Poznatky

Moderné technológie v HR: Ako si overiť, že sa presun personálnej agendy do cloudu oplatí?

Digitalizácia vo firmách postupne vstupuje do všetkých oddelení a firemných činností a HR samozrejme nie je výnimkou. Vhodne zvolený a implementovaný nástroj na riadenie ľudských zdrojov môže podporiť optimalizáciu procesov a ušetriť čas aj financie. Jedným z trendov v tejto oblasti je presun HR agendy do cloudu. Keďže ide o významnú investíciu, je dôležité najskôr zistiť, či sa tento krok oplatí. Ako si to správne spočítať?

Industry  4.0 a súvisiaci technologický vývoj sú úzko späté s digitalizáciou, robotizáciou a automatizáciou väčšiny súčasných ľudských činností na zabezpečenie vyššej efektivity práce. Správne vykonaná digitalizácia a inteligentné využívanie analytických nástrojov môžu výrazne prispieť k dosiahnutiu významných benefitov v rôznych oblastiach podnikania, ktoré sa v konečnom dôsledku premietnu aj do finančných výsledkov spoločnosti.

Digitalizácia sa pochopiteľne nevyhýba ani oblasti ľudských zdrojov. Personálne náklady a ďalšie výdavky spojené so zamestnaneckou agendou predstavujú v mnohých organizáciách drvivú väčšinu všetkých nákladov. Ich optimalizácia by teda mala byť prioritou každej spoločnosti. Správne zvolený a implementovaný nástroj na riadenie ľudského kapitálu môže podporiť optimalizáciu procesov, významne ušetriť časové a finančné zdroje a prispieť k celkovej spokojnosti zamestnancov aj ďalších zainteresovaných strán.

Moderný, integrovaný informačný systém HR sa zároveň stáva súčasťou úspešných transformácií HR od administratívneho k strategickému a biznisovo orientovanému HR a prináša celú škálu pozitívnych dopadov. V prvom rade ponúka oddeleniu HR a zákazníkom nové služby, ako sú HR dátová analytika alebo plne mobilný prístup. Ďalej prináša transparentnosť v poskytovaní služieb HR, optimalizuje náklady na operácie úsporou času a v neposlednom rade zlepšuje zákaznícku skúsenosť so službami HR.

Business case ako kľúč k úspechu

Kľúčovým trendom v oblasti personálnych informačných systémov (HRIS) je presun z „on-premise“ do cloudových riešení. Keďže však cloudové riešenia nebývajú práve lacné, hlavnou úlohou je spočítať tzv. business case, ktorý odpovie na otázku, či sa presun do cloudu oplatí alebo nie.

Predstavme si 4 základné prístupy:

1. prístup: Prvý prístup spočíva v podrobnom zmapovaní pôvodného nastavenia dodávky HR služieb, investovaní času do rozsiahlej „bottom up“ kalkulácie a následného hľadania úspor v jednotlivých procesných krokoch po zavedení nového systému. Tento prístup je presný, ale zároveň časovo náročný a finančne nákladný.

2. prístup: Druhý variant skúma náročnosť operácií v rámci HR agendy z pohľadu zamestnancov, manažérov a HR. V rámci tohto prístupu treba porovnať čas, ktorý teraz vynakladajú jednotliví zákazníci HR na vybavovanie HR agendy, s očakávanou úsporou času po zavedení vybraného systému a súvisiacej automatizácii procesov. Zistenie počtu interakcií umožní dodatočný výpočet úspor. Ďalšou výhodou je, že možno pomerne presne určiť, ktoré konkrétne zákaznícke skúsenosti sa po vykonanej implementácii daného systému zlepšia.

3. prístup: Tretím z možných prístupov je informovať sa na trhu u klientov, ktorí už HRIS implementovali v cloude. V tomto prípade je najmä dôležité zistiť stav kapacít pred implementáciou zvoleného systému a po nej a dopady na používateľskú skúsenosť. Výhodou tohto prístupu je rýchle zistenie informácií, ktoré ale často prebieha na úkor presnosti a kvality dát v kontexte konkrétnej organizácie.

4. prístup: Štvrtou alternatívou je využitie služieb dodávateľa, ktorý obvykle disponuje nástrojom na vyčíslenie prínosov plynúcich z prechodu na cloudové riešenie. Nevýhodou tohto prístupu je však nedostatočná transparentnosť tzv. blackbox riešenia, keď sú známe iba vstupy a výstupy, ale chýba dostatočná znalosť interných mechanizmov na výpočet prínosov.

Pre každú organizáciu môže byť vhodný iný prístup. 

Každý z uvedených prístupov má svoje klady a zápory. Z toho plynie aj odporúčanie, aby sa každá organizácia vždy zamerala na svoj špecifický kontext a konkrétnu situáciu, ktorú práve rieši, a na základe toho zvolila relevantný variant. Napríklad podrobná kalkulácia nie je potrebná v prípade prvotného rozhodovania, či daný systém vôbec implementovať alebo nie. V prípade rozhodnutia v prospech implementácie by sa ale ponúkala rozsiahlejšia „bottom up“ kalkulácia a podrobnejší prepočet prínosov.

Keďže technologický vývoj stále napreduje a témy digitalizácie, automatizácie a robotizácie ďalej akcelerujú a rozširujú svoju pôsobnosť, každá spoločnosť by sa mala týmto trendom aktívne venovať a premýšľať o dostupných možnostiach optimalizácie riadenia ľudského kapitálu.

Bolo to užitočné?
Globálne trendy v oblasti ľudských zdrojov v roku 2021

Spoločensky zodpovedný podnik v radikálne zmenenom svete: Riadenie zmeny od prežitia k prosperite