Przyszłość budownictwa mieszkaniowego

Wyzwania związane z istniejącymi zasobami mieszkaniowymi

Przez wiele lat po zakończeniu drugiej wojny światowej rządy Japonii dążyły do zwiększenia liczby dostępnych mieszkań i podniesienia ich standardu. Sytuacja uległa zmianie, gdy w pierwszej dekadzie XXI wieku populacja Japonii zaczęła spadać - politykę państwową przestawiono wtedy na wykorzystywanie istniejących już zasobów mieszkaniowych. Jednym z głównych problemów związanych z takim ukierunkowaniem działań było i nadal jest nieodpowiednie zarządzanie starszymi budynkami wielomieszkaniowymi. Właściciele lub osoby dziedziczące lokal w bloku nie zdają sobie sprawy z wartości mieszkania, które często pozostaje puste. Nie sprzedają go ani nie wynajmują, nie podejmują też żadnych prac remontowych czy modernizacyjnych.

Problem dotyczy nie tylko Japonii - to zjawisko społeczne, które obserwujemy w wielu krajach na świecie. Systemy zarządzania budynkami wielomieszkaniowymi w głównych krajach Europy i USA generalnie są zbliżone do tych funkcjonujących w Japonii. Choć można wychwycić pewne różnice co do szczegółów, osiedla mieszkaniowe w wielu krajach podlegają zarządowi organów zrzeszających właścicieli lokali, a decyzje tych organów podejmowane są na specjalnych zebraniach. Czasem kwestie zarządzania powierza się podmiotom zewnętrznym. Na przykład w Japonii zadania zlecane zewnętrznym firmom zarządzającym obejmują obsługę zebrań właścicieli lokali i zarządzanie ich wspólnotą, księgowość, obowiązki związane z nadzorem, sprzątaniem, konserwacją oraz kontrolą budynków i urządzeń.

Transformacja cyfrowa mogłaby wspomóc firmy zarządzające nieruchomościami w problemach związanych z nieodpowiednim zarządzaniem, tym samym umożliwiając wykorzystanie szans, jakie niesie ze sobą zwiększony popyt na mieszkania. Wymaga to podjęcia czterech typów działań:

1. digitalizacji zarządzania nieruchomościami
2. podziału czynności zarządzania nieruchomościami na standardowe i opcjonalne
3. wspierania samodzielnego zarządzania w ramach osiedli oraz
4. współpracy między podmiotami działającymi w branży.

Digitalizacja zarządzania nieruchomościami

Obecnie usługi zarządzania nieruchomościami obejmują swoim zakresem uczestniczenie w zebraniach wspólnoty mieszkaniowej i spotkaniach jej zarządu oraz prowadzenie takich zebrań i spotkań, a także inne obowiązki - zarówno takie, które wymagają kontaktów osobistych, jak i te wiążące się z wykonywaniem konkretnych prac, np. sprzątaniem, kontrolą i ochroną. Ponieważ wiele związanych z zarządzaniem czynności ma charakter osobisty lub osobowy, digitalizacja branży jako takiej nie była - jak dotychczas - zbyt zaawansowana. Jednak problem niedoboru pracowników wydaje się coraz bardziej dotkliwy, co oznacza, że firmy zarządzające nieruchomościami, które chcą zwiększyć przychody, będą musiały poprawić wydajność, poprzez zwiększenie liczby obsługiwanych i zarządzanych budynków przez jednego pracownika. Cyfryzacja może poprawić efektywność na trzy sposoby.

Po pierwsze, dzięki niej, niektóre zadania można zautomatyzować, np. wykorzystując roboty sprzątające, korzystając z technologii Internetu Rzeczy przy inspekcji i patrolach oraz korzystając z chatbotów do obsługi skarg. Wszystkie te rozwiązania przyczyniłyby się do obniżenia kosztów osobowych oraz pozwoliłyby pracownikom skupić się na obszarach, w których preferowana jest obsługa niezautomatyzowana, wypracowując przy tym wartość dodaną świadczonych usług.

