Optymalizacja kosztów IT a zarządzanie licencjami oprogramowania  

Mówiąc o optymalizacji kosztów w obszarze IT najczęściej myślimy o możliwościach związanych z outsourcingiem usług IT, wykorzystaniem rozwiązań chmurowych, infrastrukturą sprzętową, zmianą technologii, wirtualizacją środowisk fizycznych, optymalizacją procesów i procedur IT czy też możliwością renegocjacji obowiązujących naszą organizację kontraktów z dostawcami. Czy przy tych działaniach pamiętamy o wymiernych dla organizacji korzyściach wynikających z proaktywnego zarządzania wykorzystywanym oprogramowaniem i posiadanymi licencjami oprogramowania?

Bieżące monitorowanie oprogramowania, które jest zainstalowane i wykorzystywane na naszych urządzeniach oraz stanu posiadanych uprawnień licencyjnych pozwala nie tylko zoptymalizować wydatki związane z licencjami oprogramowania i ich wsparciem, ale także minimalizuje ryzyka wynikające z sytuacji, w której organizacja nie przestrzega warunków zawartych w obowiązujących umowach licencyjnych.

Optymalizacja – wsparcie i ponowne wykorzystanie licencji

Producenci oprogramowania sprzedają nie tylko licencje oprogramowania, które uprawniają licencjobiorców do korzystania z danego produktu, ale również usługi wsparcia dla licencji, które niosą dla klientów dodatkowe korzyści, m.in.:

• prawo do aktualizacji do najnowszej wersji produktu,
• wsparcie techniczne producenta przy problemach z oprogramowaniem,
• szkolenia dla użytkowników i administratorów,
• korzystniejsze warunki licencjonowania,
• dostęp do dodatkowej dokumentacji / społeczności użytkowników,
• rozłożenie płatności w czasie,
• prawo do korzystania ze środowisk zapasowych bez dodatkowych kosztów,
• itp.

Cena wsparcia, w zależności od producenta oprogramowania, oscyluje w okolicach 20-30% ceny licencji bazowej dla danego produktu. Koszt takiego wsparcia jest ponoszony przez organizację cyklicznie – z reguły jest to opłata roczna.

Firmy przygotowując się do cyklicznego odnowienia wsparcia bardzo często podejmując decyzję na podstawie szacunkowych danych nie popartych weryfikacją faktycznego wykorzystania danej licencji i wsparcia dla niej. Może to prowadzić do sytuacji, w której organizacja ponosi większe wydatki niż faktycznie jest to wymagane. Z drugiej strony może zakupić mniej wsparcia, co również nie jest zjawiskiem pożądanym w perspektywie potencjalnego przeglądu zgodności licencyjnej, który może zostać przeprowadzony przez producenta oprogramowania.

W oparciu o realizowane przez nas projekty widzimy, że blisko 60% firm płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta. Dodatkowo, może się okazać, że wsparcie dla danego produktu nie jest w ogóle konieczne – oczywiście zawsze jest to decyzja biznesowa organizacji, ale spotykamy się z sytuacjami, kiedy wsparcie okazuje się być po prostu zbędne.

Widzimy tu olbrzymi potencjał optymalizacji kosztów związanych ze wsparciem oprogramowania. Warunkiem koniecznym do tego jest bieżące monitorowanie wykorzystywanego oprogramowania oraz liczby faktycznie posiadanych uprawnień licencyjnych.

Kolejną korzyścią wynikającą z proaktywnego zarządzania oprogramowaniem jest możliwość ponownego wykorzystania posiadanych już licencji oprogramowania. Mając wiedzę, które aplikacje czy systemy są faktycznie wykorzystywane, a które zostały zainstalowane w środowisku IT i z różnych powodów nie są już używane, można podjąć decyzję o deinstalacji niewykorzystywanego oprogramowania i ponownym wykorzystaniu odzyskanych w ten sposób licencji. Pozwala to optymalizować koszty IT związane zarówno z oprogramowaniem klienckim, jak i serwerowym w ramach realizowanych projektów informatycznych. Często spotykamy się z sytuacją, w której firma w ramach nowego projektu informatycznego decyduje się na zakup wymaganych licencji oprogramowania bez weryfikacji czy może nie posiada takich licencji na stanie.

