Dlaczego na drodze do zwinności organizacji warto stosować Metodę Kanban?

Kanban, to metoda bazująca na ciągłym procesie zarządzania usługami. Jej ważnym elementem jest wizualizacja nienamacalnej pracy opartej o wiedzę oraz jej przepływ. Słowo kanban pochodzi z Japonii i oznacza tabliczkę informacyjną – tabliczka taka to przysłowiowa żółta karteczka, która reprezentuje pojedynczy element na tablicy wizualizującej przepływ pracy. Metoda Kanban wywodzi się z branży produkcyjnej - lean manufacturing. Obecnie jest stosowana zarówno przez pojedyncze zespoły, jak i w większej skali w tym na poziomie strategicznym do zarządzania pracą związaną z dobrami nienamacalnymi i wyspecjalizowanymi usługami w świecie cyfrowym.

OK, chcemy zrozumieć DLACZEGO warto tego używać!

Metoda Kanban to o wiele więcej niż tylko tablica z żółtymi karteczkami, a jej wdrożenie niesie ze sobą wiele korzyści:

1. Ewolucja a nie rewolucja. Metoda zakłada podejście zgodnie z mottem „start where you are” - zacznij tam, gdzie jesteś. Elementy Metody Kanban możesz z powodzeniem wprowadzać w swoim obecnym środowisku bez rewolucji w obszarze organizacji, istniejących ról oraz procesów. Wszelkie zmiany realizujesz na podstawie własnych obserwacji tam, gdzie niesie to korzyść biznesową.
2. Dla zespołów o różnym charakterze pracy. Zaproponowane przez Metodę Kanban podejście sprawdza się w zespołach o różnej specyfice i funkcjonalności - na przykład w zespole DevOps’owym. Możecie łączyć obszary utrzymania i rozwoju produktów w dowolnych proporcjach, które wynikają ze specyfiki rynku i obszaru, w którym działacie.
3. Łatwe miary. Metoda Kanban pozwala stosować proste statystyczne miary wspierające zarządzanie przepływem pracy nad produktami i usługami. Dzięki ich wprowadzeniu można zidentyfikować obszary do doskonalenia.
4. Zastosowanie na różnych rynkach i w wielu branżach biznesowych. Według badania „State of Kanban 2021” przeprowadzonego przez Kanban University metoda ta największą popularnością cieszy się wśród dostawców oprogramowania i usług internetowych oraz w obszarach usług doradczych i profesjonalnych.
   

RYS. 1 Branże biznesowe stosujące Metodę Kanban

Kanban, CO więcej ponad żółte karteczki?

W praktyce Kanban charakteryzuje się dużym skupieniem na kończeniu rozpoczętych zadań i utrzymaniu stałego przepływu pracy. Zespoły są skupione na realizowaniu zadań, co do których się zobowiązały dzięki ograniczeniu ilości pracy, jaką rozpoczynają. Codzienna praca w takim podejściu jest możliwa dzięki oparciu się na 6 praktykach:

• wizualizacji
• limicie pracy w toku
• zarządzaniu przepływem
• jawnym politykom
• pętlom zwrotnym
• ewolucyjnemu doskonaleniu
  
  

U podłoża tych praktyk stoi 6 pryncypiów, które podzielone są na 2 grupy:

• Zarządzanie Zmianą – opisuje, jak się doskonalimy
• Dostarczanie Usług – opisuje, jak pracujemy
  

RYS. 2 Pryncypia Kanban

Kanban dotyka poniższych aspektów Zarządzania Zmianą:

• Zacznij tam, gdzie jesteś dziś – zrozumienie i nazwanie obecnych procesów, praktyk, ról, odpowiedzialności. Dzięki temu zminimalizujesz opór przed zmianą oraz będziesz budował na dotychczasowej wiedzy swojej organizacji.
• Przyjmij podejście ciągłych ewolucyjnych zmian – nie narzucaj całkiem nowego podejścia przeszczepionego z innych realiów, czy innej organizacji. Stopniowo zmieniaj praktyki i cyklicznie oceniaj ich wpływ na wydajność i skuteczność pracy.
• Promuj akty przywództwa na każdym poziomie organizacji – czerp z doświadczenia i pomysłów pojedynczych specjalistów na różnych poziomach organizacji oraz kadry zarządzającej.
  
  

W obszarze Dostarczania Usług Kanban koncentruje się nad następujących aspektach:

• Zrozum potrzeby klienta i koncentruj się na nich – koncentracja na dostarczaniu wartości dla klienta powinna być dla Ciebie podstawowym celem.
• Zarządzaj przepływem pracy, a ludziom pozwól na samoorganizację – w organizacjach, w których praca jest niewidoczna łatwo ulec pokusie zarządzania wyłącznie tym co widać – ludźmi. Czy są zawsze zajęci? Czy mogliby pracować ciężej? Kanban podkreśla konieczność przeniesienia uwagi na elementy i przepływ pracy, a jest to możliwe dzięki wizualizacji.
  
  
• Zmieniaj i rozwijaj stosowane polityki tak, aby poprawić rezultaty biznesowe – pamiętaj, o ciągłym i ewolucyjnym podejściu w obszarze procesów i polityk, którymi się kierujesz. Ich dostosowanie powinno być pokierowane koncentracją na rezultatach biznesowych.

Dobrze, ale JAK?