Po drugie, cyfryzacja ma szanse usprawnić nieefektywnie wykonywane zadania. Dobrymi przykładami są tu dystrybucja i przechowywanie w wersji online materiałów na wszelkiego rodzaju spotkania, przeprowadzanie przez internet ankiet wśród mieszkańców, digitalizacja rejestrów kontroli i konserwacji oraz wprowadzenie elektronicznego systemu księgowego. Dystrybucja i gromadzenie materiałów papierowych są nieefektywne i kosztowne pod względem wymaganych nakładów pracy oraz wydatków (takich jak koszty poczty, transportu i przechowywania). Co więcej, jeśli firma zarządzająca przestawi się na elektroniczną formę wymiany informacji z jednostkami podlegającymi jej zarządowi, ograniczy to liczbę wizyt pracowników centrali w terenie, dzięki czemu zyskają oni czas na bezpośrednie kontakty z mieszkańcami.

Po trzecie, dane zgromadzone dzięki cyfryzacji można wykorzystać w celu podniesienia jakości usług, ku zadowoleniu mieszkańców. Przykładowo, wprowadzenie urządzeń sterowanych w systemie Internetu rzeczy pozwoli zoptymalizować ustawienia klimatyzacji i oświetlenia w częściach wspólnych budynku, a także przeprowadzać naprawy i przeglądy prewencyjne na bazie stanu zużycia sprzętu i urządzeń.

Prawdopodobnie będzie pojawiać się coraz więcej usług cyfrowych w różnych sferach zarządzania nieruchomościami. Jednocześnie jednak należy spodziewać się rozwoju usług, które już istnieją. To, czy i w jakim stopniu zarządzanie nieruchomościami zostało zdigitalizowane, może okazać się kluczowym wykładnikiem konkurencyjności.

Podział czynności zarządzania nieruchomościami na standardowe i opcjonalne

Drugim typem działań jest podział czynności zarządzania nieruchomościami na standardowe i opcjonalne: określenie realizowanych usług zarządzania według kryterium klasy budynków wielomieszkaniowych, wymagań mieszkańców czy kosztów zarządzania i outsourcingu. Obecnie jakość zarządzania nieruchomościami, a szczególnie poziom zadowolenia mieszkańców, w dużej mierze zależą od konkretnych osób zaangażowanych w zarządzanie. Nawet jeśli umowa dotycząca danej nieruchomości i świadczone w jej ramach usługi pozostaną bez zmian, znaczący wpływ na zadowolenie mieszkańców będą prawdopodobnie miały umiejętności, jakimi wykazują się pracownicy firmy zarządzającej. Jasne sformułowanie na piśmie usług, które mają być świadczone, pomaga spełnić oczekiwania mieszkańców.

W przypadku luksusowych osiedli mieszkaniowych należy położyć nacisk na komunikację bezpośrednią, a także stworzyć stanowisko opiekuna budynku, jak to miało miejsce w przeszłości. Można też wykorzystać niektóre z inicjatyw cyfrowych wyszczególnionych w punkcie (1). Następnym krokiem będzie wprowadzenie usług o charakterze opcjonalnym, związanych z częstotliwością inspekcji i patroli, zakresem pomocy przy prowadzeniu zebrań ogólnych i spotkań zarządu oraz szybkością reagowania na nagłe wypadki, takie jak zgubienie kluczy czy wyciek wody. Można też zaoferować usługi związane z wykonywaniem prac domowych i sprzątaniem.

W zarządzaniu kompleksami wielomieszkaniowymi średniej klasy narzędzia cyfrowe mogą zastąpić komunikację bezpośrednią, na przykład poprzez wprowadzenie robotów, czujników, powiadomień i komunikatów online dla mieszkańców - pozwoli to obniżyć koszty zarządzania.

Uwzględniając rodzaje usług, jakich oczekują mieszkańcy zarządzanego budynku oraz budżet przeznaczony na zarządzanie i outsourcing, warto też rozważyć opcję samodzielnego zarządzania.
W przyszłości usługi świadczone przez firmę zarządzającą będą prawdopodobnie dostosowane do oczekiwań mieszkańców. Dlatego komunikacja z nimi ma kluczowe znaczenie dla określenia poziomu zarządzania oraz tego, ile mieszkańcy są skłonni za nie zapłacić.