Ograniczenie ryzyk związanych z niezgodnością licencyjną

Nieświadome, czy też świadome, nieprzestrzeganie warunków wynikających z umów licencyjnych zawartych przez organizację z producentami oprogramowania niesie za sobą liczne ryzyka dla licencjobiorcy.

Zdecydowana większość producentów oprogramowania w swoich umowach licencyjnych posiada zapis umożliwiający im przeprowadzenie przeglądu zgodności licencyjnej u swoich licencjobiorców. Przegląd taki sprowadza się do weryfikacji, czy klient końcowy przestrzega warunków licencyjnych dla poszczególnych produktów, czyli czy wykorzystuje tyle licencji ile posiada. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w wyniku takiego przeglądu licencjodawca będzie oczekiwał uiszczenia opłaty za zidentyfikowane rozbieżności. Dodatkowo, w zależności od producenta, może on zażądać opłaty za wsteczne wsparcie dla produktu za okres do 3 lat poprzedzających zrealizowany przegląd – wszystko zgodnie z warunkami zawartymi w umowach licencyjnych.

Bazując na naszych obserwacjach, widzimy że blisko 70% firm korzysta z oprogramowania, na które nie ma wykupionej licencji. W tej sytuacji organizacja narażona jest na nieplanowane wydatki związane z zakupem brakujących licencji oprogramowania oraz opłatą wsteczną za wsparcie. Koszty te mogą sięgać w skrajnych przypadkach nawet kilkudziesięciu milionów euro i przewyższać wartość firmy.

Monitorowanie wykorzystania oprogramowania pozwala na optymalizację kosztów IT i pozwala uniknąć nieplanowanych wydatków związanych z negatywnymi wynikami przeglądów licencyjnych producentów oprogramowania.

Kolejnym, często pomijanym, a ciężkim do zmierzenia ryzykiem wynikającym z niezgodności licencyjnej organizacji jest ryzyko reputacyjne i wizerunkowe. Nieprzestrzeganie postanowień umów licencyjnych może wpłynąć negatywnie na postrzeganie naszej organizacji przez firmy, z którymi współpracujemy, naszych kontrahentów, czy potencjalnych klientów. Skoro nie potrafimy przestrzegać warunków wynikających z postanowień umów licencyjnych to czy będziemy w stanie przestrzegać reguł obowiązujących nas we współpracy z naszymi partnerami?

Oprogramowanie z rynku wtórnego

Przy optymalizacji kosztów IT warto również uwzględnić alternatywny sposób kupna licencji oprogramowania. Na rynku europejskim działa wiele firm, które specjalizują się w odsprzedaży (pośrednictwie zakupu) „używanych” licencji. Zakup takich licencji drastycznie obniża koszty oprogramowania, oszczędności wynikające z zakupu licencji tym kanałem mogą sięgać nawet 70% względem ceny bazowej licencji danego produktu.

Z jednej strony możemy zakupić dużo tańsze oprogramowanie dla naszej organizacji, z drugiej tym samym kanałem możemy odsprzedać nasze licencje oprogramowania, z których nie korzystamy. Nasze obserwacje wskazują, że 22% zakupionego przez organizacje oprogramowania nigdy nie zostaje wdrożone i nie jest wykorzystywane.

Jak widać, proaktywne zarządzanie oprogramowaniem i monitorowanie zgodności licencyjnej organizacji może pozytywnie wpłynąć na optymalizację kosztów IT, ale też w znacznym stopniu zminimalizować ryzyka wynikające z nieprzestrzegania warunków umów licencyjnych.