Remedium na koronawirusa SARS-CoV-2, czy krok do ostatecznej digitalizacji prac organów spółek kapitałowych

Posiedzenia zarządów i rad nadzorczych na odległość – dotychczasowe wątpliwości

Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych nie przewidują wprost możliwości odbywania posiedzeń zarządu za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość ani podejmowania uchwał pisemnych. Rozwiązanie takie jest możliwe natomiast w przypadku rady nadzorczej. W związku z tym istnieją rozbieżności interpretacyjne, co do tego czy zdalne obrady zarządu są w ogóle dopuszczalne i jeśli tak, to jakie warunki powinny być spełnione dla ich skuteczności. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie przepisy dotyczące działalności zarządu mają mniej restrykcyjny charakter, dosyć powszechnie przyjmuje się, że odbywanie posiedzeń zarządu za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub podejmowanie uchwał pisemnych jest dopuszczalne, o ile stosowne postanowienia znajdują się w umowie spółki. Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych dotyczące trybu prac zarządu spółki akcyjnej, z kolei, ze względu na wymóg protokołowania przebiegu obrad i odnotowywania obecności uczestników, budzą znacznie więcej wątpliwości interpretacyjnych. W praktyce jednak wiele spółek akcyjnych korzystało z takiego rozwiązania i posiadało odpowiednie regulacje w statutach.

Brak uregulowań wskazujących wprost na możliwość pracy zdalnej zarządów spółek kapitałowych nie jest korzystny dla pewności obrotu gospodarczego. Dodatkowo takie rozwiązanie nie przystaje do współczesnych czasów, w których codzienne prowadzenie spraw spółki w coraz większym stopniu jest zdigitalizowane i odbywa się bez fizycznej obecności.

Przepisy na czasy kwarantanny – obrady organów online

W rzeczywistości spowodowanej koronawirusem SARS-CoV-2 posiedzenia zarządów wielu spółek nie mogą się odbyć (członkowie zarządu pozostają poza siedzibą lub poddani są kwarantannie). Jako remedium na taki paraliż korporacyjny Ministerstwo Aktywów Państwowych przygotowało projekt zmian do Kodeksu Spółek Handlowych. Zmiany te wprowadzą możliwość odbywania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub podejmowania uchwał pisemnych. Nowe przepisy dotyczyć będą również sytuacji, gdy nie jest to w ogóle przewidziane w umowie spółki lub w statucie. O ile projekt nowelizacji nie ulegnie zmianom, to domyślnie, każdy zarząd będzie mógł obradować i podejmować decyzje zdalnie, chyba że umowa spółki lub statut wyłączy taką możliwość.

Planowane zmiany Kodeksu Spółek Handlowych nie obejmują usprawnień w zakresie odbywania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, ani walnych zgromadzeń w spółce akcyjnej. W obecnej sytuacji związanej ze stanem zagrożenia epidemiologicznego rozwiązanie takie mogłoby być bardzo przydatne. Należy wskazać, że pewna, choć stosunkowo niewielka, grupa spółek publicznych, zgodnie z rekomendacjami zawartymi w Dobrych Praktykach Spółek Publicznych Notowanych na GPW, przeprowadzała w przeszłości walne zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto, KDPW udostępnia emitentom usługę umożliwiającą głosowanie zdalne (eVoting) na podstawie imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu ze zdematerializowanych akcji na okaziciela.  W związku z tym, że jednym z podstawowych uprawnień akcjonariusza jest uczestnictwo w obradach walnego zgromadzenia, głosowanie zdalne jest idealnym rozwiązaniem na czasy kwarantanny. Zbliża się termin na zatwierdzenie sprawozdań finansowych i udzielanie absolutorium członkom organów, a szereg spółek publicznych ze względu na zagrożenie epidemiologiczne przekłada obrady walnego zgromadzenia. Pokazuje to, że wiele spółek publicznych nie jest jeszcze gotowych na obrady online.

Digitalizacja obiegu dokumentów korporacyjnych i narzędzia LegalTech

Zmiany dotyczące zdalnych obrad organów spółek kapitałowych, są co prawda wymuszone okolicznościami związanymi z zagrożeniem epidemiologicznym, ale stanowią jednocześnie kolejny krok do pełnej digitalizacji obiegu dokumentów korporacyjnych w spółkach.

Dla przypomnienia:

1. obecnie można zawiązać i zarejestrować spółkę online przy użyciu wzorca (S24),
2. szereg czynności korporacyjnych, w tym zgromadzenia wspólników oraz walne zgromadzenia mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile statut lub umowa spółki to przewiduje,
3. zmiany przepisów dotyczących postępowania przed sądem rejestrowym (KRS), które mają wejść w życie za rok spowodują natomiast, że cały proces rejestracji zmian w rejestrze przedsiębiorców będzie odbywał się elektronicznie, a
4. zamiast załączania oryginałów aktów notarialnych wnioskodawcy przedstawiać będą numery identyfikacyjne z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.

Powyższe wskazuje, że nowoczesna komórka zapewniająca obsługę prawną ma możliwość realizacji szeregu działań korporacyjnych elektronicznie. Istnieją rozwiązania z zakresu Legal Tech zapewniające wsparcie dla obsługi formalnoprawnej spółek (entity management). Prace nad kompleksowym narzędziem do obsługi polskich spółek trwają. Tego typu narzędzia pozwalają w szczególności monitorować obowiązki formalnoprawne spółek w dużych grupach kapitałowych, lub generować automatycznie uchwały i inne dokumenty korporacyjne w oparciu o dane z rejestru przedsiębiorców i elektronicznych sprawozdań finansowych. Rozwiązania takie zapewniają efektywność funkcji prawnej poprzez zwiększenie jej szybkości i jakości oraz zmniejszenie ryzyk prawnych i z zakresu compliance.

W dzisiejszych okolicznościach okazuje się, że komórki prawne, które podjęły inicjatywy nakierowane na pełną digitalizację obiegu dokumentów korporacyjnych, na wdrożenie systemu zarządzania procesem negocjowania i zawierania umów na odległość (Contract Lifecycle Management), bądź na implementację narzędzi z zakresu entity management, mają możliwość realizacji operacji prawnych efektywnie i bez zakłóceń spowodowanych pandemią koronawirusa SARS-CoV-2.

Deloitte Legal pracuje nad takimi rozwiązaniami Legal Tech oraz doradza przy wyborze narzędzi dostępnych na rynku.