Plany modernizacji zasad sprawozdawczości VAT i jej dostosowania do wyzwań ery cyfrowej (ViDA)

• Zmiany w obszarze rejestracji VAT zgodnie z koncepcją pojedynczej rejestracji VAT (SVR - Single VAT Registration),
• Modernizację zasad sprawozdawczości VAT i dostosowanie tej sprawozdawczości do wyzwań ery cyfrowej (DRR – Digital Reporting Requirements),
• Dalsze zmiany dotyczące obowiązków dla platform cyfrowych.

W materiale skupimy się nad drugim z nich, tj. zmianach dotyczących modernizacji i digitalizacji sprawozdawczości VAT.

Celem wdrażania koncepcji nowej cyfrowej sprawozdawczości VAT (DRR – Digital Reporting Requirements) jest przekazanie państwom członkowskim dodatkowych narzędzi do zwalczania nadużyć w rozliczeniach VAT związanych m.in. z karuzelami VAT i koncepcją znikającego podatnika. Zmiany te mają na celu również dalszą harmonizację i ujednolicenie zasad sprawozdawczości VAT między różnymi krajami UE.

Jak wynika z szacunków opublikowanych przez Komisję Europejską wprowadzenie zmian w obszarze cyfrowej sprawozdawczości VAT powinno przynieść do 2032 r. realne i wymierne korzyści finansowe, tj. około 41,4 mld EUR oszczędności. Jak szacuje Komisja Europejska, na tę kwotę składać się będzie:

• 11 mld EUR z tytułu zniesienia dotychczasowych obowiązków sprawozdawczych,
• 24,2 mld EUR z tytułu zmniejszenia kosztów fragmentacji (tj. dodatkowych kosztów przestrzegania różnych przepisów lokalnych przez przedsiębiorstwa, które prowadzą działalność w różnych państwach członkowskich i w związku z tym muszą spełniać różne wymogi lokalne),
• 4,3 mld EUR oszczędności dzięki korzystaniu z wstępnie wypełnionych deklaracji VAT,
• 1,9 mld EUR korzyści z tytułu fakturowania elektronicznego.

Dyrektywa VAT daje państwom członkowskim pewną swobodę w określeniu niezbędnych obowiązków sprawozdawczych mających zapewnić skuteczny pobór VAT i przeciwdziałanie nadużyciom VAT. W konsekwencji, wymogi funkcjonujące w poszczególnych krajach UE w obszarze sprawozdawczości VAT nie są jednolite. Co więcej, często nie opierają się na rozwiązaniach cyfrowych. Takie działanie komplikuje prowadzenie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców, którzy z uwagi na charakter prowadzonej działalności muszą rozliczać VAT w różnych krajach (kwestia rosnących kosztów tzw. fragmentacji). Obecne rozwiązania nie przynoszą też spodziewanych rezultatów, jeżeli chodzi o przeciwdziałanie oszustwom VAT. Komisja Europejska przygotowując założenia pakietu ViDA zwróciła także uwagę, że dyrektywa VAT w obecnym kształcie stanowi w pewnych obszarach barierę dla państw członkowskich zainteresowanych cyfryzacją sprawozdawczości VAT. Przykładowo chęć wdrożenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego wymaga uzyskania specjalnej zgody w formie decyzji derogacyjnej. Negatywnie jest również oceniane obecne rozwiązanie dotyczące raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych w okresowo składanych informacjach podsumowujących VAT-UE. System ten nie pozwala państwom członkowskim na skuteczne zwalczanie oszustw VAT dotyczących tych transakcji. Wprowadzenie sprawozdawczości cyfrowej wpisuje się również w trend zrównoważonego rozwoju, ponieważ pozwoli na oszczędności związane z mniejszą liczbą faktur papierowych, niosąc tym samym za sobą korzyści dla środowiska.

