IT Asset Management - gdzie znaleźć oszczędności?

Paweł Tomkiel
Do dzisiejszej rozmowy zaprosiłem Bartka Rychlewskiego. Cześć Bartek.

Bartek Rychlewski
Cześć Paweł.

Paweł Tomkiel
Chcemy porozmawiać o IT Asset Managemencie. Czyli asset to chyba zasób, tak? To byłoby odpowiednie tłumaczenie na język polski?

Bartek Rychlewski
Zdecydowanie, zdecydowanie. Ale w kontekście IT dosyć specyficzne i powinno być rozumiane bardzo szeroko.

Paweł Tomkiel
Zanim zaczniemy Bartek, gdybyś mógł powiedzieć naszym słuchaczom, kim jesteś, jakie masz doświadczenie, co robicie w Deloitte jako cały zespół?

Bartek Rychlewski
Pewnie. Ja osobiście od ponad 12 lat pracuję w consultingu. Co ciekawe, swoją karierę zacząłem w Deloitte jako praktykant. Chociaż przez te lata zdarzyło mi się odwiedzić również inne firmy i zbierać również tam doświadczenia.
To moja ścieżka cały czas prowadziła w stronę IT Asset Managementu. Swoją historię zaczynałem od przeglądów zgodności. To był taki kor usług, które robiłem.
Na czym to polegało? We współpracy z dużymi firmami typu IBM, Microsoft realizowałem przeglądy zgodności u ich klientów. I to były lata w okolicach 2012-2015 roku, kiedy takich projektów działo się bardzo dużo na polskim rynku. To był też taki moment, kiedy zaczęła rosnąć świadomość u klientów, czym jest IT Asset Management i dlaczego trzeba się tym w ogóle zająć.

Paweł Tomkiel
Zarządzanie zasobami jeszcze coś mi mówi, ale kiedy powiedziałeś przeglądy licencyjne, tak to nazwałeś? Co przez to rozumiesz? Znaczy, jaki jest kor przeglądu licencyjnego?

Bartek Rychlewski
Wiesz co? Tak naprawdę przegląd licencyjny w kontekście wendorów. Powiedziałbym tak, wielcy producenci oprogramowania, tak jak wspomniałem, Microsoft, IBM, Oracle, sprzedają produkty swoim klientom i w momencie, w którym sprzedają licencję, oni już praktycznie nie mają żadnej kontroli nad tym, co z tą licencją się dzieje. Ile zainstalowanego jest oprogramowania. W jaki sposób ich klienci wykorzystują oprogramowanie. A ponieważ oprogramowanie to jest ich core biznes, oni na tym zarabiają. Szukają też sposobu na potwierdzenie, że ich klienci zachowują się wobec nich fair. Czy rzeczywiście wykorzystują tyle oprogramowania i w taki sposób, na ile się z wendorem umówili. I stąd każda umowa licencyjna z dużym wendorem zawiera tak zwaną klauzulę audytową, która pozwala wendorowi wynająć firmę trzecią, taką jak Deloitte, albo wykorzystać swoje własne zasoby do sprawdzenia klienta, czy rzeczywiście wykorzystuje tyle oprogramowania, ile kupił.

Paweł Tomkiel
Okej, teraz dobrze, już zrozumiałem. Czyli powiedziałeś, że to gdzieś była ta ścieżka, którą podążałeś, ale chyba ci przerwałem, przepraszam.

Bartek Rychlewski
Tak, bo tak naprawdę to jest początek mojej historii, dlatego, że z czasem zaczęły się pojawiać, same przeglądy licencyjne pokazały, że jest ogromny potencjał na optymalizację. Czy to nie jest z jednej strony, że klienci są źli, nadużywają oprogramowania. W mojej karierze 99% firm, z którymi współpracowałem miało jak najlepsze intencje, żeby być zawsze zgodnymi z licencjami. Ale tylko ułamek z nich rzeczywiście był. I pewnie byłbym w stanie w tych 12 latach policzyć 5 firm, które miały wszystko w porządku. W przypadku pozostałych zazwyczaj to był brak świadomości, brak kontroli, były to kwestie związane z change managementem, jakimś niedopatrzeniem, brakiem procedur, które powodowały, że efektywnie klienci stawali się nieświadomi, niezgodni z wymaganiami umów, które podpisali.

