Artykuł
Podział ról: w obliczu epidemii należy zachować spokój
Jak przywrócić zdrowy rytm firmie w kontekście wprowadzonych ograniczeń rozprzestrzeniania się koronawirusa
Polska | Konsulting | 17 marca 2020
Ponieważ firmy w różnych regionach inicjują pracę zdalną, inne ograniczają pracę w ogóle, a jeszcze inne wznawiają, należy zastanowić się, jak to zrobić w zgodzie z zasadami bezpieczeństwa i zapobiegania zakażeniu, a jednocześnie dołożyć starań, by jak najszybciej przywrócić normalny, zdrowy rytm działania organizacji.
Cykl webcastów: Tarcza antykryzysowa
Tarcza antykryzysowa - Rządowe drogowskazy dla przedsiębiorców w obliczu pandemii
Tarcza antykryzysowa - Wpływ COVID-19 na inwestorów działających w ramach Polskiej Strefy Inwestycji i SSE
Tarcza antykryzysowa - Nowe możliwości finansowego wsparcia dla pracodawców w walce z COVID-19
Zalecamy, by opracować i wdrożyć środki, które zapewnią sprawne i spokojne kontynuowanie działalności lub też wznowić pracę mimo nietypowych warunków.
Rada nadzorcza, zarząd a także management wyższego szczebla powinni zadbać o morale pracowników, a także o elastyczność i trafność podejmowanych decyzji.
Zarząd:
- Wraz z senior managementem powinien ocenić prawdopodobieństwo poniesienia poważnych strat, związanych z epidemią i sporządzić wykaz przewidywanych incydentów, które epidemia może spowodować.
- W zależności od rozmiaru przewidywanych strat należy zweryfikować plan roczny i budżet firmy, szybko zorganizować naradę zarządu, dotyczącą możliwości osiągnięcia celów wyznaczonych na bieżący rok, opracować korektę planu w oparciu o wyniki obiektywnej oceny i uzasadnione szacunki, dotyczące planów na rok następny.
- Warto na bieżąco komunikować się z akcjonariuszami i bezzwłocznie przekazywać im informacje, oparte o fakty.
- Przekazanie odpowiednich uprawnień managerom umożliwi elastyczne reagowanie na sytuacje awaryjne i sprawne podejmowanie decyzji.
Senior management:
- Należy niezwłocznie powołać wielofunkcyjny sztab kryzysowy, odpowiedni do zarządzania w warunkach epidemii. Bieżący monitoring wydarzeń i aktywna współpraca z regulatorami umożliwią sprawne zbieranie informacji i przekazywanie ich odpowiednim organom.
- Wszystkie działy należy zorganizować w taki sposób, by usprawnić działanie i zarządzanie w obszarach, których funkcjonowanie zakłóca epidemia, ocenić straty i podjąć kroki w celu ich minimalizacji, a także nadzorować ich wdrażanie. Szczególne znaczenie ma precyzyjna identyfikacja zdarzeń sprawczych i wskaźników, uruchamiających działania reaktywne na kolejnych szczeblach organizacyjnych.
- Należy zapewnić sprawną komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy, a także wyjaśnić pracownikom, klientom i innym zainteresowanym podejmowane działania, by wyeliminować niepewność i niezrozumienie.
- Należy przeprowadzić ocenę zabudżetowanych zadań i analizę określonych scenariuszy, a następnie, w oparciu o wyniki tej analizy, dokonać uzasadnionych korekt planów działania.
Dział finansowy powinien sprawdzić, czy zasoby zapewniają możliwość kontynuowania podstawowej działalności firmy:
- niezwłocznie ocenić skutki finansowe epidemii, przeprowadzić pełną analizę prognozowanych przepływów pieniężnych firmy i łańcucha kapitału w oparciu o aktualny stan należności, zapasów i kapitału obrotowego, opracować kryzysowy model prognoz finansowych, ocenić ryzyko płynności finansowej, przewidzieć prawdopodobieństwo wystąpienia niedoborów i wyeliminować zbędne koszty. Jeżeli okaże się, że istnieje taka potrzeba, należy niezwłocznie zwrócić się do organów rządowych i instytucji finansowych o wsparcie finansowe,
- niezwłocznie przekazywać zarządowi istotne informacje i porady, dotyczące możliwych opóźnień w ujawnianiu informacji księgowych i finansowych ze względu na epidemię,
- komunikować się z zarządem i działami merytorycznymi, przekazywać porady, dotyczące źródeł finansowania i planów wykorzystania, wymaganych do reagowania na zdarzenia, związane z epidemią, a także monitorować wykorzystanie posiadanych funduszy,
- sprawdzać przepisy prawa i regulacje, dotyczące sytuacji nadzwyczajnych, w tym przewidywać skutki podatkowe i poszukiwać możliwości skorzystania z ulg.