Zgodnie z założeniami pakietu ViDA modernizacja zasad sprawozdawczości VAT do sprawozdawczości cyfrowej realizowana będzie w kilku obszarach:

• uczynienie e-fakturowania rozwiązaniem domyślnym (marginalizacja fakturowania papierowego), a nawet obligatoryjnym w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych;
• dążenie do raportowania danych transakcyjnych w czasie niemal rzeczywistym;
• dostosowanie zawartości (zakresu danych) faktury do aktualnych wymagań;
• modernizacja systemu sprawozdawczości dla transakcji wewnątrzwspólnotowych;
• wprowadzenie bazy pod wdrażanie ujednoliconych systemów sprawozdawczości cyfrowej dla transakcji krajowych (opartych o analogiczne rozwiązania jak dla transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Wprowadzenie pierwszych zmian z tego obszaru planowane jest już w 2024 r. (w zakresie prawa dla państw członkowskich do wdrażania obowiązkowego e-fakturowania). Z uwagi jednak na fakt, że przedmiotowe zmiany mają w sporej mierze charakter systemowy, planowane jest, aby w kluczowych obszarach zaczęły one obowiązywać dopiero od 2028 r.

Niektóre państwa członkowskie UE wprowadziły lub planują wprowadzić „cyfrowe” rozwiązania w zakresie obowiązkowego e-fakturowania lub obowiązkowego raportowania danych transakcyjnych w czasie rzeczywistym. Chcąc wspierać ten trend unijny prawodawca planuje by zmiany w tym obszarze w pierwszej fazie (tj. od 2024 r.) ułatwiały państwom członkowskich wdrażanie obligatoryjnych e-faktur na poziomie krajowym (poprzez umożliwienie stosowania we wszystkich państwach członkowskich wymogu obligatoryjnych e-faktur bez konieczności ubiegania się o zgodę w formie decyzji derogacyjnej). Cel ten ma zostać osiągnięty poprzez wprowadzenie zmian definicji faktury elektronicznej (jako faktury w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym), wprowadzenie wyraźnego uprawnienia dla państw członkowskich do wdrożenia obowiązkowych e-faktur oraz usunięcia wymogu posiadania przez sprzedawcę zgody odbiorcy na wystawienie e-faktury.

W drugiej i docelowej fazie zmian, które mają obowiązywać od 2028 r., wprowadzony zostanie obowiązek wdrożenia przez wszystkie państwa członkowskie obowiązkowego e-fakturowania dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i usług B2B (oraz niektórych innych usług). Ponadto, wszelkie istniejące dotychczas lub wprowadzone w najbliższym czasie lokalne modele e-fakturowania będą musiały zostać dostosowane do nowych wymagań do 2028 r.

Wdrażane zmiany mają również realizować postulat raportowania danych transakcyjnych w czasie niemal rzeczywistym. W związku z tym, iż faktury są podstawą sprawozdawczości VAT uznano, że realizacja tego postulatu nie będzie możliwa bez zmiany terminów na wystawienie faktury. Zgodnie z założeniami pakietu ViDA, termin wystawiania faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (WDT) i świadczenie usług, w przypadku których stosuje się odwrotne obciążenie skrócony zostanie do dwóch dni od daty transakcji. Uznano również, że realizując koncepcję raportowania w czasie rzeczywistym konieczne jest zniesienie możliwości wystawiania faktur zbiorczych zawierających dane obejmujące kilka odrębnych dostaw towarów lub transakcji świadczenia usług. W ocenie Komisji możliwość wystawiania tego typu faktury np. dla odrębnych transakcji realizowanych w ciągu całego miesiąca, uniemożliwi osiągnięcie zamierzonych celów.

Planowane jest również wprowadzenie zmian w zawartości (zakresie) danych prezentowanych na fakturze. Nowymi elementami faktury miałyby być np. numer rachunku bankowego (IBAN) dostawcy, na który zostanie dokonana płatność za fakturę, termin (terminy) płatności faktury oraz w przypadku faktur korygujących, numer faktury korygowanej (pierwotnej).

Zgodnie z założeniami pakietu ViDA, planowana jest całkowita likwidacja obecnego systemu okresowego raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych w ramach informacji podsumowujących VAT-UE i zastąpienie go nowym systemem raportowania danych o transakcjach w czasie niemal rzeczywistym. Dzięki dostępowi do danych o transakcjach w czasie rzeczywistym możliwe będzie skuteczniejsze prowadzenie przez państwa członkowskie analiz mogących doprowadzić do identyfikacji nieprawidłowości VAT, w tym przede wszystkim oszustw karuzelowych i tzw. znikających podatników. Nowy system sprawozdawczości cyfrowej obejmie zarówno transakcje wewnątrzwspólnotowe (dziś raportowane w ramach informacji podsumowujących VAT-UE), jak i dostawy towarów i świadczenie usług podlegające pod obowiązkowy mechanizmowi odwrotnego obciążenia (transakcje realizowane przez sprzedawcę niemającego siedziby i rejestracji VAT w innym kraju, w przypadkach, w których nabywca w tym innym kraju taką rejestrację VAT posiada).

