Podcast Podatki/Prawo: Zatory płatnicze

O tym, jak wyglądają kontrole firm podejrzewanych o tworzenie zatorów i jak zapobiegać im technicznie i organizacyjnie, tak by nie dopuścić do tego rodzaju postępowań mówią eksperci:

Marta Gocał, radca prawny w Deloitte Legal i Szymon Kamiński – doradca ds. zarządzania ryzykiem w Deloitte.

Jak zauważa Marta Gocał, obowiązująca już od siedmiu lat ustawa o zatorach płatniczych była dotychczas nieskuteczna.

Dopiero ostatnia nowelizacja narzuciła m.in. rygorystyczne limity dla przeterminowanych płatności w okresach trzymiesięcznych. W praktyce maksymalna wartość przeterminowanych płatności w okresie kolejnych 3 miesięcy już teraz jest łatwa do przekroczenia. Tymczasem za nieznacznie ponad rok limit ten zostanie jeszcze obniżony – z 5 mln zł na 2 mln zł. Przekroczenie kwoty zaległości płatniczych naraża przedsiębiorcę na wszczęcie wobec niego postępowania i potencjalne kary

- informuje Marta Gocał.

Podczas kontroli, UOKiK może badać dane o firmie zebrane przez administrację skarbową, ze sprawozdań finansowych, a wkrótce także z obowiązkowych sprawozdań dotyczących praktyk płatniczych u tzw. dużych podatników.

Obecnie, gdy dużo faktur jest przesyłanych elektronicznie, do monitorowania procesu rozliczeń fakturowych najlepiej użyć programu informatycznego. Niemniej jednak – co zauważa Szymon Kamiński – są sprawy, których nie da się tu załatwić kliknięciem na klawiaturze komputera, a dotyczą np. spornych faktur. Tak czy inaczej, warto taki kompleksowy system wdrożyć, by podczas ewentualnych kontroli uniknąć zarzutu o niedochowanie staranności w przestrzeganiu terminów zapłaty.

System taki powinien uwzględniać różnice w umowach z poszczególnymi kontrahentami, bo przecież terminy płatności liczy się różnie. Program powinien też umożliwiać ewidencjonowanie daty otrzymania faktury, gdyż to właśnie od niej liczony jest 60-cio dniowy termin płatności zapisany w ustawie

- sugeruje Szymon Kamiński.

Transkrypcja:

PR: Zatory płatnicze to problem trawiący polską gospodarkę od wielu lat. W ostatnich miesiącach to zjawisko zdaje się przybierać na sile. Powodem jest kryzys gospodarczy wywołany epidemią koronawirusa. O zatorach płatniczych stało się ostatnio głośno także z powodów podatkowych. TSUE uznał polskie przepisy ograniczające ulgę na złe długi w VAT za niezgodne z normami europejskimi. To jest dobra wiadomość dla tych, którzy tym narzędziem chcą złagodzić skutki niepłacenia za faktury przez kontrahentów. Znacznie ważniejsza może się okazać, obowiązująca od 1 stycznia 2020 r. nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ustawa spowodowała nasilenie kontroli u przedsiębiorców dokonywanych przez UOKiK pod kątem niepłacenia za faktury. O tym jak wyglądają kontrole firm podejrzewanych o tworzenie zatorów i jak zapobiec, zarówno technicznie jak i organizacyjnie problemom z tego wynikającym, opowiedzą moi goście, Marta Gocał, radca prawny w Deloitte Legal oraz Szymon Kamiński, doradca w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.

Zacznijmy od nakreślenia jaką mamy sytuację prawną, ponieważ ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym obowiązuje niemal od 7 lat. Dotychczas miała pewne postanowienia, ale to się zmieniło.

