E-fakturowanie i Workday

Mówiąc ogólnie, e-fakturą można nazwać proces wymiany danych faktur pomiędzy systemami klienta i dostawcy tylko w postaci elektronicznej, w zabezpieczony sposób, bez potrzeby przesyłania ich papierowych kopii. Takie faktury pozostają w postaci cyfrowej na każdym etapie ich cyklu życia, począwszy od jej zarejestrowania w systemie klienta, poprzez jej wysłanie do systemu sprzedawcy, kończąc na ich raportowaniu i archiwizacji.

W momencie zarejestrowania faktury zakupowej w systemie, jej dane są automatycznie wysyłane – w zależności od wymagań w danych kraju – bezpośrednio do systemu sprzedawcy lub pośrednio, z uwzględnieniem krajowego systemu faktur. Sprzedawca otrzymuje dane faktury wg ustalonego wcześniej formatu łącznie z podpisem elektronicznym (o ile jest on wymagany).

Zainteresowanie e-fakturowaniem wzrasta w skali całego świata w taki sposób, że będzie to jedna z największych zmian w sposobie w jaki firmy ze sobą współpracują. Na to składają się dwa elementy:

• Coraz więcej krajów wprowadza wymagania takiego sposobu wymiany danych zarówno w sektorze B2B (Business–To–Business) jak i B2G (Business–To–Government).
• Wprowadzenie e-fakturowy upraszcza proces fakturowania, redukuje manualną pracę do niezbędnego minimum i jednocześnie redukuje koszty związane z ich obsługą, wydrukiem czy rozliczaniem.

Na chwile obecną, e-fakturowanie jest już wymagane w wielu krajach, taki jak Włochy, Indie czy kraje Ameryki Południowej. W najbliższym czasie e-faktura stanie się wymagana w kolejnych krajach jak Australia, Francja, Belgia, Polska czy Wietnam, co więcej – w kolejnych latach następne kraje już zapowiedziały takie plany. Dodatkowo, w niektórych krajach nie jest to wymagane, lecz tylko rekomendowane, ale mimo to coraz więcej firm wdraża to w ramach swoich procesów zakupowo – sprzedażowych (np. Dania, Norwegia, Szwecja, Finlandia).

Analitycy spodziewają się, że do końca 2025 roku, 80% globalnych firm zostanie niejako zmuszonych do wprowadzenie e-fakturowania (choćby częściowo) albo poprzez zmieniające się regulacje rządowe albo poprzez wymagania swoich klientów biznesowych.

Workday wyszedł naprzeciw rosnącym wymaganiom dotyczących e-fakturowania i rozszerzył funkcjonalność o tę możliwość w ramach standardowego procesu obsługi faktur sprzedażowych. W ramach tej funkcjonalności pojawiły się trzy wymagane elementy do konfiguracji:

1. Dodatkowa sekcja na obiekcie Klienta, gdzie można skonfigurować adres do wysłania danych faktur.
2. Skonfigurowanie standardowej integracji (opartej o standard UBL 2.1) która będzie odpowiedzialna za wysłanie wszystkich wymaganych przez e-fakturę pól.
3. Wpięcie powyższej integracji w ramach procesu akceptowania faktury, aby zautomatyzować proces wysyłki danych.
4. (Opcjonalnie) Zaimplementowanie integracji zwrotnej która umożliwi aktualizację statusu przesyłania i procesowania danych w systemie docelowym (w celu ułatwienia raportowania oraz rozwiązywania potencjalnych problemów z przesyłaniem danych faktur).

