議題觀點
2023年Deloitte亞太舉報機制調查重點觀察
勤業眾信財務顧問服務 / 潘麗如副總經理、葉家瑜經理
今年美國證券交易委員會（SEC）宣布創下歷史紀錄，向一位吹哨者支付了接近2.79億美元的獎金，這項驚人的獎勵再次凸顯出舉報機制的重要性。吹哨者提供的關鍵資訊幫助SEC成功執行相關行動，展示了他們的力量和勇氣。近年來，亞太區因應世界趨勢變得越來越重視舉報，並視其為當務之急。隨著人們意識到舉報者在揭發不當行為和提升透明度方面的作用加強，政府、組織和大眾更加重視建立健全的舉報制度。這項措施主要在解決公共部門的腐敗、破壞環境和侵犯人權問題。在此背景下，亞太各國政府也正逐步頒布或修訂立法，以保護舉報者的權益並鼓勵他們舉報。
然而，台灣目前對於如何建立有效的舉報機制尚不明確，這可能會引起吹哨者的疑慮，並促使他們尋求外部途徑進行舉報，可能導致企業或組織(以下統稱組織)承受重大損失或產生誤解。有鑒於此，對於如何建立有效的舉報機制，Deloitte從「2023年亞太舉報機制調查」中總結了以下四個重點：
圖 1 Deloitte 2023年亞太舉報機制調查四大重點
一、舉報制度目的之轉變
不斷變化的工作型態和文化風氣對舉報機制的目的和使用方式產生了影響。依據調查結果發現，組織現在將「改善企業道德與誠信文化」視為舉報機制主要達成的目標。從收到的舉報案件類型來看，除了傳統的舞弊和不當行為之外，舉報的運用越來越多元，尤其是揭發和人事相關(45%)和性騷擾（23%）的議題（下圖2），這反映出人們越來越意識到，每個人都有能力喚起組織對自身問題的關注，並促進正向變革的發展。
對於組織而言，這種情況既是機遇亦是挑戰，舉報者在揭發貪腐事件以及揭露其他可能被忽視的問題方面，扮演著極為重要的角色。願意率先建立並實施舉報機制的組織，除了能夠建立員工和其他利害關係人的信任外，並能深入了解組織內部潛在的不當行為和可能損害組織的風險。
圖 2過去兩年從舉報類型中發現了哪些趨勢?
二、舉報機制的總體責任
為確保舉報機制的有效運作，董事會應該設定「高層基調」(Tone at Top)，樹立組織的道德行為風氣，並確立組織的價值觀和期望（圖3）。如果董事會能夠重視舉報機制，並展現解決不當行為的決心，就能向整個組織傳達強而有力的訊號，鼓勵員工勇於舉報問題，而不必擔心遭到報復。此外，董事會還有責任監督組織的運作、風險管理和法律遵循工作，透過舉報機制則可及早發現並降低潛在風險，因此許多國家的政府也要求董事會建立舉報和處理不當行為的機制，以確保組織遵循法律義務並建立符合監管要求的框架。
圖 3由誰全面負責 貴企業或組織的舉報機制？
三、舉報機制的挑戰
本次調查結果發現，舉報機制最主要的三大挑戰（圖4），第一是員工不信任舉報流程的獨立性，舉報案件是否進行公正和客觀的審查，以及案件關係人是否介入或影響調查，導致案件處理不公平或被掩蓋。第二是員工不清楚組織的舉報機制，第三是舉報者擔心因舉報而遭受報復行為 (如工作上的不公平對待、威脅、解雇或其他負面後果)，這種擔憂阻礙了人們舉報不當行為或舞弊現象的意願。
為解決上述問題，組織可透過建立一個獨立的舉報委員會或專門小組來審查舉報案件，並確保其成員具有獨立性和客觀性，以期能公正地審查舉報案件。同時，組織應該嚴禁任何對舉報者的報復行為，例如提供保密性承諾，確保舉報者的身份不會被洩露，或設立匿名舉報管道，並對違反保密性承諾的人採取適當的懲處。
值得注意的是，雖然很多組織已設立舉報機制，但員工可能沒有意識到有舉報機制可供使用，這代表組織內部需透過更多的溝通和訓練，宣導舉報機制。
圖 4企業或組織舉報機制面臨的三大挑戰是什麼？
對於組織而言，舉報者提供的資訊常常是觸發調查時最具價值的來源之一。依據調查結果顯示，電子郵件是內部和外部各方最常採用的舉報管道之一（圖5），電子郵件舉報管道雖是成本最低的選項之一，但透過電子郵件收到的案件內容通常較難完整表達人、事、時、地、物，並且可用的資訊極為有限，易導致阻礙案件調查的進行。近年來，網路平台逐漸成為舉報的新途徑，並可依據舉報類型提供較結構化方式的收集資訊，並可由舉報者上傳附件以佐證內容。此外，網路平台亦提供具名與匿名舉報的功能，使調查團隊能夠與舉報者進行溝通，並安全地交換訊息。