Marta Gocał: Ustawa rzeczywiście jest, możemy powiedzieć, stara. Natomiast dotychczas nie była specjalnie stosowana. Na kanwie nieskuteczności tych przepisów została wprowadzona nowelizacja, która tak naprawdę trochę obróciła rynkiem. Wprowadziła po prostu bardzo rygorystyczne zapisy, np. co do samych terminów w jakich musimy płacić za transakcje handlowe. Aby dopilnować obowiązków trzymania się ich, wprowadziła z kolei sankcje oparte o dwa narzędzia, które pojawiają się w tej ustawie. Upraszczając, podstawowym narzędziem jest kwestia zakazania nadmiernego opóźniania się w płatnościach świadczeń z transakcji handlowych. Nadmierne opóźnienie się to sytuacja, w której jesteśmy opóźnieni w okresach trzymiesięcznych, w wysokości sumy świadczeń przewyższających co do zasady 2 mln zł. W okresie pierwszych dwóch lat, aby wszyscy się przyzwyczaili jest to pułap 5 mln zł. Jeżeli rzeczywiście w ciągu trzech miesięcy opóźnienia będą przewyższały tę wartość, wówczas Prezes UOKiK może wejść z postępowaniem i nałożyć odpowiednie kary za nadmierne opóźnienie.

PR: Aby uzupełnić naszą wiedzę o przepisach to dodajmy, że to nie wszystko, bo w kolejnych latach czeka nas kolejne zaostrzenie wymogów, prawda?

MG: Zaostrzenie będzie polegało na kwestii zejścia z pułapu 5 mln zł do 2 mln zł. 5 mln zł wbrew pozorom, tak jak przynajmniej rozmawiamy z klientami, to nie jest dużo. Świadczenie opóźnione to znaczy świadczenie zapłacone nawet jeden dzień po terminie. Jeżeli ta wymagalność i opóźnienie istnieje w obrębie danego miesiąca, to świadczenie będzie wliczane do sumy z pozostałych opóźnionych świadczeń z sąsiadujących miesięcy.

PR: Czyli wystarczą 2 mln zaległości, aby już mieć problemy prawne. Chodzi nie tylko o czynności płacenia/niepłacenia, ale dojdą także nowe obowiązki sprawozdawcze?

MG: Tak, to w zasadzie już za chwilę. Jeśli chodzi o dużych podatników...

PR: To tacy, których obroty przekraczają 50 mln Euro?

MG: M.in. przychody przekraczają 50 mln Euro (równowartość w złotych). Wszystkie podmioty, które posiadają status dużego podatnika, już w styczniu 2021 r. będą zobowiązane do złożenia raportu ze stosowanych praktyk płatniczych. To będzie sumaryczne zestawienie z obu stron, tzn. i zobowiązań i należności z transakcji handlowych oraz pogrupowanie ich, sumarycznie, jeśli chodzi o sam raport, w poszczególnych terminach płatności, np. do 30 dni, od 31 do 60 dni, od 60 do 120 dni i powyżej oraz pokazanie w tych grupach jak płatności faktycznie następowały i jakie były zaległości, tzn. przekroczenia terminów płatności.

PR: Rozumiem, że ma to służyć skłonieniu dużych firm do większej systematyczności w monitorowaniu płatności ze swoimi kontrahentami i pewnie też ułatwieniu kontroli przez UOKiK?

MG: To jest jedno z narzędzi. Drugie to jest również bardzo istotny aspekt raportu, czyli poza tym, że jest on elektroniczny, co ułatwia operacyjność, to ma być dostępny publicznie. Z jednej strony będzie to narzędzie, które pokaże Prezesowi UOKiK jak firmy radzą sobie z płatnościami. Z drugiej strony to jest pewien element, który będzie funkcjonować na rynku, tzn. że każdy z nas będzie mógł wejść do tego rejestru i zobaczyć jak wyglądają płatności i opóźnienia danego kontrahenta, w jakich są kwotach oraz jakie terminy płatności stosuje.

PR: Powiedzmy krótko jak dzisiaj wyglądają takie kontrole? Z czego korzystają urzędnicy UOKiK, jakimi metodami sprawdzają firmy?

MG: Prezes UOKiK wszczął ponad 50 postępowań w czerwcu, które się już toczą, z uwagi na nadmierne opóźnianie się w płatnościach. Prezes ma bardzo szerokie spektrum kompetencji, jeśli chodzi o przeprowadzenie kontroli. Wszczyna postępowanie z różnych przyczyn i mogą to być jego własne informacje, ale również donos. Prezes UOKiK, posiadając takie podejrzenie, wchodzi z kontrolą. Oczywiście w pierwszym rzędzie prosi o informację ze spółki. Postępowania, w których asystowaliśmy po stronie klientów, pokazywały, że te informacje są tak rozproszone i ciężko je pogrupować, że nie jest to najlepsze źródło, natomiast powinno się zadbać, aby je odpowiednio dostarczyć. Prezes UOKiK może też sięgać do informacji podatkowych, elektronicznych sprawozdań podatkowych oraz wkrótce do raportu, który będzie rodzajem donosu na samego siebie. Będzie pokazywał, przynajmniej zbiorczo, na przestrzeni roku, jak bardzo jesteśmy nierzetelnym dłużnikiem.

