Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej – ile wynosi i jak je wyliczyć?

Z odpowiedzią przychodzą przepisy wykonawcze do k.p., w myśl których przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia (a w przypadku omawianego zwolnienia przepisy przewidują wypłatę wynagrodzenia), stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego

Obliczając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, składniki wynagrodzenia określone w stałej miesięcznej stawce, uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym bez dodatkowych przeliczeń oraz w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jednak jak już wspominaliśmy pracownik w okresie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej zachowuje prawo do 50% wynagrodzenia, a nie 100%, więc dodatkowe przeliczenia będą konieczne.

Przeliczenia obejmują dwa elementy:

1. płacę zasadniczą,
2. wynagrodzenie za okres zwolnienia z powodu siły wyższej.
   

1. Płaca zasadnicza w miesiącu wystąpienia zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej
Aby dokonać poprawnych obliczeń na liście płac w pierwszej kolejności należy ustalić wartość wynagrodzenia za czas przepracowany w miesiącu, w którym wystąpiła omawiana nieobecność. Oznacza to, że należy ustalić wysokość wynagrodzenia utraconego za czas zwolnienia od pracy – wartość, o którą pomniejszamy wynagrodzenie zasadnicze.

Stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu wykorzystywania zwolnienia od pracy. Wtedy otrzymamy stawkę stałego wynagrodzenia za jedną godzinę pracy. Stawkę tę, należy pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności, następnie otrzymamy część składnika, o którą należy pomniejszyć wynagrodzenie zasadnicze. Po wykonaniu takich obliczeń otrzymamy wartość składnika stałego za czas przepracowany.

Pracownik w lipcu 2023 r. przebywał 1 dzień (8 godzin) na zwolnieniu z powodu siły wyższej. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości 7 200,00 zł brutto. W lipcu 2023 r. wymiar czasu pracy wynosił 168 godzin.

Krok 1.
Ustalić stawkę godzinową ze stałego miesięcznego wynagrodzenia:
7 200,00 zł / 168 = 42,85 zł

Krok 2.
Ustalić wysokość wynagrodzenia, o które pomniejszymy stawę zasadniczą:
42,85 zł * 8 godzin nieobecności = 342,80 zł

Krok 3.
Ustalić wynagrodzenie za czas przepracowany:
7 200,00zl – 342,80 zł = 6 857,20 zł

Wartość brutto wynagrodzenia zasadniczego w lipcu 2023 wynosi 6 857,20 zł. Jest to wynagrodzenie za czas przepracowany.

2. Wynagrodzenie za okres zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej

W przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce punktem wyjścia będzie wyliczenie wynagrodzenia za 1 godzinę pracy. Ustalamy je dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Warto przy tej okazji zauważyć, że przepisy przewidują korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej albo w systemie dniowym albo godzinowym - nie ma zatem możliwości udzielenia przedmiotowego zwolnienia na pół godziny. Najmniejszą jednostką czasową zwolnienia jest 1 godzina.

Pani Honorata Nowak zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem zasadniczym wynikającym z umowy o pracę w wysokości 6000,00 zł brutto, skorzystała w lipcu 2023 r. ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni. To była jej jedyna nieobecność we wskazanym miesiącu.

Pracownicy przysługiwała również premia regulaminowa w wysokości 540,00 zł brutto.

W celu wyliczenia wynagrodzenia za zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej zastosujemy następujące działania:

Krok 1.
Ustalamy liczbę godzin przepracowanych w miesiącu,
poprzez odjęcie od czasu nominalnego (obowiązującego do przepracowania) ilości godzin nieobecności.

Dla lipca 2023 r. nominalny czas pracy dla pełnego wymiaru etatu wynosił 168 godzin.

Pracownica wykorzystała 2 dni = 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej.

168 godz. – 16 godz. = 152 godz. przepracowane.

Krok 2.
Ustalamy, jakie składniki płacy powinny wejść do podstawy wynagrodzenia za zwolnienie od pracy,
uwzględniając w niej stałe i zmienne elementy pensji (z wyjątkiem enumeratywnie wyłączonych z uwzględniania w podstawie na mocy przepisów wykonawczych do k.p.) przysługujące pracownikowi w miesiącu, w którym korzystał on z czasu wolnego.

6000,00 zł płaca zasadnicza – stały składnik;
540,00 zł premia regulaminowa – zmienny składnik.

Krok 3.
Obliczamy stawkę godzinową ze stałych elementów pensji
poprzez podzielenie ich kwoty przez nominalny czas pracy z miesiąca, w którym wystąpiła nieobecność w pracy.

6000,00 zł : 168 godz. = 35,71 zł

Krok 4. Obliczamy stawkę godzinową ze zmiennych składników płac
poprzez podzielenie ich sumy wypłaconej w miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność w pracy, przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez pracownika.