Dział HR powinien zadbać o harmonijną współpracę i efektywną komunikację:
- we współpracy z innymi działami sprawdzić stan osobowy: pracowników etatowych, praktykantów, pracowników na wypowiedzeniu, tymczasowych oraz obszary outsourcingu, założyć rejestr zdrowotny pracowników i regularnie uzupełniać go informacjami o stanie ich zdrowia,
- zgodnie z oczekiwaniami rządowymi, a także zarządu firmy zarządzać prawami i obowiązkami pracowników oraz dotyczącymi ich problemami z zakresu prawa pracy, terminowo opracowywać odpowiednie regulaminy wewnętrzne, w tym zasady zatrudnienia, rejestry obecności pracowników, rejestry urlopowe, listy płac i świadczeń, wykazy szkoleń oraz dokumenty związane z rozwojem zawodowym,
- opracować system komunikacji dla pracowników wszystkich szczebli, obowiązujący w czasie epidemii, sprawnie rozpoznawać potrzeby pracowników i koordynować wykorzystanie zasobów w celu umożliwienia powrotu do normalnego rytmu pracy, organizować szkolenia, zapewniające pozytywne nastawienie pracowników i podtrzymywać dobrą atmosferę.
Dział IT powinien wdrożyć plan zarządzania kryzysowego, zapewniający stabilność działania:
- ocenić stabilność istniejącej infrastruktury technologicznej i uruchomić system zdalnego gromadzenia informacji i tworzenia kopii zapasowych,
- w zależności od aktualnego stanu przedsiębiorstwa, w przypadku pracy zdalnej ocenić i zwiększyć liczebność personelu, zapewniającego obsługę tej funkcji systemu i z wyprzedzeniem alokować związane z tym zasoby informatyczne;
- prowadzić aktualizację oprogramowania i sprzętu, umożliwiającego pracę zdalną, zapewnić utrzymanie łączy i zwiększyć możliwości odbywania wideokonferencji. Jednocześnie należy rozważyć możliwość wykorzystania innych narzędzi komunikacji, takich jak oprogramowanie biurowe, zawsze jednak pod warunkiem ścisłego monitorowania transmisji i przekazywania danych wrażliwych,
- zbudować system, umożliwiający nieprzerwany monitoring sieci, systemów, warunków działania aplikacji i wykorzystania zasobów, zarówno przez osoby pracujące w firmie, jak i zdalnie.
Komórki organizacyjne powinne przeprowadzić kompleksową ocenę skutków epidemii i wdrożyć plany redukcji podstawowych rodzajów ryzyka:
- zidentyfikować najważniejsze obszary działalności, ocenić skutki epidemii i ich zasięg, opracować plan przywrócenia działalności w oparciu o komunikację w ramach łańcucha dostaw i systemu dystrybucji oraz zanalizować możliwość budowy nowych aliansów strategicznych, umożliwiających podział korzyści i skuteczną redukcję ryzyka,
- ocenić stan realizacji zawartych umów i niezwłocznie porozumieć się z klientami, by opracować sposoby minimalizacji strat i zapobiec utracie klientów, ocenić wpływ zmian prawa i regulacji na istniejące i nowo zawierane umowy,
- zidentyfikować najważniejszych dostawców i usługodawców, ocenić skutki epidemii na podstawie uzyskanych od nich informacji i zanalizować możliwość opracowania planów alternatywnych, w tym korekty terminarzy płatności, a także opracowania planów zróżnicowanego zaopatrzenia w zależności od wielkości wpływu epidemii na działalność firmy,
- w miarę możliwości szybko koordynować działania i wymianę informacji z łańcuchem dostaw i dystrybucji, zwracając uwagę na nowe możliwości.
Dział logistyki powinien zadbać o dostarczenie odpowiedniej ilości środków dezynfekcyjnych, zapewniających bezpieczeństwo pracy:
- dostarczyć środki ochronne pracownikom biurowym (np. substancji do odkażania rąk, maski, ręczniki papierowych itp.), zadbać o odpowiednie dostosowanie warunków wywozu odpadów (np. zorganizować niezależne punkty odbioru odpadów itp.), opracować zasady ochrony miejsca pracy i kontroli (np. dotyczące higieny rąk, kasłania itp.),
- dopilnować profesjonalnego działania, przestrzegania standardów i terminowości działania personelu sprzątającego, zgodnie z wytycznymi, wydanymi przez odpowiedni wydział zdrowia.
Sugerujemy podjęcie tego rodzaju działań na różnych poziomach i w różnych komórkach organizacyjnych firm. Plany wznowienia działalności należy realizować w sposób skoordynowany, metodyczny i uporządkowany. Spokojne, systematyczne działanie – to najlepszy sposób na opanowanie kryzysu.
Najnowsze wydania newslettera Employee Experience
Otrzymuj powiadomienia na e-mail o nowych wydaniach biuletynu
Zarejestruj się
Masz pytania lub wątpliwości? |
|
---|---|
Napisz do nas |
Dowiedz się więcej o COVID-19 na naszej globalnej stronie Combating COVID-19 with resilence oraz lokalnej Odporność biznesu w dobie COVID-19.
Rekomendowane strony
Rada Nadzorcza w obliczu zagrożenia COVID-19
Global Board Briefing: wnioski płynące z działań podjętych w Chinach i innych krajach w związku z zagrożeniem koronawirusem
#11 Wiesław Kotecki o pracy zdalnej i skutkach zagrożenia epidemią koronawirusa SARS-CoV-2
Podcast: Człowiek Biznes Technologia by Wiesław Kotecki