PR: Przy kontrolach zastanawia mnie jeszcze kwestia czy kontrolerzy biorą pod uwagę kwestię na ile zawinione były braki w płatnościach, np. powód, że inny kontrahent nam nie zapłacił?

MG: To bardzo ważny argument. Możemy go włożyć w kategorię zawinienia. Ustawa mówi wprost o tym, że przy prowadzeniu postępowania przez Prezesa UOKiK i przy rozważaniu kary i jej wysokości należy brać pod uwagę to czy my jako przedsiębiorca nie spłacamy swoich wierzytelności dlatego, bo sami nie mamy tych pieniędzy, bo sami ich nie otrzymaliśmy. To jest ważne, ponieważ mamy takie czasy jakie mamy. Ustawa weszła na podstawie badań i rynkowego poczucia, że istnieje niesprawiedliwość kredytowania się kosztem w szczególności małych/średnich przedsiębiorstw. Zmieniła się prawdopodobnie ta perspektywa w kontekście pandemii, płynności i wypłacalności wszystkich przedsiębiorstw. Jak najbardziej warto mieć kontrolę nad tym jak symetryczne względem siebie są nasze zaległości w płatnościach do zaległości nam należnych, czy jedno na drugie ma wpływ i czy można byłoby to wykazać przed Prezesem UOKiK. Jeśli mówimy szerzej o zawinieniu, które jest bardziej miękkim narzędziem, ponieważ nie jest wpisane wprost w przepisy, to również mamy sygnały, że istotnym jest, gdy umie się pokazać, że te zaległości to nie jest zła wola dłużnika, czy bałaganiarstwo. Może się zdarzyć, że przyszła faktura, ale niespecjalnie zgadzała się z systemem lub miała błędy i potrzebna była korekta. Świadczenie było sporne, więc daliśmy znać, że nie będziemy jej płacić i z jakiego powodu. Może nawet mamy uzasadnione problemy z jej zapłaceniem, ale nie dotknęliśmy tematu już nigdy więcej. To jest przejaw nierzetelnego dłużnika. Na korzyść natomiast jest postrzegane, jeśli widać, że proces tej płatności jest rzetelnie prowadzony. W przypadku, gdy mamy fakturę sporną, tzn. dostaliśmy fakturę na kwotę, z którą się nie zgadzamy, czy musimy ją zapłacić? Zgodnie z ustawą musimy. Jeśli nie zapłacimy jej w terminie to będzie się ona liczyła do puli zaległości. Potencjalnie, ta należność również będzie później przedmiotem postępowania przed Prezesem UOKiK. Przy czym, jeżeli pokażemy, że nie akceptowaliśmy tej faktury, ponieważ była sporna, mieliśmy swoje argumenty i nie zostawiliśmy po prostu tego, np. przypominaliśmy się, mieliśmy ustawione w systemie alarmy, że jest taka faktura itp., to wtedy zupełnie inaczej postrzegamy takiego dłużnika.

PR: Kontrolerzy inaczej to postrzegają ponieważ widzą, że dochował należytej staranności, prawda?

MG: Prawda, ma to prawdopodobnie znaczenie.

PR: W tym momencie dochodzimy do bardzo istotnej kwestii jaką jest zarządzenie ryzykiem, czy będziemy ukarani, czy nie, jak tego dowodzić i czy niezależnie od obowiązków sprawozdawczych, które nas czekają, dzisiaj możemy się już zorganizować, aby uniknąć tych konsekwencji?

