Usługi Deloitte w zakresie Digital Workplace w zespołach rozproszonych

Organizacje, które do tej pory nie praktykowały pracy zdalnej w zespołach rozproszonych mogą teraz zmagać się z szeregiem problemów:

• Ograniczona możliwość komunikacji bezpośredniej a nawet brak kontaktu wzrokowego może powodować problemy w komunikacji z zespołem.
• Konieczność dzielenia czasu między pracę a sprawy osobiste oraz utrudnienia w zarządzaniu zadaniami są przyczyną trudności w zorganizowaniu dnia i tygodnia pracy.
• Brak transparentności w zakresie wykonywanej pracy i postępów może powodować duplikację zdań, zajmowanie się sprawami nieaktualnymi lub wewnętrznie sprzecznymi.
• Osłabienie poczucia przynależności do zespołu i organizacji może prowadzić do spadku motywacji i zaangażowania pracowników.

Aby odpowiedzieć na te wyzwania należy zbudować fundamenty usprawniające komunikację zdalną, wykorzystać narzędzia online do współpracy zespołowej oraz wprowadzić jasne zasady pracy zdalnej. Ważnymi elementami będzie też wprowadzenie rutyn zespołu oraz różnych technik angażujących i integrujących pracowników w zespołach rozproszonych.

Na działania w zakresie Digital Workplace należy obecnie patrzeć w trzech perspektywach czasowych. Na początku warto skupić się na wykorzystaniu obecnych narzędzi oraz zbudowaniu fundamentów pracy zdalnej. W średnim terminie należy zoptymalizować narzędzia i metodyki pracy. W długim terminie należy przygotować organizację na ciągłe efektywne działanie w trybie pracy zdalnej:
 

1. Quick wins, stabilizacja pracy zdalnej - natychmiastowe działania stabilizujące sytuację:

a. Przegląd obecnie dostępnych narzędzi oraz wsparcie w opracowaniu Digital Workplace Playbook, które określi zasady pracy zdalnej, w tym pryncypia, rytm, zasady komunikacji (np. w jakich przypadkach organizować spotkania, a kiedy wykorzystywać komunikację bezpośrednią) oraz sposób wykorzystywania narzędzi

b. Wsparcie w opracowanie planu i wdrożeniu komunikacji zasad pracy zdalnej

c. Facylitacja warsztatów w trybie zdalnym z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi wspierających online (wirtualne tablice, narzędzia do głosowania, zbierania feedbacku, zadawania pytań)

d. Organizacja szkoleń dotyczących pracy zdalnej (również narzędziowych), w tym szkoleń dedykowanych dla kadry zarządzającej

e. Wsparcie w konfiguracji narzędzi wspierających pracę zdalną (np. Jira, Confluence, Trello, MS Teams, Zoom)

f. Wsparcie w migracji do chmury wybranych aplikacji umożliwiających pracę zdalną (np. pulpit zdalny, call center)
 

2. Mid-term optimization – obszary do zaadresowania w średnim terminie:

a. Ludzie

• Identyfikacja ambasadorów zmiany w organizacji i przygotowanie ich do pracy facylitacyjnej
• Stworzenie i aktywizacja kluczowych grup zespołowych.
• Program cotygodniowych wyzwań dla menadżerów i ich zespołów zwiększający produktywność i komfort pracy zdalnej.

b. Narzędzia

• Analiza doświadczeń pracowników w pracy zdalnej (opracowanie employee journeys)
• Opracowanie rekomendacji i roadmapy transformacji doświadczenia pracownika
• Wsparcie w implementacji i zarządzanie zmianą

c. Metodyki

• Analiza charakteru pracy danej jednostki i dobór odpowiednich metodyk z zakresu agile (np. Kanban, Scrum)
• Wprowadzenie nowej metodyki pracy
• Aktywne wsparcie w okresie przechodzenia na nową metodykę
   

3. Long-term reorganization, budowa trwałej zwinności operacyjnej – długoterminowy plan zwiększenia wydajności organizacji:

a. Paperless oraz migracja do chmury - identyfikacja obszarów, gdzie migracja przyniesie największe korzyści pod względem potencjału innowacji oraz możliwości optymalizacji kosztów. Selekcja odpowiednich narzędzi i platform z perspektywy biznesowej, technologicznej i prawnej

b. Automatyzacja procesów - robotyzacja procesów operacyjnych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz wdrożenie narzędzi metodyki DevOps

c. Dostosowanie modelu operacyjnego - transformacja w kierunku wykorzystania agile w całej organizacji (ang. Enterprise agile transformation)