Sprzedaż węgla przez samorządy: najważniejsze ryzyka

Umowa z dostawcą węgla – ustawa a praktyka

Art. 3 ust. 3 ustawy węglowej przewiduje, że gmina, która zamierza dokonać zakupu węgla, zawiera umowę z podmiotem wprowadzającym do obrotu, po dokonaniu wstępnego ustalenia liczby znajdujących się na terenie tej gminy gospodarstw domowych zainteresowanych preferencyjnym zakupem węgla. Ustawodawca wskazał, że taka umowa zawiera co najmniej określenie m.in. terminu dokonania przez gminę płatności z tytułu zakupu paliwa stałego oraz sposobu, warunków i terminu odbioru od podmiotu wprowadzającego do obrotu paliwa stałego przez gminę.

Są to dość oczywiste elementy, przy czym ich niewłaściwa redakcja może powodować niekorzystne skutki dla samorządów. Nie mówiąc o pozostałych postanowieniach, np. dotyczących kar umownych.

Co z zamówieniami publicznymi?

Według art. 6 ust. 1 ustawy węglowej, do zamówień udzielanych w celu realizacji zadań określonych w przepisach niniejszej ustawy nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: „PZP”). Równocześnie zgodnie z art. 6 ust. 2 tej ustawy zamawiający, w terminie 7 dni od dnia udzielenia zamówienia, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych informację o udzieleniu tego zamówienia, w której podaje podstawowe dane dotyczące tego zamówienia oraz wskazuje okoliczności faktyczne uzasadniające udzielenie zamówienia bez zastosowania przepisów PZP. Warto podkreślić, że ustawodawca traktuje o „okolicznościach faktycznych”, a nie o „okolicznościach prawnych”. Tym samym wskazanie w informacji, iż udzielono zamówienia bez zastosowania przepisów PZP z uwagi na treść przepisu art. 6 ust. 1 ustawy węglowej najprawdopodobniej będzie niewystarczające.

Formy prowadzenia sprzedaży – czy ogólny przepis wystarczy?

Zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy węglowej gmina będzie mogła prowadzić sprzedaż:

1. za pośrednictwem jednostki organizacyjnej;
2. w ramach umowy między gminami w sprawie wspólnego zakupu;
3. za pośrednictwem spółek, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o gospodarce komunalnej lub
4. w ramach umowy z innym podmiotem, o którym mowa w art. 9 ustawy o samorządzie gminnym.

Przytoczony przepis nie udziela przy tym odpowiedzi na zasadnicze pytanie: czy wyłącza stosowanie wszelkich obowiązujących regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej? Nabiera ono szczególnego znaczenia np. w kontekście odpowiedniego zakresu działalności spółki.

Uchwała rady gminy teoretycznie fakultatywna, ale…

Art. 15 ustawy węglowej przewiduje, że rada gminy może określić w drodze uchwały między innymi: tryb i sposób rozpatrywania wniosków o zakup, kryteria dotyczące pierwszeństwa jego dokonania czy sposób rozliczeń między gminą a osobą dokonującą zakupu preferencyjnego. Przy wydawaniu uchwały rada gminy musi mieć na względzie – zgodnie z przywołanym przepisem – zapotrzebowanie na paliwo stałe w danej gminie, dostępność paliwa stałego, a także sytuację finansową mieszkańców tej gminy i konieczność realizacji przez gminę zadań z zakresu pomocy społecznej oraz wsparcia rodziny.

Z jednej strony podjęcie uchwały może spowodować reakcję ze strony nadzoru wojewody (szczególnie w świetle przytoczonych wytycznych do jej wydania), a z drugiej strony nieuregulowanie wymienionych wyżej kwestii w drodze uchwały organu stanowiącego najprawdopodobniej będzie prowadzić do niepotrzebnych emocji wśród mieszkańców ubiegających się o zakup węgla na preferencyjnych warunkach.