Szymon Kamiński: Myślę, że warto pochylić się nad tym jakie są przyczyny występowania zatorów płatniczych. Z jednej strony mamy kontrahentów, którzy są rzeczywiście nierzetelni i wykorzystują swoją przewagę kontraktową i nie płacą w terminie - miejmy nadzieję, że ta ustawa pomoże załagodzić ten przypadek. Z drugiej strony są kontrahenci, którzy nie płacą, ponieważ im nie zapłacono. Trzeci przypadek to taki, gdy firmy nie płacą nie ze złej woli, nie z powodu, że nie mają pieniędzy, ale dlatego, że mają bardzo dużo faktur i być może nie mają odpowiedniego rozwiązania lub odpowiednich procedur pozwalających na bieżący monitoring opóźnień w płatnościach i np. reagują dopiero wtedy, gdy zadzwoni do nich kontrahent, z pytaniem co się stało, że faktura nie została opłacona. Jeśli UOKiK przyjdzie z kontrolą i firma wytłumaczy się w taki sposób, że nie zapłaciła swoim kontrahentom, ponieważ oni mi nie zapłacili, to wytłumaczenie brzmi ładnie, ale trzeba udowodnić to w praktyce, a w firmie są setki faktur, które są każdego dnia spłacane i każdego dnia pojawiają się nowe. Udowodnienie, grupowanie faktur zapłaconych i należnych w firmach, które nie mają systemu informatycznego pozwalającego w 100% na automatyzację i raportowanie tego procesu, może być pewnym wyzwaniem. Raportowanie zaległości (co też wydaje się proste, bo wystarczy podać kilka liczb o zaległościach w pewnych przedziałach czasowych), w praktyce może się okazać dla dużej firmy mającej np. kilka różnych systemów informatycznych, w których przechowuje faktury, zadaniem skomplikowanym i wymagać dużej pracy ręcznej oraz zawierać pewne błędy.

PR: Rozumiem, że można to zorganizować zatrudniając wiele osób, np. do działu windykacji, aby każdy opiekował się kilkoma klientami i sprawdzał czy płatność doszła lub nie doszła. Jednak prawdopodobnie lepiej jest używać specjalnego programu, który będzie to śledził, prawda?

SzK: Dokładnie. Ludzie są oczywiście potrzebni do pewnych rzeczy, ponieważ nie da się zautomatyzować wszystkich czynności. Są pewne sprawy sporne, których nie da się jednym kliknięciem po prostu zamknąć. Co do zasady, w dzisiejszych czasach, kiedy wiele faktur jest przesyłanych w sposób elektroniczny, a nie papierowy, ingerencja ludzka w proces księgowania lub płacenia faktur, albo wszelkich innych procesów związanych z tymi czynnościami, jest coraz mniejsza. Wiadomo, im lepsza automatyzacja, tym mniejsza szansa, że podamy UOKiK'owi lub Ministrowi właściwemu do spraw gospodarki danych, dane które są nieprawidłowe lub niekompletne.

PR: To nie jest audycja poradnicza dla informatyków, a bardziej dla dyrektorów finansowych i księgowych, ale powiedzmy na co należy zwrócić uwagę przy zakupie programu, aby dobrze działał, spełniał nasze oczekiwania oraz nie był kwestionowany przez kontrolerów z UOKiK?

SzK: Ciężko udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Większość firm, która jest objęta ustawą posiada już pewne oprogramowanie, typu ERP, które służy do zarządzania przedsiębiorstwem. Bywa jednak różnie z tym w praktyce. W niektórych firmach proces jest zautomatyzowany i zorganizowany oraz na bieżąco są zbierane odpowiednie dane o fakturach. W innych przypadkach jest tak, że być może część faktur przechodzi jakąś inną drogą, jest księgowana ręcznie i trafiają one np. nie na bieżąco do systemu informatycznego, tylko pod koniec miesiąca. W takim przypadku możemy się spóźnić z niektórymi fakturami. Często też jest tak, że system do zarządzania przedsiębiorstwem nie do końca jest w pełni „zinterfejsowany” z systemem bankowym co sprawia, że nawet jeśli faktura nie jest zapłacona i widać to w systemie ERP, to ktoś musi się zalogować do banku i dokonać zapłaty. Takie rzeczy jak integracja pomiędzy systemami bankowymi a systemami do zarządzania przedsiębiorstwem to jest coś co da się załatwić.

