Informacja o warunkach zatrudnienia w nowej odsłonie

Zgodnie z art. 29 § 3 k.p. Pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie do 7 dnia od momentu dopuszczenia pracownika do pracy.

Co istotne, w przepisach doprecyzowano również warunki niezbędne do skorzystania z formy elektronicznej dokumentu, wskazując w artykule 29 § 34 k.p., iż pracodawca może przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia w postaci elektronicznej, jeżeli dokumenty będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika. Ma to szczególnie istotne znaczenie dla pracodawców, którzy posiadają aplikacje płacowo-kadrowe pozwalające na elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej.

Nowe przepisy znacząco rozszerzyły zakres informacji przekazywanych pracownikom przez pracodawcę.

Zgodnie z ich brzmieniem, obowiązująca treść informacji powinna określać zagadnienia takie jak:

1. obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,
2. obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy,
3. przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
4. dobowy i tygodniowy odpoczynek przysługujący pracownikowi,
5. zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę (dotyczy pracy zmianowej),
7. zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania prac (w sytuacji, gdy w umowie o pracę wskazano kilka miejsc wykonywania pracy),
8. przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe niewymienione w umowie o pracę,
9. wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10. zasady rozwiązywania stosunku pracy (wymogi formalne, informacja o długości okresów wypowiedzenia oraz o terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia),
11. szkolenia zapewniane przez pracodawcę wraz z informacją o polityce szkoleniowej obowiązującej u pracodawcy,
12. układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwa takich organów lub instytucji,
13. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, pora nocna oraz przyjęty w zakładzie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy w sytuacji, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
    

W związku z aktualizacją przepisów wprowadzono również kilka dodatkowych obowiązków informacyjnych po stronie pracodawcy, wśród których wskazać należy:

1. Obowiązek przekazywania przez pracodawcę informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.
   
   Informacja ta powinna zostać przekazana pracownikowi nie później niż w ciągu 30 dni od dnia jego dopuszczenia do pracy. Przepisu nie stosuje się w sytuacji, gdy pracownik samodzielnie wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego.
   
   W praktyce, dla większości pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę taką instytucją będzie ZUS, stąd zasadnym rozwiązaniem jest dodatkowe umieszczenie tego zapisu w informacji o warunkach zatrudnienia.
   
   Dodatkowo, pracodawca powinien przekazać informację dotyczącą prowadzonego w zakładzie PPK lub PPE.
   
   
2. Obowiązek informowania o każdorazowej zmianie adresu siedziby lub zamieszkania pracodawcy, w wymaganym terminie - w ciągu 7 dni;
3. Obowiązek przekazania pracownikowi dodatkowej informacji w sytuacji wyjazdu pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie. Zakres wymaganych informacji został wskazany w art. 29¹ § 2 k.p. i jest niezależny zakresem od informacji przekazywanych pracownikowi zgodnie z art. 29 § 3 k.p.

Rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych pracownikowi generuje po stronie pracodawcy dodatkowe obowiązki związane z przygotowaniem i aktualizacją informacji o warunkach zatrudnienia, także w przypadku każdorazowej zmiany warunków zatrudnienia.

W związku z powyższym, ustawodawca wprowadził w przepisach dodatkowe regulacje, które w konsekwencji mogą uprościć pracodawcom proces sporządzania wymaganej dokumentacji, a są to:

• możliwość odwołania się przez pracodawcę w informacji, w ściśle wymienionym w przepisach zakresie, do odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa z zakresu ubezpieczeń społecznych (art. 29 § 3¹ k.p.);
  
  Warto dodać, że powyższe odwołanie do przepisów prawa może wymagać uzupełnienia w postaci treści wynikających z przepisów tak, by informacja była dla pracowników w pełni zrozumiała.

• możliwość rezygnacji z aktualizacji informacji w sytuacji, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmian w obowiązujących przepisach prawnych, przy założeniu, że stosowne przepisy zostały wcześniej już wskazane w informacji przekazanej pracownikowi (art. 29 § 3³ k.p.).

Wprowadzone zmiany znalazły również swoje odzwierciedlenie w artykule 281 w § 1 k.p. Dotyczącym wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z jego brzmieniem pracodawca może podlegać karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, w sytuacji nieprzekazania pracownikowi, w wymaganej formie i terminie, informacji o warunkach zatrudnienia. Dotyczy więc to zarówno sytuacji zatrudnienia nowego pracownika jak i zmiany dotychczasowych warunków zatrudnienia.

Współautorka:
Anna Krajanowska, Supervisor w Zespole Business Process Solution