Formalne podstawy Metody Kanban są proste i nie narzucają sztywnych ram. Jednocześnie na wysokim poziomie mogą wydawać się wam zbyt ogólne do praktycznego zastosowania. Dlatego wprowadzając je warto oprzeć się na praktycznym podejściu i wykorzystać metodę STATIK, która w sposób uporządkowany pozwoli wam zrozumieć i zaprojektować system dla każdego z waszych produktów czy usług. STATIK, czyli Systems Thinking Approach to Introducing Kanban – wykorzystanie myślenia systemowego we wprowadzaniu Metody Kanban. Podejście to proponuje nam następującą sekwencję kroków:

• Krok 0: Zidentyfikuj Usługi/Produkty – taka identyfikacja jest kluczowa, ponieważ kolejne kroki powinieneś realizować dla każdej usługi osobno

Dla każdej usługi…

• Krok 1: Wskaż, co sprawia, że usługa odpowiada na potrzeby klienta (fit for purpose)
• Krok 2: Zidentyfikuj i zrozum źródła niezadowolenia, które występują w obecnym systemie dostarczania
• Krok 3: Przeprowadź analizę zapotrzebowania
• Krok 4: Zanalizuj możliwości realizacji i dostarczania
• Krok 5: Zamodeluj przepływ pracy
• Krok 6: Odkryj klasy usług
• Krok 7: Zaprojektuj System Kanban
• Krok 8: Wprowadź do użycia zaprojektowany system oraz powiązane tablice, metryki, kadencje

RYS. 3 STATIK - Kroki wprowadzania Metody Kanban

W praktyce kroki te (1-7) realizuje się w formie warsztatowej i wymagają one od kilku do kilkudziesięciu godzin pracy oraz uczestnictwa osób bezpośrednio zaangażowanych w wytwarzanie danej usługi czy produktu. Osadzenie systemu z jednej strony w kontekście potrzeb klienta, a z drugiej w perspektywie możliwości dostarczania przez zespół bardzo pomaga uczestnikom w późniejszym uszczegółowieniu klas usług i zamodelowaniu przepływu pracy. W trakcie warsztatów dla członków zespołów często odkrywcze jest samo nazwanie, jakie są rodzaje usług, które dostarczamy oraz jaki jest przepływ pracy dla konkretnej usługi. Lepsza widoczność i transparencja sprawiają, że zespół sam ma pierwsze refleksje na temat optymalizacji swojej pracy.

Warsztaty takie powinny być częścią iteracyjnego procesu, tak żeby po wstępnym zaprojektowaniu i wprowadzeniu systemu pamiętać o pętli zwrotnej, która będzie służyła odpowiedniemu przeprojektowywaniu systemu w przyszłości.

Świetnie i CO DALEJ?

Metoda Kanban i jej praktyki może być z powodzeniem stosowana w zespołach i organizacjach o różnym stopniu dojrzałości. Odpowiednie, kontekstowe wsparcie można uzyskać dzięki pracy nad aspektami które są w zasięgu danej organizacji. Tutaj wartościowe może być zrealizowanie oceny – assesmentu, który określi obszary do najbliższego rozwoju. Taką rolę spełnia Kanban Maturity Model. Model ten pozwala na zrozumienie zachowań zespołów charakterystycznych dla danego poziomu dojrzałości oraz podpowiada konkretne wskazówki, narzędzia i praktyki, które pozwalają wprowadzić zespół czy organizację na kolejny poziom. Assesment polega na obserwacji organizacji pod kątem jej praktyk, kultury, sposobów wizualizacji pracy, używanych metryk oraz podejścia do zarządzania informacją zwrotną i zmianą.

W zależności od zaobserwowanych praktyk możemy rozpoznać z jakiego poziomu działa organizacja:

• (0) Nieświadomy - Oblivious
• (1) Skoncentrowany na Zespole - Team focused
• (2) Zorientowany na Klienta - Customer-Driven
• (3) Odpowiedni do Celu - Fit-for-Purpose
• (4) Zabezpieczony na Ryzyka - Risk-Hedged
• (5) Lider Rynku - Market Leader
• (6) Zaprojektowany do Przetrwania - Built for Survival

 
Rozumiejąc miejsce, w którym znajduje się organizacja oraz rozpoznając jej ambicje rozwojowe, możemy wybrać i wskazać jakie konkretne działania i praktyki pomogą jej rozwijać się w kierunku wyższego poziomu a potem się na nim ustabilizować. Takie dedykowane podejście z niewielkimi, adekwatnymi ewolucyjnymi zmianami nie narusza poczucia bezpieczeństwa pracowników oraz minimalizuje ryzyko niepowodzenia zmian jednocześnie przynosząc wymierne korzyści.

Czy to coś dla mnie?

Z pomocą Metody Kanban jesteśmy w stanie uczynić widzialną pracę w obszarze cyfrowym, pracę opartą o wiedzę oraz jej przepływ. Zastosowanie Kanbanu w skupieniu na usługach jest potężnym narzędziem rozwoju organizacji. Metoda ta postrzega zmianę i usprawnianie jako proces ciągły. - zawsze są wymiary do doskonalenia.

Z punktu widzenia menedżerów najważniejsze potencjalne korzyści Kanban to:

• zwiększona przewidywalność dostarczania rozwiązań i produktów,
• większa zwinność biznesowa (ang. business agility),
• oraz właściwy i pełny wgląd w działania firmy.

ŹRÓDŁA
1. „Essential Kanban Condensed” by David J. Anderson and Andy Carmichael
2. „State of Kanban report 2021” by Kanban University