PR: Jako menedżer odpowiedzialny za zawieranie umów z różnymi kontrahentami wyobrażam sobie, że z niektórymi z nich możemy zawierać różne umowy, np. że termin zapłaty liczy się od dnia wystawienia faktury albo od dostawy towaru. Czy ten system powinien rozpoznawać tego typu różnice w umowach pomiędzy różnymi kontrahentami?

SzK: Powinien rozpoznawać, ponieważ są to podstawowe dane. Są też inne kwestie, jak np. data otrzymania faktury, która liczy się do obliczenia zaległości w ustawie o zatorach płatniczych. Pytanie czy system jest w stanie podać taką datę. Jeśli jej nie mamy to możemy w pewien sposób szacować. Jeśli mamy dużo danych i dużo faktur to taki szacunek jest obarczony błędem. W momencie, gdy pojawi się UOKiK to im szybciej podamy dokładne dane, to większa szansa, że kontrola zakończy się powodzeniem po stronie firmy.

MG: Trzeba pamiętać, że czasu na dostarczenie danych nie jest za wiele. Biorąc pod uwagę jak są one czasami skomplikowane. Podstawową kluczową rzeczą jest również to, że tzw. ustawa antyzatorowa nie dotyczy wszystkich transakcji, które są w firmie oraz wszystkich kontrahentów. Jedną kwestią jest to, że są systemy księgowe i należałoby je dobrze zastosować lub nałożyć na nie możliwie jak najbardziej zautomatyzowany system do kalkulacji zaległości, sumowania terminów i wysokości świadczeń. Osobną rzeczą jest wyodrębnienie zbioru tych podmiotów i relacji, które będą podlegać przepisom. Tylko one będą się liczyć do puli zaległości.

PR: Proszę o jakieś przykłady.

MG: Jeśli chodzi o transakcje handlowe to mówimy tylko o dostawie towarów i usług, czyli takie transakcje/umowy jak np. dostarczenie maszyn do produkcji. W pierwszym kroku musimy sprawdzić czy to podlega ustawie. W drugim kroku sprawdzamy czy podmiot, od którego zamówiliśmy maszyny jest objęty jako firma ustawą, czyli w dużym uproszczeniu pochodzi z Polski lub UE, a nie np. z USA. Nie wchodząc w szczegóły, w takim przypadku gdybyśmy mieli firmę z USA, która będzie miała oddział w Polsce to firma może już podlegać pod ustawę. Trzecim krokiem jest sprawdzenie w jakiej jesteśmy relacji. Jeśli mamy bardzo dużo transakcji i jesteśmy firmą, która potrzebuje takiej automatyzacji, to potencjalnie prawdopodobnie jesteśmy również dużym przedsiębiorcą. W tym kontekście trzeba byłoby sprawdzić jakim przedsiębiorcą jest nasz kontrahent. Ma to znaczenie, ponieważ przewaga dużych przedsiębiorców była czasami wykorzystywana względem małych/średnich przedsiębiorców, np. przedłużając terminy płatności, np. umownie, więc legalnie, albo po prostu nie płacąc. Jeśli jesteśmy w specyficznej relacji, którą ustawa ma chronić, to rygory, jeśli chodzi o terminy ustawowe, są dużo bardziej ostre. Jako założenie można przyjąć zasadniczo 60 dni. To jest bardzo ważny termin, który w relacji asymetrycznej (czyli gdy jesteśmy dużym podmiotem, a mamy relacje z małym/ średnim /mikroprzedsiębiorcą), jest nieprzekraczalny. Są dwa bardzo trudne do spełnienia wyjątki, które mogą przedłużyć odrobinę ten termin, ale 60 dni, które jest zasadniczo liczone od dostarczenia faktury, nie może być przekroczone. Ani faktycznie, ani w ramach zapisów umownych (bo wcześniej, najpierw patrzymy co jest napisane w umowie).

PR: Rozumiem, że jest to ważne w takich sytuacjach jak np. przewaga dużych sieci supermarketów nad drobnymi producentami rolnymi, choć zdaje się, że supermarkety mają jeszcze dodatkowe obostrzenia?