Zgodnie z obecnymi propozycjami nowy system cyfrowej sprawozdawczości dla transakcji wewnątrzwspólnotowych funkcjonował będzie w oparciu o następujące główne założenia:

• raportowanie będzie realizowane na bazie transakcyjnej, a jego podstawą będą faktury elektroniczne,
• termin raportowania ustalony będzie jako dwa dni robocze od wystawienia faktury,
• przekazanie danych następować będzie drogą elektroniczną,
• informacje o transakcjach będą przekazywane bezpośrednio przez podatnika lub osobę trzecią w jego imieniu,
• państwa członkowskie określą format i sposób raportowania danych, a jednocześnie zobowiązane będą przyjmować dane raportowane zgodnie z normą europejską (ta norma umożliwi podmiotom działającym w rożnych krajach raportowanie w ujednolicony sposób w każdym państwie członkowskim, bez konieczności dostosowywania się do różnych systemów występujących w różnych krajach),
• państwa członkowskie nie będą mogły żądać przekazania dodatkowych danych dotyczących transakcji podlegających raportowaniu,
• wszelkie dane transakcyjne finalnie trafiać będą do nowoutworzonej bazy danych nazywanej „centralny VIES”, która umożliwi m.in. zbieranie, wymianę i agregację danych, a także krzyżowe kontrole transakcji WDT zgłaszanych przez sprzedawców z transakcjami WNT raportowanymi przez nabywców.

Przewidziano również regulacje, które umożliwią państwom członkowskim fakultatywne wprowadzenie systemu cyfrowej sprawozdawczości VAT także dla transakcji krajowych realizowanych w relacji B2B, czyli dla odpłatnych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych na rzecz innych podatników na ich terytorium. Istotne jest, iż rozwiązania dla sprawozdawczości cyfrowej transakcji krajowych będą musiały być analogiczne jak rozwiązanie przewidziane dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Na chwile obecną planowane jest, że decyzja w zakresie wdrożenia rozwiązania dla cyfrowej sprawozdawczości VAT transakcji krajowych będzie podejmowana przez każde państwo członkowskie indywidualnie (nie będzie to rozwiązanie obowiązkowe). Celem takiego działania jest wprowadzenie na obecnym etapie wspólnych ram mających zagwarantować harmonizację istniejących i przyszłych systemów cyfrowej sprawozdawczości VAT dla transakcji krajowych wdrażanych na poziome poszczególnych krajów członkowskich. W ocenie Komisji ujednolicenie ewentualnych systemów cyfrowej sprawozdawczości VAT dla transakcji krajowych powinno długofalowo uprościć stosowanie przepisów VAT przez podmioty działające w różnych krajach UE i realizujących w tych różnych krajach zarówno dostawy wewnątrzwspólnotowe, jak i krajowe.

Podsumowując, proponowane rozwiązania unijne w zakresie e-sprawozdawczości VAT oraz e-fakturowania stanowić będą kolejny kamień milowy w digitalizacji rozliczeń VAT. Ponadto, na co mocno liczą organy Unii Europejskiej, w znaczącym stopniu powinny przyczynić się one do zmniejszania luki VAT i zwalczania oszustw podatkowych. Z perspektywy podatników, z pewnością ich wdrożenie stanowić będzie ogromne wyzwanie. Będą one zapewne wymagać licznych dostosowań obecnych procesów VAT compliance, jak i zmian w dotychczasowych systemach. Finalnie może się jednak okazać, że dzięki koncepcji harmonizacji stosowanie jednolitych rozwiązań w znaczącym stopniu ułatwi funkcjonowanie na europejskim rynku podmiotom działającym w więcej niż jednym kraju UE.

*Materiał został opublikowany na łamach Rzeczpospolita

Autorzy:

Monika Wachowiec jest Partner Associate w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte

Adam Dwornik jest Senior Managerem w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte

W przygotowaniu artykułu uczestniczyła również Sara Bogacka współpracująca z Deloitte Doradztwo Podatkowe