Kontrola zeznania podatkowego pracownika delegowanego u pracodawcy i pracownika

Kiedy urząd przychodzi na kontrolę zeznania podatkowego?

Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia, jeśli pracodawca zatrudnia pracownika i jednocześnie oddelegowuje go do pracy za granicą, a wynagrodzenie, które pracownik uzyskuje od polskiego pracodawcy jest opodatkowane w kraju oddelegowania. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania część wynagrodzenia, które podlega opodatkowaniu za granicą podlega albo zupełnemu wyłączeniu z opodatkowania w Polsce (w przypadku polskich nierezydentów podatkowych) albo stosuje się do niego odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania przewidzianą w umowach międzynarodowych (w przypadku polskich rezydentów podatkowych).

Jeśli pracodawca przez cały okres oddelegowania będzie naliczał i odprowadzał zaliczki na PIT od całości wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi, po zakończeniu roku podatkowego okaże się, że ich część będzie podlegała zwrotowi dla pracownika, a wysokość takiego zwrotu będzie tym większa, im więcej czasu pracownik pracował za granicą (o ile podlegał on tam lub będzie podlegał opodatkowaniu). Oczywiście nadpłata podatku nie będzie wyliczona automatycznie przez urząd skarbowy. Nadpłata będzie wynikać z odpowiedniej alokacji przychodu przez podatnika przygotowującego zeznanie podatkowe pomiędzy przychód podlegający opodatkowaniu w Polsce oraz przychód wyłączony z opodatkowania (bądź też taki, do którego stosujmy odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania).

Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek prawidłowego wykazania przychodów pracownika w informacji PIT-11. W praktyce, najlepszą sytuacją jest, gdy zeznanie roczne pracownika i podział przychodów jest spójny z jego informacją roczną PIT-11.

O co urząd zapyta pracodawcę?

Urząd skarbowy zwracając się do pracodawcy może wnioskować o przekazanie następujących dokumentów i informacji dotyczących pracownika:

1. kopii umowy o pracę,
2. kalendarza dni pracy potwierdzającego ilość dni pracy przepracowanych w Polsce i poza jej terytorium,
3. kopii umowy oddelegowania do pracy za granicami Polski,
   
4. zaświadczenia (informacji) o wysokości uzyskanego dochodu w rozbiciu na dochód uzyskany za pracę wykonaną na terytorium Polski i poza jej granicami,
5. informacji w zakresie posiadanego adresu zamieszkania dla celów podatkowych (rezydencji podatkowej). W przypadku posiadania innej niż Polska rezydencji podatkowej należy przesłać zagraniczny certyfikat rezydencji podatkowej wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski,
6. informacji, czy podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne wykazanych w informacji PIT-11 był dochód zwolniony z podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Powyższe dokumenty i informacje należy dostarczyć do urzędu skarbowego w dość krótkim terminie, czyli 7 dni od daty otrzymania pisma. Niezastosowanie się do wezwania może spowodować nałożenie kary porządkowej.
 

Czy pracownik też musi się tłumaczyć?

Przekazanie wymienionych wyżej dokumentów i informacji do urzędu skarbowego przez pracodawcę nie oznacza, że pracownik oddelegowany do pracy za granicą, który w zeznaniu podatkowym wykazał wysoką nadpłatę, nie będzie musiał również udzielić wyjaśnień. Co do zasady bowiem otrzyma analogiczne pismo z urzędu skarbowego i niezależnie od pracodawcy będzie musiał przekazać urzędowi skarbowemu podobne, bądź nawet niekiedy te same dokumenty i informacje. Ponadto powinien wytłumaczyć urzędowi przyczynę powstania nadpłaty podatku. W takiej sytuacji podatnik nie może liczyć na zwrot nadpłaty podatku przed udzieleniem wyjaśnień, które urząd uzna za wystarczające. Również w tym przypadku niezastosowanie się do wezwania może spowodować nałożenie kary porządkowej.
 

Jak uniknąć wezwania z urzędu skarbowego?

Przyczyną kontroli jest często wysoka nadpłata podatku wynikająca z zeznania podatkowego złożonego przez podatnika (bądź niespójność pomiędzy przychodami wykazanymi w zeznaniu rocznym, a tymi wykazanymi w informacji PIT-11). Aby takiej nadpłaty uniknąć, pracodawca zgodnie z przepisami ustawy o PIT powinien w trakcie roku wstrzymać pobór zaliczek na podatek, pod warunkiem, że uzyska potwierdzenie opodatkowania za granicą przychodu, od którego nie będzie naliczał podatku.

Pracodawca musi również pamiętać, by po zakończeniu roku podatkowego przygotować odpowiednio informację PIT-11 i wykazać w niej właściwą kwotę przychodu pracownika podlegającą opodatkowaniu w Polsce. To może nastręczać problemów, bo pod uwagę należy wziąć status rezydencji podatkowej pracownika w roku podatkowym (niekiedy pracownik może być przez część roku rezydentem podatkowym w Polsce, a przez resztę roku nierezydentem podatkowym) oraz metodę unikania podwójnego opodatkowania wynikającą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartą przez Polskę z krajem oddelegowania pracownika (kredyt podatkowy lub wyłączenie z progresją).

Jeśli pracownik wykonuje pracę w więcej niż dwóch państwach, przygotowanie informacji PIT-11 może być jeszcze bardziej skomplikowane. W związku z tym, optymalne byłoby przygotowanie się do tego jeszcze przed oddelegowaniem pracownika do pracy za granicą. Spółki mające często do czynienia z oddelegowaniem pracowników, decydują się na korzystanie z pomocy profesjonalnego doradcy, który pomoże odpowiednio przygotować raportowanie przychodów do PIT-11 z uwzględnieniem międzynarodowej sytuacji podatnika oraz będzie wspierać pracodawcę i pracownika w razie ewentualnej kontroli.