Sprzedaż węgla to także obowiązki podatkowe

Poza wyzwaniami organizacyjno-prawnymi wynikającymi z ustawy węglowej, obrót węglem to także szereg dodatkowych obowiązków podatkowych, które regulowane są odrębnymi przepisami. Obowiązki te wiążą się w szczególności z odpowiednim ewidencjonowaniem i rozliczeniem prowadzonej sprzedaży dla potrzeb VAT.

Kwestie ewidencyjne – kasy online i sposób ujęcia sprzedaży w pliku JPK

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (gospodarstw domowych) co do zasady powinna być ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących. Co istotne, sprzedaż węgla powoduje konieczność stosowania w tym zakresie specjalnych kas nowego typu - tzw. kas online. W konsekwencji, nawet jeśli gmina (bądź spółka komunalna) posiada już kasę rejestrującą, ale nie jest to tzw. kasa online, sprzedaż węgla spowoduje konieczność nabycia i fiskalizacji nowego urządzenia.

Powyższe to nie tylko dodatkowy koszt, ale także szereg nowych wyzwań i obowiązków, w tym konieczność zapewnienia stałego połączenia takiej kasy z Internetem.

Brak ewidencjonowania sprzedaży na kasie bądź też nieprawidłowe wykonywanie obowiązków w ww. zakresie wiąże się z określonymi sankcjami, w tym dodatkowym zobowiązaniem podatkowym (30%), a także odpowiedzialnością poszczególnych osób na gruncie kodeksu karnego skarbowego (KKS).

Sprzedaż zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej musi być także uwzględniona w części ewidencyjnej pliku JPK na podstawie raportu fiskalnego i specjalnie oznaczona. Dodatkowe komplikacje pojawiają się w momencie, gdy sprzedaż ta została równocześnie udokumentowana fakturą - mamy bowiem wówczas dwa dokumenty sprzedaży, tj. paragon fiskalny objęty raportem fiskalnym i fakturę wystawioną do paragonu, która także powinna zostać wykazana w pliku JPK i odpowiednio oznaczona. Nieprawidłowe oznaczenie takiej faktury w pliku JPK spowoduje natomiast dwukrotne rozliczenie VAT należnego z tej samej transakcji.

Powyższe uwagi pozostają aktualne na gruncie przepisów obowiązujących w momencie publikacji niniejszego tekstu. Zgodnie natomiast z wykazem prac legislacyjnych zamieszczonym na stronie Ministerstwa Finansów, obecnie trwają prace mające na celu zwolnienie gmin z obowiązku rejestrowania sprzedaży węgla za pomocą kas fiskalnych. Na ten moment nieznana jest jednak treść rozporządzenia w ww. zakresie i szczegółowy zakres tego zwolnienia (tj. czy przepisy będą zwalniać gminy wyłącznie z obowiązku stosowania w ww. zakresie kas online, czy też ze stosowania kas w ogóle). Jak wynika jednak z zapowiedzi, planowana zmiana dotyczyć będzie wyłącznie jednostek samorządu terytorialnego oraz wprowadzi inne obowiązki dokumentacyjne warunkujące możliwość zastosowania zwolnienia.
Niezależnie od sposobu ewidencji, kwestią do rozstrzygnięcia pozostaje moment wykazania takiej sprzedaży dla potrzeb VAT. Co do zasady obowiązek podatkowy z ww. tytułu powstaje w momencie dokonania dostawy. Zasada ta ma jednak w praktyce szereg wyjątków - przykładowo w sytuacji, w której jeszcze przed dostawą mieszkaniec płaci część / całość wynagrodzenia (ustawa węglowa nie rozstrzyga, kiedy i na jakich zasadach powinna być pobierana odpłatność).