Paweł Tomkiel
Co wychodziło dopiero przy takim przeglądzie?

Bartek Rychlewski
Co wychodziło przy takim przeglądzie? I tutaj zazwyczaj konsekwencje są jasne, bo są konsekwencje finansowe. Brak licencji oznacza to, że vendor, dostawca takiego oprogramowania oczekuje od klienta, że on uzupełni braki. I nie w każdym wypadku takie uzupełnienie braków ma sens. Dlatego, że często identyfikowaliśmy braki licencyjne wiążą się z oprogramowaniem, które nie jest już wykorzystywane w firmie. To są stare archiwalne instalacje, to są systemy, do których ma dostęp dużo więcej osób niż powinno. I wykonując działania optymalizacyjne bylibyśmy w stanie zredukować tę kwotę. Przy czym w formie przeglądu licencyjnego, czyli pracy na zlecenie vendora, nie ma zbyt dużo przestrzeni już na optymalizację. To jest wtedy przestrzeń na negocjację biznesową. Ale zazwyczaj klient, który jest złapany na wykorzystaniu oprogramowania w sposób niezgodny, jest trochę na straconej pozycji negocjacyjnej. Bo to on jest petentem, który próbuje coś uzyskać.

Paweł Tomkiel
Dobrze, to to jest taki początek twojego doświadczenia, tej historii z licencjami, z optymalizacją. A szerzej, wasz zespół czym się zajmuje?

Bartek Rychlewski
My jako Extended Enterprise pomagamy klientom przede wszystkim optymalizować wydatki na oprogramowanie.
I robimy to na kilka sposobów. Z jednej strony pomagamy klientom przy konkretnych odnowieniach, mogłoby to być oprogramowanie właśnie Microsoftu, IBM, Oracle'a. Pomagamy z jednej strony przeprowadzić optymalizację techniczną klienta, czyli jak powinna wyglądać infrastruktura, która będzie konsumować najmniejszą ilość licencji przy zachowaniu odpowiedniej wydajności środowisk. Patrzymy na warunki kontraktowe, co z wendorem da się negocjować, jakie są dodatkowe korzyści, które możemy uzyskać od takiego wendora. No i oczywiście pomagamy rozmawiać również o cenie, robimy benchmarki. Jak wyglądają ceny oprogramowania w Polsce, w zachodniej Europie, czy na świecie. Tak, żeby uzbroić klienta w set argumentów, który pozwoli mu podpisać jak najkorzystniejszą umowę.
Robimy to też na kilka sposobów, bo z drugiej strony również wdrażamy technologie, rozwiązania światowej klasy typu ServiceNow, Flexera, Snow Software. U naszych klientów tak, żeby mieli, żeby oni byli uzbrojeni technologicznie, żeby mogli efektywnie przeprowadzać takie codzienne procesy kontrolne i optymalizacyjne w ramach własnego zakresu.

Paweł Tomkiel
Tak, żeby chociażby wiedzieć, ile mają tych licencji używanych w pewnym momencie.

Bartek Rychlewski
Tak, to jest zdecydowanie ważne. To jest ciekawe, bo czasem zasoby firmy mu porównuje chociażby do floty samochodów. Jeśli sobie wyobrazisz firmę, która ma 100-200 samochodów w swojej flocie, to zazwyczaj ma już flotowca, ma kogoś, kto odpowiada za dopilnowanie tej floty, żeby samochody miały zrobione na czas przeglądy, żeby były dobrze utrzymane, żeby było odnowione ubezpieczenie.
Z drugiej strony, jeśli spojrzysz jeszcze na gro firm, nawet w Polsce, to takie firmy nie mają licence managera,, nie mają osoby, która odpowiada za licencję, nawet jeśli mówimy o wielomilionowych kontraktach.

Paweł Tomkiel
Czy to oznacza, że skupiacie się głównie na oprogramowaniu, czy też inne zasoby IT, jak właśnie infrastruktura, serwery? Też wchodzą w wasz zakres, kiedy robicie taki asesment optymalizacyjny?