Workation, czyli zyskująca na popularności forma łączenia pracy zdalnej z wakacjami

Na co należy zwrócić uwagę planując workation?

Miejsce wykonywania pracy zdalnej pracownik musi każdorazowo uzgodnić z pracodawcą, do czego zobowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Należy również pamiętać, że pracodawcy przysługuje prawo do kontroli miejsca pracy. Biorąc pod uwagę powyższe, pracownik nie może samodzielnie i bez porozumienia z pracodawcą zdecydować, skąd będzie wykonywał pracę.

Długość fizycznej obecności za granicą ma znaczenie. W przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zasadniczo może dojść do powstania obowiązku podatkowego gdy pracownik przebywa w danym kraju dłużej niż 183 dni (okres ten może być wyliczany w ciągu roku lub w ciągu 12 miesięcznego okresu, w zależności od umowy). Inaczej może wyglądać sytuacja, jeśli pracownik wyjedzie do kraju, z którym Polska nie zawarła takiej umowy – wówczas kwestia powstania obowiązku podatkowego będzie regulowana wyłącznie przez przepisy prawa krajowego, do którego pracownik wyjedzie i nie można wykluczyć, że taki obowiązek powstanie od razu lub np. po upływnie 30 dni. Znajomość prawa podatkowego kraju pobytu pracownika w tym zakresie może okazać się kluczowa.

• Skutki dla pracownika

Od statusu podatkowego (rezydent / nierezydent podatkowy) uzależniony jest zakres opodatkowania przychodów (dochodów) podatnika. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PDOF) polskim rezydentem podatkowym (tj. osobą mającą nieograniczony obowiązek podatkowy) jest osoba fizyczna, której pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przekroczył w roku podatkowym 183 dni lub która posiada w Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych). Podatnik, który nie spełnia żadnego z tych warunków jest traktowany jako nierezydent podatkowy.

Najbardziej typowy będzie zapewne scenariusz, że podatnik utrzyma w Polsce rezydencję podatkową – jeśli jednak jednocześnie spełni warunki do opodatkowania za granicą, wówczas w polskim rozliczeniu rocznym konieczne będzie odpowiednie wykazanie przychodów (dochodów) i zastosowanie właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania. Nie można też wykluczyć sytuacji, że pracownik, który wyjechał za granicę na okres co najmniej 183 dni lub wyjechał nawet na okres krótszy, ale razem z rodziną, przeniesie swoją rezydencję podatkową do innego kraju (zależy to od przepisów tego kraju). W takim przypadku obowiązek rozliczenia całości przychodów uzyskanych w okresie rezydencji podatkowej powstanie w drugim kraju (w Polsce pracownik wykaże w zeznaniu rocznym tylko przychody z polskich źródeł).

W przypadku posiadania obowiązku podatkowego za granicą, podatnik powinien również uzyskać zagraniczny identyfikator podatkowy i wypełnić inne obowiązki, które nakładają na niego przepisy w kraju przebywania, w tym terminowe rozliczenie (które może być miesięczne, kwartalne, roczne) i zapłatę podatku.

• Skutki dla pracodawcy

Ewentualne konsekwencje powstania obowiązku podatkowego za granicą, dotykają również pracodawcę, tj. stanie on przed dylematem, czy nadal jest zobowiązany do poboru zaliczek na PDOF i odprowadzania ich do polskiego urzędu skarbowego. Z jednej strony jest to bezpieczne rozwiązanie dla pracodawcy, bowiem realizuje obowiązek płatnika, ale jednocześnie zgodnie z przepisami, płatnik ma obowiązek wstrzymać pobór zaliczek na podatek, jeśli wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu za granicą. Można wyobrazić sobie sytuacje, w których pracodawca nie będzie dysponować taką wiedzą w trakcie roku podatkowego.

Ponadto, ewentualne opodatkowanie za granicą wpływa na sposób przygotowania informacji podatkowej PIT-11 (np. ustalenie właściwego urzędu skarbowego, wskazanie prawidłowego adresu zamieszkania podatnika oraz odpowiednie wykazanie przychodów).

To kolejne wyzwanie, przed którym stanie pracodawca w kontekście workation. W zależności od tego, czy pracownik planuje wyjechać do kraju, który:

• stosuje przepisy dotyczące unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, tj. kraje UE, EOG oraz Szwajcaria,
• zawarł z Polską umowę o zabezpieczeniu społecznym (np. USA, Turcja) albo
• nie podlega pod żadną z wyżej wskazanych kategorii (np. ZEA, Meksyk),

sytuacja może być inna. Pojawia się także kwestia ubezpieczenia zdrowotnego.

• Workation i regulacje obowiązujące w ramach UE, EOG oraz Szwajcarii

Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w rozporządzeniu 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba wykonująca pracę w danym państwie podlega ustawodawstwu tego kraju. Wyjątkami od tej zasady są np. oddelegowanie oraz sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę w co najmniej dwóch państwach, a dokumentem poświadczającym podleganie ustawodawstwu kraju macierzystego jest certyfikat A1.

Biorąc pod uwagę powyższe, może pojawić się pytanie, czy ZUS wyda poświadczony certyfikat A1 w przypadku pracownika, który wykonuje pracę zdalną (są tu zasadne wątpliwości i może się okazać, że nie można szybko uzyskać certyfikatu, gdyż nie jest to sytuacja oddelegowania pracownika, a certyfikat będzie można uzyskać dopiero w trybie porozumienia wyjątkowego).

• Umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym

Z niektórymi krajami Polska zawarła umowy dwustronne dotyczące zabezpieczenia społecznego. Jeśli zatem pracownik planuje pracę zdalną np. z Turcji, pracodawca powinien sprawdzić zasady podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych uzgodnione przez Polską oraz Turcję. Gdyby okazało się, że uzyskanie dokumentu poświadczającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych będzie niemożliwe, nie można wykluczyć ryzyka, że pracownik może podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom także za granicą.

• Pozostałe przypadki

Pracownik planujący workation w kraju spoza UE, EOG i Szwajcarii oraz krajów z zawartą umową, może podlegać oskładkowaniu w obu państwach. Dlaczego? W Polsce obowiązkowym tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym jest umowa o pracę. Jednocześnie nie można wykluczyć, że lokalne przepisy w kraju pobytu mogą nadkładać obowiązek odprowadzania składek w państwie, w którym praca jest wykonywana.

Czy pracodawca powinien odrzucić wniosek o workation, biorąc pod uwagę powyższe ryzyka?

Nie, natomiast pracodawca i pracownik powinni tę kwestię dokładnie przeanalizować i sprawdzić wraz ze swoim doradcą w porozumieniu z doradcą zagranicznym, jak kształtują się (w zależności od długości pobytu czy innych okoliczności) obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe. Dodatkowo może się okazać, że w zależności od długości pobytu, pojawią się dodatkowe wymogi, np. związane z prawem imigracyjnym.

Jeśli w Państwa organizacji zdarzały się przypadki workation lub jesteście Państwo w trakcie uzgadniania pracy zdalnej z zagranicy i mają Państwo wątpliwości dotyczące wyżej wskazanych kwestii, zapraszamy do kontaktu.

Współautor:
Paulina Skonieczna, Starsza konsultantka w zespole rozwiązań dla pracodawców