Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej - nowe uprawnienie pracownicze i wątpliwości pracodawców

Zgodnie z art. 148¹ § 1 Kodeksu Pracy pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego przysługuje zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna. Zwolnienie przysługuje w wymiarze 2 dni roboczych lub 16 godzin pracy. Pracownik korzystając ze zwolnienia zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia, które jest finansowane przez pracodawcę.

Kodeks pracy nie wprowadza definicji siły wyższej. Natomiast w przepisach prawa cywilnego można odnaleźć odwołania do siły wyższej i na tej podstawie próbować definiować to pojęcie. Orzecznictwo i doktryna powszechnie przyjmują, iż siła wyższa to zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne (niezależne od woli np. pracownika bądź pracodawcy), niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec.

Uprawnienie do zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej przysługuje pracownikom, czyli osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług) zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej nie przysługuje. Do takiej współpracy nie stosujemy bowiem Kodeksu pracy w tym zakresie.

Często zwolnienie z powodu siły wyższej bywa nazywane „nowym urlopem” albo „dodatkowym urlopem” – a tym samym bywa mylone z urlopem na żądanie.

Uprawnienie do urlopu na żądanie pozostaje bez zmian. Pracownik nadal, bez podawania przyczyny nieobecności, może skorzystać z urlopu wypoczynkowego na żądanie, przewidzianego w art. 167² k.p.

Natomiast zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej wskazuje jednoznacznie, że powodem zwolnienia jest siła wyższa, która dotyczy jedynie pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem oraz wtedy, kiedy niezbędna jest obecność pracownika. Co ważne, pracodawca nie ma podstaw prawnych do weryfikacji przyczyny zwolnienia i powinien opierać się wyłącznie na oświadczeniu pracownika.

Kolejna różnica to wymiar zwolnienia, który dla urlopu na żądanie wynosi 4 dni robocze w roku kalendarzowym, a dla siły wyższej są to 2 dni lub 16 godzin. O tym czy zwolnienie będzie wykorzystywane w dniach czy w godzinach, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.

W przypadku urlopu na żądanie orzecznictwo sądowe uzupełniło regulację kodeksową – pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem swojego dnia pracy (tj. przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy).

W przypadku zwolnienia z powodu siły wyższej w myśl art. 148¹. § 3. k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Jednak z uwagi na brak dodatkowego orzecznictwa w tej sprawie, mogą pojawić się wątpliwości co do interpretowania zapisu „najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia”, czyli dokładnego momentu złożenia wniosku. Pracodawcy i pracownicy mogą mieć wątpliwości czy wniosek powinien być złożony: przed rozpoczęciem pracy, w trakcie pracy, czy też w przypadku niestawienia się w pracy, wystarczające będzie poinformowanie o przyczynie nieobecności na minutę przed końcem danego dnia pracy np. o godzinie 23:59.

Tych wątpliwości interpretacyjnych nie wyjaśnia Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. O korzystaniu ze zwolnienia z powodu siły wyższej musimy jednak zawiadomić wcześniej, czyli najpóźniej w dniu, w którym z niego korzystamy.

Kodeks pracy nie wprowadza żadnych wymogów co do formy składania wniosku o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Może to być forma elektroniczna czyli sms, e-mail albo tradycyjny papierowy wniosek.

Ze względu na szczególny charakter tego zwolnienia – „z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika” dochowanie formy pisemnej mogłoby ograniczać możliwość skorzystania z tego rodzaju zwolnienia.

Zwolnienie z powodu siły wyższej nie przerywa wcześniej złożonego wniosku o urlop wypoczynkowy. Przesłanki powodujące przerwanie z mocy prawa już rozpoczętego urlopu wypoczynkowego zostały wymienione w art. 165 k.p. Urlop wypoczynkowy przerywa:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby (czyli tzw. L4),
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy oraz
• urlop macierzyński.

Urlop, który został przerwany należy wykorzystać w innym terminie.

W katalogu okoliczności przerywających urlop wypoczynkowy nie ma ani siły wyższej ani korzystanie ze zwolnienia z powodu siły wyższej. Jeżeli więc podczas urlopu zdarzą się zdarzenia niespodziewane wymagające obecności pracownika to nie uzasadni to „podmiany” dni urlopowych na dni zwolnieniowe.

Wczytując się w orzecznictwo sądowe dotyczące wspomnianej wyżej absencji w postaci urlopu na żądanie, możemy dojść do wniosku, że zgoda pracodawcy jest wymagana do rozpoczęcia korzystania z urlopu na żądanie. Zgoda taka może nastąpić w formie pisemnej, ustnej lub w sposób dorozumiany (wyrok SN z 22.11.2018 r., II PK 199/17).

Wydaje się, że podobne stanowisko należy przyjąć do nowych przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej z uwagi na wykorzystanie w ich treści tożsamego sformułowania - „pracodawca obowiązany jest udzielić”. Pracodawca zachowuje zatem pewną decyzyjność co do aktu udzielenia zgody na rozpoczęcie z korzystania zwolnienie od pracy. Oczywiście, mając na względzie m.in. cel nowego zwolnienia można spodziewać się, że podobnie jak w przypadku urlopu na żądanie, regułą będzie udzielanie zgody.

Po zakończeniu zwolnienia z powodu siły wyższej, pracodawca będzie miał obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie będzie to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem zwolnienia na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które by obowiązywały, gdyby pracownik nie korzystał ze zwolnienia.

Pracodawca, który dopuści się naruszenia przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej, musi liczyć się z odpowiedzialnością wykroczeniową. Grozi za to grzywna w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Skorzystanie z prawa do tego zwolnienia nie będzie mogło być podstawą do dyskryminacji ani mieć innych negatywnych konsekwencji dla pracownika. 

W przypadku pytań lub wątpliwości związanej z korzystaniem z nowego uprawnienia lub rozliczaniem go przez pracodawców na liście płac zapraszamy do kontaktu.

Współautorka:
Anna Jabłońska, Starsza konsultantka w Zespole Business Process Solution