Contract Lifecycle Management

Jedną z podstaw funkcjonowania każdej organizacji są zawierane przez nią umowy. Często ich liczba, złożoność oraz mnogość kategorii powodują trudności i opóźnienia w zakresie sprawnego zarządzania nimi na każdym etapie w cyklu życia umowy poczynając od procesu negocjowania, przez przechowywanie, wykonanie i w końcu ich poprawne archiwizowanie. Zgodnie z przeprowadzonym przez Deloitte badaniem dotyczącym procesu zarządzania umowami, 56% negocjatorów umów wskazuje, iż większość swojego czasu poświęca na zadania niezwiązane z negocjowaniem z uwagi na konieczność ciągłego manualnego dostosowywania kontraktu do ustalonego szablonu. Z kolei to samo badanie wykazało, że 70% utraty przychodu organizacji ma miejsce po podpisaniu umowy w fazie jej wykonywania. Powyższe problemy wynikają głównie z braku zautomatyzowania zadań związanych z tworzeniem i obsługą kontraktów jak i braku agregacji oraz analizy danych kontraktowych wspieranych przez efektywny proces raportowania.

Rozwiązaniem wspierającym przeciwdziałanie utracie dochodu związanej z niewydajnym procesem zarządzania umowami jest wprowadzenie do organizacji procedur oraz dedykowanych inteligentnych narzędzi usprawniających czynności przechowywania i administrowania umowami. Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań, organizacje są w stanie zwiększyć poziom zgodności z postanowieniami umów, politykami, a także regulacjami prawnymi unikając tym samym odpowiedzialności finansowej. Ponadto, implementacja inteligentnego procesu zarządzania umowami umożliwia także przekierowanie pracy pracowników na czynności strategiczne, dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań i aktywności, które wcześniej musiały być wykonywane manualnie.

Jak możemy pomóc?

• Doradztwo w zakresie wyboru narzędzia do zarządzania kontraktami

Wspieramy klientów w ocenie i dostosowaniu do celów biznesowych różnych strategii technologicznych związanych z CLM. Biorąc pod uwagę inicjatywy informatyczne naszych klientów, pomagamy ocenić potrzeby IT i sformułować plany wdrożenia systemów CLM z zastosowaniem najnowszych technologii. Dzięki naszemu partnerstwu z wiodącymi dostawcami oprogramowania do zarządzania umowami, doradzamy i realizujemy budowę oraz konfigurację efektywnego ekosystemu kontraktów oraz procesów do ich tworzenia i administrowania dopasowując odpowiednie oprogramowania do potrzeb biznesowych organizacji.

• Doradztwo biznesowe dotyczące procesów zarządzania kontraktami

Deloitte analizuje i optymalizuje infrastrukturę kontraktową organizacji, aby zwiększyć jej wydajność i przejrzystość, a jednocześnie usprawnić proces zachowania zgodności (eng. Compliance) w celu kontrolowania i ograniczania ryzyka kontraktowego oraz zwiększenia bezpieczeństwa relacji biznesowych, w tym wprowadzenia transparentności do łańcucha dostaw. Skupiamy się na skróceniu cykli sprzedaży/zaopatrzenia, dzięki lepszemu raportowaniu, zautomatyzowanym przepływom pracy m.in. dla działów prawnych, HR, finansowych, procurement’u i contract management’u. Wprowadzamy ustrukturyzowane zarządzanie szablonami umów i możliwości reagowania na presje regulacyjne i zewnętrzne. Ponadto, oferujemy wsparcie w zakresie tworzenia wewnętrznych polityk i procedur dotyczących zarządzania kontraktami.

• Implementacja narzędzi do zarządzania kontraktami

Przeprowadzamy wielopoziomowe i globalne due diligence środowiska kontraktowego w organizacji oraz wspólnie z klientem kształtujemy wymagania biznesowe dotyczące zarządzania umowami jak i funkcjonalności narzędzi wspierających, w celu ich odpowiedniego dostosowania do potrzeb i profilu działalności organizacji, a także identyfikacji wzajemnych zależności pomiędzy departamentami. Dostarczamy rekomendacje w zakresie usprawnień i implementacji skutecznych praktyk dotyczących procesów negocjowania, podpisu, akceptacji, przechowywania, uaktualniania i śledzenia zobowiązań umownych.

• Wsparcie w procesie zmiany

Opisujemy i wdrażamy zmiany w organizacji związane z budowaniem/przemodelowaniem procesu zarządzania umowami poprzez przygotowywanie materiałów zawierających wytyczne, procedury i instrukcje użytkowania dedykowanych narzędzi. Wspieramy pracowników oraz kadrę zarządzającą organizacji w procesie zmiany, a także monitorujemy działania przed i po implementacji nowych rozwiązań technologicznych oraz procedur w celu osiągnięcia pomyślnego wdrożenia oraz satysfakcji użytkowników końcowych.

• Wsparcie techniczne we wdrożeniu narzędzi do zarządzania kontraktami

Wspieramy naszych klientów w ocenie potrzeb infrastruktury informatycznej do implementacji narzędzi CLM jak również w procesie planowania i zarządzania migracją danych oraz dokumentów kontraktowych. Przeprowadzamy także proces integracji narzędzi CLM z innymi rozwiązaniami informatycznymi takimi jak: SSO, DocuSign, MS Word, Outlook, SAP i wiele innych.