MG: Tak, kredyt kupiecki. One mają dodatkowo jeszcze inne przepisy. Chodzi tam o wykorzystywanie przewagi kontraktowej. Jest osobna ustawa dla rynku rolno-spożywczego i obowiązuje od dłuższego czasu. Jako karalny czyn pojawia się w niej nadmierne opóźnianie się w płatnościach. Przy czym, od stycznia została ona uwzględniona w pakiecie, tzn. ten czyn został opisany w taki sposób, że jest doprecyzowany w głównej ustawie zatorowej. Tzn. że możemy stosować wzór kalkulacji, 3 miesiące, wszystkie przeterminowane płatności z transakcji handlowych w relacjach z odpowiednimi podmiotami nie mogą przekraczać w tym i w przyszłym roku 5 mln, ale od 2022 r. już nawet 2 mln zł.

PR: Tak czy inaczej musimy się przygotować organizacyjnie i informatycznie, ale pewnie nie da się uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń. Jeżeli faktury przychodzą wystawione niestarannie, to może to powodować pewne nieścisłości.

SzK: Tak, to prawda. Jeśli firma ma system informatyczny, który zawiera dane o wszystkich kontrahentach, to mogłaby zadać sobie pytanie ile wynoszą zaległości lub należności względem kontrahenta XYZ. Sprawdzenie tego w systemie informatycznym wydaje się proste, gdyż wystarczy wpisać nazwę kontrahenta i od razu widzimy wszystkie faktury. W praktyce bywa to trochę bardziej problematyczne. Zdarzają się takie sytuacje, gdy faktury są albo wystawione w sposób nieprawidłowy lub w taki sposób wprowadzone do systemu, ponieważ przychodzą w formie papierowej i muszą być ujmowane ręcznie. Zdarzają się błędy typu błędnej nazwy kontrahenta. Przykładowo mamy 3 faktury wobec jednego kontrahenta. W pierwszej fakturze jest nazwa XYZ Sp. z o.o., przy drugiej fakturze nazwa jest bez formy prawnej, a przy trzeciej nazwa jest z literówką lub napisana jakimś skrótem. Następnie, gdy zadamy pytanie ile wynoszą zaległości wobec konkretnego kontrahenta i wyszukujemy go w systemie to znajdujemy tylko tę formę, która została wpisana poprawnie lub znajdujemy 3 różnych kontrahentów i nie jesteśmy w stanie szybko powiedzieć ile wynoszą zaległości lub należności. Ewentualnie, co gorsza, zaniżamy tę wartość, ponieważ nie widzimy od razu wszystkich faktur. W ten sposób opisany problem to jest skala mikro. Natomiast w przypadku, gdy chcemy zaraportować łączne zaległości to mogą się pojawić problemy, które sprawią, że zaległości nie ujmiemy w sposób poprawny lub ujmiemy tylko ich część. Problemów informatycznych związanych z jakością danych może być naprawdę bardzo dużo.

PR: Domyślam się. To był przykład znamienny, bo kontrolerzy pewnie nie będą się czepiali błędnej nazwy, bo dla nich być może jest najważniejsze to czy zgadza się NIP. Jednak dla nas przy próbie zidentyfikowania poszczególnych zaległości może to mieć znaczenie.

SzK: Tak, zdecydowanie. Ten przykład był praktycznym przykładem, natomiast takie kwestie jak ustalenie statusu kontrahenta również należy w jakiś sposób wprowadzić do systemu (czy ten kontrahent jest duży, mały, jest podmiotem leczniczym its.). Jeśli chcemy te dane wyodrębnić i zagregować podmioty, które są objęte ustawą oraz te, które nie są, to możemy nie być w stanie sprawdzić tego od razu, w przypadku, gdy Urząd zadzwoni do nas z pytaniem ile wynoszą zaległości dla podmiotów, które są objęte ustawą.

PR: Możemy stwierdzić, że kwestia zatorów płatniczych i wszystkiego co z tym związane od strony prawnej i organizacyjnej jest niestety skomplikowana. Warto się temu przyjrzeć i dobrze przygotować się na nadchodzące miesiące, na dużą aktywność kontrolerską ze strony UOKiK oraz na nowe wymogi prawne. O tym wszystkim opowiadali moi goście, Marta Gocał, radca prawny w Deloitte Legal oraz Szymon Kamiński, doradca w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.