契約電子化による効率化と顧客・契約管理高度化に向けて

契約書等の電子化による業務プロセスの目指す姿

電子契約ツールを既存の販売管理システムと連携させることにより、これまではシステム外にあった契約情報と顧客データを一元管理することが可能となります。契約のステータスを瞬時に把握することもできるため、煩雑な契約の進捗管理からも解放されます。

デロイト トーマツ コンサルティングの提供価値

ツールの導入による業務の効率化や高度化を実現させるために、デロイト トーマツ コンサルティングは契約書電子化ツール選定、法的要件に準拠した導入対象の契約書選別、既存システムとの連携構築など、制度設計から業務/システム構築までを一元的に支援します。

1. 法的要件を見据えた電子化対象文書の選定・見極め
   電子化文書の選定にあたっては、業務効率に加えてe-文書法／電子帳簿保存法／電子署名法や各個別法との適合について考慮の上、文書範囲を定義する必要があります。また、電子サインと電子証明書を付与した電子署名については契約の重要度に応じた使い分けが望まれます。2020年7月に公表された政府見解によって、一定の法的要件を満たしていれば電子サインと電子署名はどちらも有効であることがあらためて示されることになりましたが、契約内容が後に問題となり得る書類についてはより本人性の立証が厳格である電子署名の導入も検討が必要です。
2. 基幹システム連携・マスタの一元管理
   電子契約ツールに関しては契約業務効率化という個別最適だけでなく、自社基幹システムとの連携を含めたワンプラットフォームでの顧客情報の一元管理まで視座を高めて取り組むことが望ましいと考えます。例えば、販売管理システムとの連携による契約書フォーマットへの取引先情報の自動入力を可能にすべく、連携すべき情報の整理や文書テンプレートの設計をする必要があります。また、販売系／購買系システムと連携させ取引先マスタを一元管理によるP/L影響予測や統合的な取引先管理を実現するために、連携すべき情報の整理や制度設計が求められます。
3. 証憑保管・検索の効率化
   証票保管に際しては電子帳票、紙帳票等、既存文書を含めた証憑の一元管理を実施すべく、証憑保管ツールを導入することが望ましいです。スキャンによって電子化された書面については、証憑保管ツールの機能によって法的要件への適合有無を自動でチェックすることができます。またタイムスタンプ付与機能を利用することで真正性を担保したデータを保管することが可能となる他、大量データの高速検索も実現できます。このような証憑の自動保管・マシンラーニングによる自動タグ付けを実施するために、まずはツールのセットアップ支援と制度設計の実施が必要です。
4. 全体計画策定・プロジェクトマネジメント
   当然のことながら、電子化推進にあたってはプロジェクト計画の策定、推進や品質管理の支援を行う必要があります。また、電子契約利用効果を広く波及させるため、取引先への周知/説明会や従業員への新業務装着等を計画的に実施することが重要です。

事例紹介：Adobe Signで実現できること

Adobe Sign ４つの特徴

Adobe Sign 処理の流れ

組織を繋ぐクラウド上で、契約書や承認用文書の送信、署名の取得、トラック、管理までのプロセスを一括管理でき、いつでもどこからでも迅速かつ安全に業務を遂行できます。クラウドサービスのため、メールアドレスとブラウザーがあれば、組織の規模や業種に関わらず、即導入が可能です。

既存システムとの統合

既存の業務システムと連携して、社内処理から対外的な署名や合意までも一気通貫で効率化でき、さらにコンプライアンスを強化しながら、場所と時間の制約を超えた新しい働き方を創出することができます。

統合で実現できること

• 業務システムに格納された情報と文書の連携
  • 業務システムデータを文書内に自動挿入
  • 署名済み文書の情報で業務システムのデータを更新
• 署名者情報を業務システムから取得し署名依頼を送信
• 署名済み文書を業務システムに自動で送信して保管