Prawo do odliczenia VAT naliczonego

Podmioty prowadzące sprzedaż węgla powinny być potencjalnie uprawnione do odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących jego zakup. W praktyce jednak organy podatkowe mogą ograniczyć zakres tego prawa z uwagi na specjalny, określony ustawą, preferencyjny tryb zakupu węgla przez gospodarstwa domowe, twierdząc, iż gminy prowadzą w tym zakresie także działalność publicznoprawną.

Powyższa kwestia nie była jeszcze analizowana przez organy podatkowe, a może być wyjątkowo istotna, biorąc w szczególności pod uwagę potencjalnie wysokie kwoty podatku VAT naliczonego.

Co z akcyzą?

Na gruncie przepisów akcyzowych, sprzedaż wyrobów węglowych zasadniczo wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu obowiązków formalnych jak złożenia zgłoszenia rejestracyjnego jako podmiot, który zamierza prowadzić działalność gospodarczą jako pośredniczący podmiot węglowy, składania deklaracji, prowadzenie ewidencji oraz dopełniania szeregu warunków, aby dostarczyć węgiel ze zwolnieniem z akcyzy do odbiorcy.

W pierwotnej wersji ustawy węglowej nie przewidziano żadnych wyłączeń czy zwolnień w akcyzie dla gmin oraz podmiotów, które zgodnie z ustawą węglową mogą pośredniczyć w obrocie preferencyjnym węgla dla gospodarstw domowych. Jednak na etapie prac sejmowych wprowadzono dodatkowe przepisy w zakresie akcyzy. W ustawie węglowej po pierwsze przewidziano czasowe zwolnienie, w myśl którego w okresie od dnia 1 lipca 2022 r. do dnia 30 kwietnia 2023 r. sprzedaż wyrobów węglowych objętych pozycją CN 2701 dla gmin i podmiotów mogących pośredniczyć w obrocie preferencyjnym ma podlegać zwolnieniu od akcyzy. Po drugie, gminy i podmioty mogące pośredniczyć w obrocie preferencyjnym mają być dodatkowo wyłączone z obowiązku rejestracji, składania deklaracji, prowadzenia ewidencji oraz z dopełniania wymogów dla stosowania zwolnienia z akcyzy dla węgla sprzedawanego dla gospodarstw domowych przewidzianych obecnie w ustawie akcyzowej. Tymi preferencjami nie będą jednak objęte gminy, które będą dokonywać wspólnego zakupu paliwa stałego w ramach umowy zawartej pomiędzy gminami.
Dodatkowo, na mocy Nowelizacji gminy mają zostać zobowiązane do wprowadzania i bieżącej aktualizacji informacji o cenach paliw stałych w systemie teleinformatycznym zapewnionym przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Co to oznacza w praktyce?

Projektowane zmiany przewidują uproszczenia dla gmin, na podstawie których nie one będą musiały podejmować działań w celu wypełniania obowiązków wynikających z ustawy akcyzowej, które w wielu przypadkach oznaczałby konieczność zapoznania się z nieznanymi dotychczas regulacjami. Konstrukcja projektowanych przepisów wskazuje, że dostawy węgla do gmin już w przeszłych okresach rozliczeniowych mogły być realizowane w tym nowym zwolnieniu, które nie wymaga dopełniania dodatkowych wymogów. W praktyce taki zapis może rodzić wątpliwości, jak potraktować dostawy węgla, które nie korzystały ze zwolnienia bądź korzystały ze zwolnienia z innego tytułu, a z uwagi na potrzeby społeczne zostaną przekazane na sprzedaż dla gospodarstw domowych.

Co dalej?

Biorąc pod uwagę obecnie obowiązujące regulacje Ustawy akcyzowej oraz wynikające z nich obowiązki dla podmiotów dokonujących obrotu węglem, a także treść opisanych powyżej zmian, gminy powinny śledzić proces legislacyjny ustawy węglowej, aby móc dokładnie przenalizować zakres ostatecznie ciążących na nich obowiązków w zakresie planowanego rozpoczęcia sprzedaży węgla.