Wspieranie samodzielnego zarządzania budynkami wielomieszkaniowymi

Tendencje wzrostowe dotyczące opłat za zarządzanie budynkami wielomieszkaniowymi prawdopodobnie skłonią wiele wspólnot czy spółdzielni do wyboru trzeciej opcji, tj. samodzielnego zarządzania. Nie należy jednak dystansować się od jednostek, które zdecydują się na samodzielność, bo prawdopodobnie będą one potrzebować wsparcia - bazującego na digitalizacji zarządzania nieruchomościami omówionej szerzej w punkcie (1) oraz na podziale obsługi nieruchomości na działania standardowe i opcjonalne, o którym mowa w punkcie (2).

Wspólnoty samodzielnie zarządzające swoimi budynkami można wspomóc udostępniając im aplikacje i inne narzędzia technologiczne. Nawet, jeśli wspólnota nie posiada specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, koszty i wyzwania związane z zarządzaniem da się zredukować, jeśli uzyska ona kompleksową pomoc w wykonywaniu takich zadań, jak śledzenie umów z usługodawcami i zamówień, porządkowanie informacji o lokatorach i właścicielach oraz zarządzanie przychodami i rozchodami funduszu remontowego. W ostatnich latach czołowe firmy zarządzające nieruchomościami udostępniły aplikacje wspomagające samodzielne zarządzanie budynkami. Również wśród firm technologicznych działających na rynku nieruchomości pojawiły się jednostki oferujące podobne usługi, dlatego można przypuszczać, że konkurencja w obszarze aplikacji wspomagających samodzielne zarządzanie będzie się zaostrzać.
Nawet w wysoce wyspecjalizowanych obszarach, takich jak sporządzanie długoterminowych lub zakrojonych na szeroką skalę planów napraw, pojawia się zapotrzebowanie na porady i konsultacje z podmiotami zewnętrznymi. Pozostawiając podstawowe zarządzanie nieruchomością w gestii wspólnoty zarządzającej i oferując jedynie opcjonalne wysoce wyspecjalizowane usługi, można mieć realny wpływ na jakość zarządzania.

Choć wspieranie samodzielnego zarządzania nie prowadzi bezpośrednio do dużych zysków, to aktywne zaangażowanie w ten aspekt jest ważne z perspektywy utrzymania dobrych relacji. Wspólnoty będą w przyszłości dokonywać remontów i przebudów na dużą skalę i z pewnością będą potrzebować wsparcia wyspecjalizowanych w tym zakresie firm.

Współpraca między podmiotami z branży

Kolejnym istotnym działaniem jest wzmocnienie współpracy między „konkurentami”. Firmy, które decydują się na samodzielne świadczenie usług, coraz częściej narzekają na brak zasobów i wysokie koszty. A przecież mogą stosować inną strategię: podzielić usługi zarządzania nieruchomościami na standardowe i opcjonalne, a potem ustaloną ich część zlecać innym podmiotom z branży. Jednocześnie mogą też realizować pewne usługi zarządcze w ramach outsourcingu, w odniesieniu do nieruchomości zarządzanych przez inne firmy, specjalizując się w danym obszarze lub przyjmując wykonanie określonych zadań ze względu na lokalizację. W ten sposób, dzięki wykorzystaniu swoich mocnych stron, firmy zarządzające nieruchomościami będą działać bardziej efektywnie.

Relacje oparte na współpracy są również możliwe z punktu widzenia digitalizacji zarządzania nieruchomościami omówionej w punkcie (2). Firmy, które same opracowują narzędzia służące cyfryzacji mogą oferować swoje rozwiązania innym za opłatą, ograniczając w ten sposób koszty utrzymania dzięki efektowi skali. Z kolei użytkownicy tych narzędzi będą w stanie obniżyć wydatki na rozwój systemów i zarządzanie.

W obliczu poważnych problemów związanych z brakiem pracowników i rosnącymi kosztami personelu istnieją pewne ograniczenia co do tego, jakie zadania firma może wykonywać samodzielnie. Aktywne dążenie do współpracy z „konkurencją”, przy jednoczesnym maksymalnym wykorzystaniu własnych obszarów specjalizacji, przynosi korzyści i rozwija całą branżę zarządzania kompleksami mieszkaniowymi.

Artykuł powstał na podstawie raportu: „The Future of the Housing Business ― Prescriptions for real estate companies during the housing transformation era” przygotowanego w czerwcu 2021 r.