圖 5目前舉報者可以透過哪些舉報管道進行舉報？
四、舉報機制有效性的衡量
組織內部的舉報機制是確保透明和道德運作的關鍵要素。然而，若僅依靠案件數量作為衡量標準，則可能會產生誤導。因此，我們需進一步考慮影響舉報案件的原因，並採取相關措施來評估舉報機制的有效性和可靠性。首先，我們可進行員工調查等一系列措施，以更全面地了解組織內部如何看待舉報機制。這些措施可提供更多關於員工舉報意願和對舉報機制的信任程度的資訊，以便了解舉報機制存在的潛在問題或改進的空間。
除了了解員工觀點外，評估組織如何處理收到的舉報資訊也非常重要。以下是幾個衡量機制有效性的指標：
- 案件回應時間：衡量確認收到舉報和啟動調查過程所需的時間。快速回應舉報案件可以顯示組織對問題的重視程度，並增強員工對機制的信心。
- 調查完成時間：衡量完成調查的平均時間，確保及時且確實地檢視所舉報的內容。長時間的調查可能削弱員工對舉報機制的信任，並可能導致更多的問題產生。
- 經證實的舉報：追蹤透過調查得到證實的舉報百分比，以幫助評估舉報機制的有效性和可靠性。這可以提供有關舉報準確性和機制的執行能力的重要信息。
- 匿名舉報率：評估收到的匿名舉報的比例，以了解個案對所提供的保密措施的信任和信心程度。高比例的匿名舉報可能表明員工對於公開揭露身份存在疑慮，因此強調保密措施的重要性。
- 結果和解決率：衡量舉報案件的解決比率和結果，例如採取的紀律處分、政策變更後的實施情形或流程改進。這可以評估組織對舉報問題的處理能力和針對問題的改進措施。
最後，應向負責組織內整體舉報計畫的相關方傳達舉報案件相關資訊，包括所接收的舉報和調查結果的詳細資訊以及展開的業務資訊。若由董事會承擔舉報責任時更應如此，因為該計畫的執行通常為其授權負責的任務。雖然在許多國家/產業中並未強制公開舉報資訊，但向大眾提供整體統計數據正成為各組織的最佳作法。這包括接獲的案件類型、回應和調查完成時間、匿名舉報率以及調查證實和結果統計數據的摘要資訊。如此一來，可增強透明度並建立各界對組織及其舉報機制的信任。
使用第三方舉報機制是組織的最佳選擇
組織可以依循以上四項重點檢視是否建立有效的舉報機制，或者考慮將其中部分透過第三方舉報平台予以實現。當組織評估是否要使用第三方舉報機制時，可考量以下因素：
- 確保舉報機制的獨立性：確保舉報機制獨立於管理階層，並能得到利害關係人的認可。首先，舉報過程必須與管理階層完全獨立，以避免潛在的利益衝突。其次，提供匿名性和機密性，以保護舉報者的身分。
- 評估專業知識和資源：評估第三方舉報機制是否具備足夠的專業知識和經驗，確保舉報機制能有效運作。同時，舉報流程需簡單易行，並具備提供多語言支援的能力，以滿足在多地區和語言環境中運作的組織的需求。
- 提供案件管理：考慮第三方舉報機制是否能提供專門的案件管理系統，以便有效地追蹤和監控內部舉報案件的調查和進度，以助於提升效率並確保法令遵循程度。
勤業眾信Conduct Watch舞弊舉報平台
安全且有效率的多元舉報管道，及時掌握潛在舞弊和非法行為
- 安全與機密：舉報者可自由選擇具名、匿名，或部分匿名，對組織匿名但讓顧問端留有聯繫資訊 ，可透過平台在保護其個人資料之情況下，與公司進行資訊溝通
- 多元管道：舉報者可以透過電子郵件，傳真，郵寄進行舉報
- 雙向且安全的溝通：舉報受理單位得透過平台向舉報者提問，舉報者並得透過平台補充案件資訊，以利案件調查，在溝通過程中舉報者會保持身分匿名性
- 專案管理：將多重管道的舉報案件，整合至單一平台
- 隨時受理：每天 24 小時、每週 7 天、每年 365 天不間斷運行
- 專業顧問審查：對舉報進行登記、匿名性和利害衝突審查，以利進行後續調查
- 資料安全：通過安全平台的雙重身分驗證可保護舉報人和組織敏感資訊，防止資訊外洩
- 數據分析：清晰、完整的數據分析及儀表版功能，充分掌握案件處理進度及案件類型概覽
- 完整的溝通紀錄：所有事件都將於平台中留存紀錄，包含：附件與相關溝通資料，有利於組織後續紀錄追蹤
