Wdrożenie skutecznych procesów zarządzania oprogramowaniem (Software Asset Management – SAM)

Prognozuje się, że w najbliższych latach firmy na całym świecie będą zwiększać nakłady na oprogramowanie, których poziom w samym tylko 2018 r. powinien wzrosnąć ok. 10%. Na decyzje zakupowe mają wpływ często takie czynniki jak innowacyjność i digitalizacja, a także możliwość poprawy konkurencyjności oraz zwiększenia wartości organizacji dla interesariuszy. Nie należy jednak zapominać o ryzyku radykalnego wzrostu kosztów utrzymania oprogramowania, zwiększonych wymagań związanych z zarządzaniem IT, a także coraz większej liczbie cyberzagrożeń.

Wdrożenie skutecznych procesów zarządzania oprogramowaniem (ang. Software Asset Management – SAM) może zapewnić przedsiębiorstwu ogromne korzyści. Odpowiednia strategia oraz zaprojektowane i wspierane procesy i procedury pomogą nie tylko zidentyfikować ryzyko, które jest często ignorowane lub uznawane za nieistotne, ale także skutecznie nim zarządzać. Wielu firmom nie udaje się jednak z powodzeniem optymalizować posiadanego oprogramowania ani zarządzać nim we właściwy sposób.

Badanie przeprowadzone podczas ostatniej Akademii SAM Deloitte wśród Software Asset Managerów i osób zajmujących się tym obszarem pokazało, że:

• 76% respondentów wdrożyło częściowo lub nie wdrożyło wcale w swojej firmie odpowiedniej strategii SAM oraz procesów i procedur z nią powiązanych,
• 45% organizacji nie monitoruje swojej zgodności licencyjnej w sposób ciągły lub cykliczny,
• 96% ankietowanych oceniło, że poziom świadomości organizacji w obszarze SAM jest niski lub średni.

Niechęć, z jaką przedsiębiorstwa realizują inicjatywy w zakresie zarządzania oprogramowaniem, wynika przede wszystkim z postępującego zaawansowania technologii, coraz większej zawiłości umów licencyjnych, a także wyzwań związanych z integracją systemów i danych. Co ciekawe, dokładnie z tych samych względów projekty SAM powinny być postrzegane jako priorytetowe. Skuteczne zarządzanie oprogramowaniem wymaga ciągłego doskonalenia procesów, które muszą zostać dostosowane do wymogów wynikających z coraz większej ilości i złożoności wykorzystywanego oprogramowania, a także licencji na korzystanie z niego. Ponadto, przedsiębiorstwa zmuszone są stawić czoło zagrożeniom dla bezpieczeństwa wynikającym z nieuprawnionego lub niezgodnego z umową wykorzystania oprogramowania, nie wspominając już o obciążeniach zbędnymi kosztami związanymi z niewykorzystywanymi subskrypcjami, oprogramowaniem czy też usługami wsparcia, co nie należy do rzadkości. Przykładowo, 22% zakupionego oprogramowania nigdy nie zostaje wykorzystane, a 58% firm płaci za wsparcie oprogramowania, którego nie wykorzystuje.

Niemniej jednak wiele osób zarządzających działami informatycznymi błędnie postrzega SAM jako „miły dodatek”, a nie kluczowy element skutecznej strategii zarządzania technologią informatyczną i cyberbezpieczeństwem. Dyrektorzy IT, którzy nie zainwestują w efektywną strategię zarządzania oprogramowaniem i nie utworzą dedykowanego zespołu SAM, mogą narazić swoją firmę na poważne ryzyko prawne, finansowe, operacyjne oraz wizerunkowe.

Z tego właśnie względu przedsiębiorstwa wykorzystujące oprogramowanie w szerokim zakresie powinny rozważyć możliwość przeprojektowania procesów związanych z zarządzaniem nim, a działania w tym obszarze powinny być postrzegane jako strategiczne inicjatywy informatyczne.

Nowe spojrzenie na strategię zarządzania oprogramowaniem

Strategia SAM powinna mieć przede wszystkim na celu optymalizację wydatków na oprogramowanie, jego instalację oraz wykorzystanie w całym cyklu życia danej technologii. Warto również uwzględnić potrzebę ograniczania cyberzagrożeń oraz ryzyka audytów ze strony dostawców, a także zacieśniania współpracy z nimi.

Aby uzasadnić konieczność podjęcia określonych inicjatyw w tym zakresie oraz zmobilizować się do działania, należy zadać sobie następujące pytania:

• Czy w mojej firmie wydatki na oprogramowanie rosną szybciej niż inne koszty informatyczne?
• Jaka jest moja wizja sukcesu i w jaki sposób mogę wdrożyć skuteczną strategię SAM?
• Czy posiadam odpowiedni zespół, który będzie w stanie z powodzeniem realizować działania w obszarze zarządzania oprogramowaniem?
• Czy technologia, jaką dysponuję, pozwoli moim ludziom osiągnąć zakładany rezultat?
• W jaki sposób mogę zmierzyć zwrot z inwestycji potwierdzający zasadność realizowanych przeze mnie projektów SAM?

Zwrot z inwestycji w skuteczny program zarządzania oprogramowaniem może być znaczący. Średnio koło 30% środków z budżetu IT przeznacza się na oprogramowanie. Z naszych obserwacji i wyliczeń wynika, że firmy mogą oczekiwać rocznych oszczędności na poziomie 5-25% w odniesieniu do kosztów aplikacji dzięki wdrożeniu efektywnego programu SAM.

W wielu przypadkach zarządzania oprogramowaniem nie postrzega się w kategoriach inicjatyw o charakterze strategicznym, ponieważ przedsiębiorstwa nie zwracają uwagi na potencjalne korzyści finansowe i operacyjne lub audyty oprogramowania nie są wystarczająco kosztowne, aby zmusić je do działania. Obecnie jednak wdrożenie programu SAM zapewnia organizacjom coraz więcej korzyści ze względu na zakres licencjonowanego oprogramowania, jego złożoność i koszty, co przekłada się na zwiększone zainteresowanie działaniami w tym zakresie.

Bez względu na to, czy w Państwa firmie wprowadzono już program zarządzania oprogramowaniem, czy dopiero rozważa się taką możliwość, najwyższy czas przyjrzeć się uważnie jego założeniom, odświeżyć je, a może nawet zupełnie zmodyfikować cały ten proces.