540,00 zł : 152 godz. = 3,55 zł

Krok 5.
Kalkulujemy kwotę wynagrodzenia za zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej,
poprzez obliczenie 50% iloczynu ustalonego w drodze pomnożenia wyliczonej stawki godzinowej (ze składników stałych i zmiennych) przez liczbę godzin, w czasie których pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy.

50% * 35,71 zł * 16 godz. nieobecności =285,68 zł
50% * 3,55 zł * 16 godz. nieobecności = 28,40 zł

Zatem wyliczone wynagrodzenie z tytułu zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w analizowanym przypadku wyniesie:
285,68 zł + 28,40 zł = 314,08 zł.

Płaca minimalna a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Jak wiemy wynagrodzenie pracownika, który jest zatrudniony w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy, nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (od 1 lipca 2023 r. 3600,00 zł). Gdy uzyskane w danym miesiącu wynagrodzenie pracownika jest niższe, następuje wyrównanie wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wyrównanie jest wypłacane łącznie z miesięcznym wynagrodzeniem za pracę.

Natomiast obniżenie miesięcznego wynagrodzenia, w przypadku korzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej nie stanowi podstawy do podwyższenia wynagrodzenia do poziomu minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynika to z faktu, że ustawodawca wprost przewidział, że powinno to być 50% wynagrodzenia wyliczonego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z wyłączaniem kwoty wyrównania do ustawowej płacy minimalnej.

Pan Henryk Kowalski zatrudniony na pełen etat z wynagrodzeniem minimalnym 3600,00 zł w lipcu 2023 r. wykorzystał 1 dzień wolnego z tytułu siły wyższej i 2 dni z tytułu niepłatnej opieki nad członkiem rodziny (art. 1731 k.p.).

Wynagrodzenie za lipiec 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1.
Pracownik przepracował 144 godziny (168 godz. czas nominalny - 24 godz. nieobecności);

Krok 2.
3600,00 zł: 168 godz. = 21,43 zł za godzinę;

Krok 3.
144 godz. * 21,43 zł = 3085,92 zł wynagrodzenie za czas przepracowany;

Krok 4.
8 godz. * 21,43 * 50% = 85,72 zł wynagrodzenie za nieobecność z tytułu siły wyższej

Krok 5.
razem wynagrodzenie brutto wynosi 3085,92 + 85,72 zł = 3171,64 zł

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku opiekuńczego (dalej: podstawa wymiaru świadczenia)

Wpływ na przyjęcie (lub nie) danego miesiąca do podstawy wymiaru świadczenia

Czasami zdarzyć się może, że miesiąc, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej będzie uwzględniany w podstawie wymiaru świadczenia do obliczenia wartości wyżej wspomnianych świadczeń.

Stosując zasady ogólne ustalania podstawy wymiaru świadczenia w przypadku, gdy w miesiącach uwzględnianych w podstawie wymiaru świadczenia pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia:

• wyłączamy wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• po uzupełnieniu przyjmujemy wynagrodzenie z miesięcy, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy,
• po uzupełnieniu przyjmujemy wynagrodzenie z miesięcy, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, jeżeli taka sytuacja miała miejsce we wszystkich miesiącach uwzględnianych w podstawie.

Mając w pamięci wyżej wspomniane zasady warto wiedzieć, że korzystanie z urlopu wypoczynkowego oraz dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (więc również zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej) traktuje się na równi z dniami przepracowanymi. Dla ustalenia, czy pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, nie bierze się pod uwagę godzin, tylko dni. Jeżeli pracownik ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej korzysta w wymiarze godzinowym, a więc przez część dnia, wówczas ten dzień wlicza się do liczby dni przepracowanych. Do dni przepracowanych włącza się także cały dzień zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, bo traktuje się go na równi z dniami przepracowanymi z racji zachowania prawa do połowy wynagrodzenia.

Wpływ wypłaconych kwot wynagrodzenia za okres zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej na wysokość kwoty przyjętej w danym miesiącu do podstawy wymiaru świadczenia

Warto zastanowić się jaki wpływ będą miały kwoty wynagrodzenia wypłaconego z tytułu siły wyższej na wysokość podstawy wymiaru świadczenia.

Jeżeli w miesiącu korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownik świadczył pracę przez co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, wynagrodzenie za okres tego zwolnienia należy:

• uzupełnić, w przypadku, gdy wolne od pracy było udzielone w dniach,
• przyjąć do podstawy wymiaru świadczenia bez dopełniania, jeżeli wolne od pracy było udzielone w godzinach (w podstawie wymiaru świadczeń nie uzupełnia się bowiem godzin, tylko dni).

W przypadku pytań lub wątpliwości związanej z korzystaniem z nowego uprawnienia i rozliczaniem go na liście płac zapraszamy do kontaktu.

Współautorki:
Anna Jabłońska, starsza konsultantka w zespole Business Process Solution
Karolina Mitrowska, starsza konsultantka w zespole Business Process Solution