Sygnaliści: krajowy finał coraz bliżej

Do tej pory jednostki samorządu terytorialnego prezentowały dwojakie podejście do tematu sygnalistów. Część samorządów wdrożyła procedury bezpośrednio na podstawie przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: „Dyrektywa”), część czeka z tym na wejście w życie przepisów krajowych. I jedno, i drugie podejście jest poparte racjonalnymi argumentami. Jednak nie o tym w niniejszym newsletterze. Chcemy bowiem pochylić się nad najważniejszymi elementami najnowszej znanej publicznie wersji projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli wersji z dnia 22 lipca 2022 r., skierowanej pod obrady Komitetu do Spraw Europejskich (Projekt (legislacja.gov.pl)).

Tzw. procedura wewnętrzna

Stworzenie procedur wewnętrznych, które będą umożliwiały sygnalistom zgłaszanie naruszeń stanowić będzie jeden z głównych obowiązków narzuconych na podmioty prawne (tj. podmioty prywatne i podmioty publiczne) przez projektowaną ustawę. Mianowicie zgodnie z przepisami Dyrektywy, obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń stosuje się do podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym.

Zgodnie z projektowanym brzmieniem ustawy, co do zasady procedurę wewnętrzną powinien wprowadzić podmiot, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Jednakże zwolnione z obowiązku posiadania procedury wewnętrznej będą urzędy i jednostki organizacyjne gminy, która liczyć będzie mniej niż 10 tys. mieszkańców. Projektowane przepisy przewidują również możliwość fakultatywnego wprowadzenia takiej procedury u podmiotów (pracodawców), które nie będą do tego zobowiązane z mocy tej ustawy.

Podmiot wprowadzający wewnętrzną procedurę powinien według projektu przeprowadzić odpowiednie konsultacje z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz danego podmiotu, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie nie działa organizacja związkowa.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała określać m.in.:

• podmiot wewnętrzny, który będzie upoważniony przez podmiot (pracodawcę) do przyjmowania zgłoszeń,
• sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
• bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu, upoważnioną do podejmowania działań następczych,
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych,
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych,
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.

Jednocześnie na podmioty ma zostać nałożony obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Ponadto podmiot, który nie ustanowi procedury wewnętrznej albo który ustanowi procedurę niezgodną z projektowanymi przepisami podlegać będzie karze grzywny.

Tzw. procedura zewnętrzna

Procedura zewnętrzna z kolei określać będzie sposób zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów bezpośrednio do wskazanych organów państwowych. Tzw. zgłoszenie zewnętrzne przyjmowane będzie przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Jednocześnie zgodnie z definicją zawartą w projektowanej ustawie poprzez organ publiczny należy rozumieć m.in. organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego. Zarówno Rzecznik Praw Obywatelskich, jak i organ publiczny zobligowani będą do ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Organ publiczny ma być zobowiązany m.in. do:

• ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
• dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
• przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego – w przypadku, gdy zgłoszenie będzie dotyczyło naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,
• przekazywania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w ciągu 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu oraz informowania o tym zgłaszającego,
• podejmowania działań następczych z zachowaniem należytej staranności,
• przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Zgodnie z projektowanym brzmieniem przepisów zgłoszenie zewnętrzne będzie mogło być dokonane ustnie lub pisemnie. Organ publiczny ma być – podobnie jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych – zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych.

Perspektywa czasowa

Według aktualnego projektu ustawa miałaby wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, natomiast przepis przejściowy przewiduje 2 miesiące okresu przejściowego na wprowadzenie odpowiednich procedur – od dnia wejścia w życie ustawy. Łącznie daje to 4 miesiące od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw na wprowadzenie nowych procedur albo dostosowanie obecnie obowiązujących. Z jednej strony to okres pozwalający na przeprowadzenie tych działań względnie spokojnie, z drugiej jednak strony, aby móc działać w sposób przemyślany, bez wpływu presji czasu, prace należy rozpocząć de facto w momencie ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.