezpieczeństwa finansowego.

Obowiązek identyfikacji i weryfikacji tożsamości odnosi się również do osób upoważnionych do działania w imieniu klienta.

W związku z rozpowszechnieniem się metody zdalnego onboardingu klienta wśród podmiotów wykonujących obowiązki wynikające z Ustawy AML dotyczące zapewnienia środków bezpieczeństwa finansowego, w szczególności identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości w instytucjach obowiązanych, w dniu 3 marca 2022 r. Urząd Komisji Nadzoru Finansowego („Urząd KNF”) opublikował stanowisko zawierające dobre praktyki w zakresie obowiązków wynikających z Ustawy AML, tj. identyfikacji klienta instytucjonalnego i weryfikacji jego tożsamości w sektorze finansowym podlegającym nadzorowi KNF w oparciu o metodę wideoweryfikacji¹ („Stanowisko”).

Wideoweryfikacja tożsamości klienta bezapelacyjnie posiada wiele zalet, przede wszystkim biorąc pod uwagę kontekst pandemii. Przeprowadzenie wideorozmowy pozwala podmiotowi nadzorowanemu będącemu instytucją obowiązaną w świetle Ustawy AML na bliższą obserwację klienta lub osoby działającej w jego/jej imieniu oraz przyjrzenie się oryginałom dokumentów przedstawionych przez osoby uczestniczące w wideoweryfikacji.

Ponadto, podobnie jak podczas tradycyjnej rozmowy, podmiot ma możliwość upewnienia się, że prezentowane dokumenty nie zostały sfałszowane, np. porównując fotografię w dokumencie tożsamości osoby uczestniczącej w wideorozmowie z jej wyglądem oraz sprawdzenia, czy osoba występuje w wiarygodnych bazach danych.

Przedmiotowe Stanowisko nie uchyla, ani nie zmienia poprzedniego stanowiska Urzędu KNF z dnia 5 czerwca 2019 r. dotyczącego identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości w bankach oraz oddziałach instytucji kredytowych w oparciu o metodę wideoweryfikacji², lecz rozwija wątki poruszone w tym stanowisku, o czym mowa w poniższym tekście.

Jak wskazuje Urząd KNF, w przypadku, gdy nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej następuje bez fizycznej obecności klienta, to od zidentyfikowanego przez podmiot nadzorowany poziomu i profilu ryzyka klienta oraz przeprowadzonej przez niego oceny tego ryzyka zależy, w jakim zakresie i jak szczegółowo podmiot nadzorowany zastosuje konieczne środki bezpieczeństwa finansowego wobec swojego klienta, w tym identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości.

Co do zasady, na instytucji obowiązanej ciąży obowiązek ustalenia jakimi dokumentami, danymi oraz informacjami (tj. materiałami weryfikacyjnymi) będzie się posługiwać w celu weryfikacji tożsamości klienta instytucjonalnego lub osoby upoważnionej/ osób upoważnionych do reprezentowania klienta (np. dokumentem tożsamości, dokumentem z właściwego rejestru publicznego, itp.), a także jakie sposoby uzyskiwania dostępu do materiałów weryfikacyjnych będzie stosować, i w związku z tym obowiązek przeanalizowania potencjalnych rodzajów ryzyk związane z danym sposobem weryfikacji.

W odniesieniu do wideoweryfikacji klientów Urząd KNF wskazuje, że korzystanie z metody wideoweryfikacji powinno być poprzedzone analizą ryzyka w odniesieniu do wprowadzanej metody wideoweryfikacji, biorąc pod uwagę m.in. model jej funkcjonowania, możliwe do zastosowania technologie i dostosowane do nich mechanizmy kontrolne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Analiza ryzyka jest istotna w szczególności ze względu na określenie środków pozwalających na ograniczenie ryzyk związanych z nieprawidłową identyfikacją i weryfikacją tożsamości klienta lub osoby upoważnionej/ osób upoważnionych do działania w imieniu klienta (np. ryzyka kradzieży tożsamości), w tym odnoszących się do wiarygodności materiałów weryfikacyjnych.

W odniesieniu do samej wideoweryfikacji Urząd KNF przedstawia kilka praktycznych informacji, które należy wziąć pod uwagę. Akcent położony jest w szczególności na czynniki behawioralne, które mogą wskazywać, że klient lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu np. znajduje się pod wpływem środków odurzających, nie działa samodzielnie (na co może wskazywać obecność osób trzecich), nie jest świadoma, że nawiązuje relacje z podmiotem nadzorowanym (tzn. nie ma świadomości, że podjęte działania oznaczają zawarcie umowy, np. o prowadzenie rachunku).

Co ciekawe, Stanowisko nie odnosi się jedynie do osób fizycznych, jak miało to miejsce w stanowisku z dnia 5 czerwca 2019 r., lecz porusza również zagadnienie identyfikacji oraz wideoweryfikacji w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. W związku z powyższym wymagane jest dokonanie weryfikacji osób upoważnionych do reprezentacji takiego podmiotu (np. członków zarządu), przy czym w przypadku reprezentacji łącznej klienta instytucjonalnego rekomenduje się, aby wideoweryfikacja następowała w trakcie odrębnych sesji dla każdej z osób upoważnionych.

Warto pamiętać, że w przypadku wdrożenia metody wideoweryfikacji, podmiot nadzorowany powinien rozważyć zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego minimalizujących ryzyko błędnej weryfikacji tożsamości osoby uczestniczącej w wideorozmowie.

Oprócz przeprowadzenia analizy ryzyka i stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, Urząd KNF wskazuje inne mechanizmy kontrolne mające na celu mitygowanie ryzyk związanych z nieprawidłową identyfikacją i weryfikacją tożsamości klienta i osoby działającej w jego imieniu:

• posiadanie przez podmiot nadzorowany formalnie wprowadzonej procedury dotyczącej procesu wideoweryfikacji,
• prowadzenie szkoleń dla pracowników operacyjnych podmiotu nadzorowanego, w szczególności w zakresie identyfikacji i weryfikacji tożsamości, a także szkoleń dotyczących weryfikacji autentyczności dokumentów tożsamości osób fizycznych,
• dokonywanie przez właściwe komórki organizacyjne okresowych analiz / regularnych przeglądów poziomu ryzyka związanego z wykorzystaniem metody wideoweryfikacji oraz przekazywanie ich wyników do odpowiednich szczebli zarządczych i decyzyjnych,
• objęcie rozwiązań w zakresie wideoweryfikacji systemem kontroli wewnętrznej oraz systemem informacji zarządczej.

Budzić ciekawość może również nowa propozycja Urzędu KNF w zakresie uzupełniających technik potwierdzających należytą staranność instytucji obowiązanej, czyli wykorzystanie geolokalizacji, uzyskawszy na to zgodę klienta lub osób upoważnionych do działania w jego imieniu.

¹ Link: https://www.knf.gov.pl/knf/pl/komponenty/img/Stanowisko_UKNF_dot_wideoweryfikacji_klientow_instytucjonalnych.pdf, dostęp 28 marca 2022 r.
² Link: https://www.knf.gov.pl/knf/pl/komponenty/img/Stanowisko_UKNF_dot_identyfikacji_klienta_i_weryfikacji_jego_tozsamosci_w_bankach_oraz_oddzialach_instytucji_kredytowych_w_oparciu_o_metode_wideoweryfikacji_66066.pdf, dostęp 31 marca 2022 r.