Dodatkowo, może być wymagana zmiana w procesie księgowania faktur, tak żeby zapewnić wprowadzenie do systemu Workday wszystkich wymaganych na e-fakturze danych. Taka analiza powinna zawsze być częścią procesu wdrożenia rozwiązania e-faktury w ramach danego kraju, jako że zazwyczaj każdy kraj ma specyficzne dla siebie wymagania. Dlatego też, mimo że proces e-fakturowania jest standardowy w ramach Workday i używa wspólnych elementów konfiguracyjnych oraz integracji – każdy kraj zazwyczaj musi mieć dedykowane elementy do skonfigurowania oraz wyjątki do zaimplementowania, zwłaszcza w kontekście formatu wymiany danych jakie są używane (np. PEPPOL, PEPPOL BIS, FInvoice, FacturaF, KSeF). Ten fakt powoduje dość spore komplikacje w przypadku firm, gdzie e-fakturowanie jest jednocześnie wymagane w krajach które mają różne podejście i / lub standardy, gdyż w praktyce wymaga osobnych konfiguracji i odpowiedniej logiki per dany kraj w procesie wysyłania danych.

Żeby zaadresować powyższy problem, Workday nawiązał współpracę z firmą Pagero w celu uproszczenia procesu integracji Workday z różnymi systemami i różnymi formatami używanymi w różnych krajach. Pagero jest globalną firmą działającą w tym momencie w ~75 krajach na całym świecie i posiada sieć ~12M+ firm oraz rządowych instytucji, które są spięte w sieć wymiany e-dokumentów pomiędzy sobą.

W wyniku tej współpracy została zaimplementowana dedykowana integracja zapewniająca dwukierunkową komunikację pomiędzy Workday a siecią Pagero. Konfiguracja tego procesu jest praktycznie identyczna w porównaniu do standardowego procesu opisanego powyżej, a główną i praktycznie jedyną różnicą jest fakt, że ta nowa integracja jest oparta o format PUF (Pagero Universal Format). Takie podejście zdecydowanie upraszcza konfigurację i sam proces integracji, bo wymaga jednego formatu danych i nie wymaga dedykowanej logiki ‘per kraj’ w procesie wysłania danych faktury do odbiorcy. Oznacza to więc, że w ramach tego procesu integracja pomiędzy Workday a Pagero jest praktycznie niezmienna, i to Pagero – jako pośrednik – staje się odpowiedzialne za dostosowywanie się do lokalnych wymagań w ramach poszczególnych krajów (oraz ich zmian), a także za mapowanie danych z formatu PUF do odpowiedniego formatu akceptowanego w danym kraju.

Byłem odpowiedzialny za prace przy wdrażaniu procesu e-faktury w krajach nordyckich (Norwegia, Finlandia i Szwecja) dla globalnej firmy działającej na całym świecie. W związku z faktem, że w Finlandii jest używany inny format danych (FInvoice) niż w pozostałych dwóch krajach (UBL 2.1), zwróciliśmy się do innej firmy działającej jako pośrednik w podobny sposób jak opisane powyżej Pagero i zaimplementowaliśmy standardowy i praktycznie taki sam proces dla każdego ze wspomnianych krajów, czyniąc firmę pośredniczącą za odpowiedzialną za dostosowywanie się do lokalnych wymagań dotyczących danych i ich formatu.

Wdrożenie procesu e-faktur okazało się sukcesem i spełniło założone wymagania, dlatego też klient zdecydował się rozszerzyć ten proces na więcej krajów. Niestety, wybrana na pierwszym etapie implementacji firma pośrednicząca nie świadczyła tych usług we wszystkich krajach, w których planowano to wdrożyć, dlatego też zwróciliśmy się do Pagero. Te dyskusje zakończyły się sukcesem i klient zdecydował się rozpocząć prace z Pagero jako globalnym dostawcą usługi e-faktur.

Zwrócenie się do Pagero było dobrą decyzją i proces e-faktur został wdrożony w wielu krajach, używając w ramach Workday praktycznie jednakowej konfiguracji.

Jako zespół Workday Financials w Deloitte świadczymy usługi konfigurowania procesu e-faktur dla Klientów zainteresowanych wdrożeniem tego procesu w Workday. W zależności od wymagań klienta oraz realiów biznesowych, możemy pomóc przy wdrożeniu zarówno bezpośredniej integracji używając dostarczonego przez Workday standardowego rozwiązania, a także przy pracach z wybranym przez klienta pośrednikiem.